Comment fonctionne le compte 421 ?

Le compte 421 fait partie des comptes essentiels de la comptabilité d’entreprise. Il sert à enregistrer les rémunérations nettes dues aux salariés avant leur paiement. 

Bien compris, il permet de suivre avec précision les dettes salariales et d’assurer une paie conforme et transparente.Legalstart vous aide à y voir plus clair sur le compte 421.  

Qu’est-ce que le compte 421 en comptabilité ?

Le compte 421, intitulé “ Personnel – Rémunérations dues “, fait partie des comptes de passif du plan comptable. En clair, il sert à enregistrer tout ce que l’entreprise doit encore verser à ses salariés à la fin d’un cycle de paie. C’est donc le compte qui retrace la dette de l’entreprise envers son personnel. 

Quand on parle de “rémunérations dues”, on fait référence au salaire net à payer, c’est-à-dire le montant que chaque salarié doit effectivement recevoir après toutes les déductions :

• les cotisations sociales ;
• le prélèvement à la source ;
• les avances ou les acomptes déjà versés ;
• les retenues pour mutuelle ou prévoyance ;
• les pensions alimentaires, les titres-restaurants, ou encore les absences non rémunérées. 

Autrement dit :

• Crédit du compte 421 : reconnaissance de la dette salariale.
• Débit du compte 421 : paiement des salaires, donc extinction de la dette.
  

Le solde du compte 421 est généralement créditeur, puisqu’il représente une somme encore à payer. Si, à l’inverse, le compte est débiteur, cela peut signaler une erreur d’enregistrement ou un trop-perçu par un salarié (par exemple, une avance non régularisée). 

Quand faut-il utiliser le compte 421 ?

Le compte 421 est utilisé à chaque étape importante du cycle de paie :

• lors de l’enregistrement des salaires à la fin du mois ;
• lors du paiement des salaires ;
• lorsqu’il y a des retenues sur salaire ;
• et lorsqu’un salaire est comptabilisé, mais pas encore payé.

Lors de l’enregistrement des salaires à la fin du mois

À la clôture de la paie, votre entreprise doit constater la dette qu’elle a envers ses salariés.

Par exemple, à la fin du mois, vous devez verser 40.000 € nets à votre équipe. L’écriture comptable sera la suivante :

• débit du compte 641 “Rémunérations du personnel” (car il s’agit d’une charge),
• et crédit du compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” (car vous devez cette somme). 

Cette opération traduit une réalité simple : vous devez 40.000 € à vos salariés, mais l’argent n’a pas encore quitté le compte bancaire.

Lors du paiement des salaires

Une fois les virements effectués, vous passez à la deuxième étape : le paiement effectif.

L’écriture devient alors :

• débit du compte 421,
• et crédit du compte 512 “Banque”. 

Dans notre exemple, vous viendrez donc débiter 40.000 € du compte 421 et créditer le compte banque du même montant. Le compte 421 est ainsi “soldé” : la dette est réglée, les salaires sont payés.

Lorsqu’il y a des retenues sur salaire

Certaines situations nécessitent des ajustements : avance sur salaire, pension alimentaire, mutuelle, ou encore prélèvement à la source.

Ces montants sont déduits du salaire net à verser, mais ils passent tout de même par le compte 421 avant d’être ventilés vers les comptes concernés. 

Par exemple, un salarié a reçu une avance de 200 € sur son salaire. Au moment de la paie, vous devez :

• débiter le compte 421 (vous réduisez la dette envers ce salarié),
• et créditer le compte 425 “Personnel – Avances et acomptes”.

Lorsqu’un salaire est comptabilisé, mais pas encore payé

Il arrive souvent que les salaires de décembre soient versés en janvier. Dans ce cas, le compte 421 reste créditeur à la clôture de l’exercice : il représente une charge à payer au 31 décembre.

Dès que les virements sont effectués en janvier, le compte 421 est débité et revient à zéro. 

Cela permet de respecter le principe de rattachement des charges à l’exercice concerné, même si le paiement intervient plus tard.

Quelles sont les sous-comptes du compte 421 ?

Le compte 421 peut être détaillé en plusieurs sous-comptes :

• le compte 4211 “Personnel : salaires ou traitements à payer” ;
• le compte 4212 “Personnel : appointements à payer” ;
• le compte 4213 “Personnel : commissions à payer” ;
• le compte 4214 “Personnel : gratifications à payer” ;
• et le compte 4215 “Personnel : indemnités à payer”.

Compte 4211 “Personnel : salaires ou traitements à payer”

Ce sous-compte regroupe les salaires nets dus au personnel d’exécution ou administratif. Il reflète les montants à verser aux salariés pour le travail effectué au cours de la période.

Compte 4212 “Personnel : appointements à payer”

Il concerne les appointements dus aux cadres, aux dirigeants ou aux personnels assimilés. Ce sous-compte permet de distinguer les rémunérations plus stables ou mensuelles de certaines catégories de salariés.

Compte 4213 “Personnel : commissions à payer”

Ce sous-compte est réservé aux commissions dues aux commerciaux, aux agents ou aux représentants. Il est utile lorsque la rémunération dépend des ventes ou des performances réalisées.

Compte 4214 “Personnel : gratifications à payer”

Il sert à enregistrer les primes exceptionnelles, les gratifications de fin d’année ou les bonus non encore versés. Ces sommes sont comptabilisées dès qu’elles sont acquises, même si leur paiement intervient plus tard.

Compte 4215 “Personnel : indemnités à payer”

Ce sous-compte regroupe les indemnités diverses à verser aux salariés : indemnités de licenciement, de départ à la retraite, de congés non pris, ou encore de rupture conventionnelle. 

Quelles sont les implications fiscales du compte 421 ?

Le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” n’a pas d’impact fiscal direct, mais il joue un rôle dans la conformité fiscale et sociale de l’entreprise. 

Il sert notamment de relais pour le prélèvement à la source, puisque l’entreprise y enregistre le salaire net après impôt avant de reverser la retenue à l’administration via le compte 4421. 

Il garantit aussi la fiabilité des calculs de cotisations sociales et la cohérence entre la paie et la comptabilité. 

Enfin, la bonne tenue du compte 421 permet de justifier les charges de personnel déductibles fiscalement (en lien avec le compte 64) et de prouver, en cas de contrôle, que les rémunérations ont bien été comptabilisées et versées aux salariés.