Comment utiliser le compte 626 ? Le guide pratique

La plupart des entreprises ont des charges liées aux frais postaux et aux télécommunications, à l’instar des abonnements téléphoniques et internet. Ces charges doivent être enregistrées en comptabilité selon les règles du plan comptable général (PCG) dans le compte 626. On vous explique ce qui rentre exactement dans le champ d’application du compte 626, les écritures comptables à passer, ainsi que les implications fiscales de ce compte.

Qu’est-ce que le compte 626 en comptabilité ?

Le compte 626 - Frais postaux et de télécommunications est un compte de charges. Par conséquent, cela signifie qu’il permet de comptabiliser les dépenses liées à l’achat de services postaux par l’entreprise, ainsi que les frais liés aux télécommunications, notamment les abonnements. 

Quand faut-il utiliser le compte 626 ?

Si l’attribution de certains frais postaux et de télécommunications au compte 626 est assez évidente, pour d’autres, la question se pose. D’ailleurs certains frais s’apparentant à ce type d’opération sont en fait exclus de son champ d’application.

Les opérations entrant dans le champ d’application du compte 626

Le compte 626, selon le plan comptable, sert à enregistrer les frais postaux et de télécommunications. Cela inclut notamment :

• les frais d’affranchissement comme les timbres, les lettres recommandées, les frais d’envoi de colis, etc. ;
• les abonnements téléphoniques fixes et mobiles ;
• les abonnements internet ;
• les frais de services de messagerie électronique ;
• et tous les frais aux autres moyens de communication que peut utiliser l’entreprise.

Les opérations exclues du compte 626

Au contraire, certaines opérations pouvant être considérées comme des frais postaux et de télécommunications sont exclues du champ d’application du compte 626. Ainsi, le compte comptable 626 ne doit pas être utilisé pour enregistrer les dépenses de location de machines à affranchir le courrier. En effet, ce type d’opération doit être comptabilisé dans le compte 6135 - Locations mobilières. 

De même, les frais de campagne emailing pour faire la publicité de l’entreprise ne relèvent pas du compte 626. Ils doivent être comptabilisés dans le compte 623 - Publicité, publications, relations publiques. 

Comment fonctionne le compte 626 ?

Pour comptabiliser une facture de frais postaux et de télécommunications, l’entreprise doit passer les écritures comptables suivantes :

• débit du compte 626 - Frais postaux et de télécommunications du montant hors taxes ;
• crédit du compte 401 - Fournisseurs du montant total. 

Si la facture est soumise à la TVA, il fait également débiter le compte 445661 - TVA déductible sur autres biens et services du montant de la TVA appliquée. 

Et si au moment de la clôture de l’exercice comptable, il s’avère que l’entreprise a acheté une grande quantité de timbres qu’elle n’a pas encore utilisés, et que cela représente un montant significatif, elle peut enregistrer une charge constatée d’avance (CAA). Pour cela, elle doit :

• débiter le compte 486 - Charges constatées d’avance ;
• créditer le compte 626 - Frais postaux et de télécommunications.

Et au fur et à mesure de l’utilisation du stock de timbres, l’entreprise peut faire une reprise des écritures, en enregistrant les opérations inverses.

Quelles sont les implications fiscales du compte 626 ?

Les implications fiscales du compte 626 portent sur l’impôt sur les bénéfices et la TVA. 

D’une part, les frais postaux et de télécommunications sont des charges déductibles du résultat imposable, dès lors qu’elles sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise et que celle-ci peut fournir des documents justificatifs. Par conséquent, enregistrer des opérations dans le compte 626 permet de réduire le montant de l’assiette de calcul de l’impôt sur les bénéfices. 

D’autre part, certaines factures pour des services postaux ou des télécommunications sont soumises à la TVA. L’entreprise doit donc veiller à déclarer la taxe sur la valeur ajoutée qu’elle a payé pour pouvoir la déduire de celle qu’elle collecte. Elle doit également conserver les justificatifs.