Valeur probante d’un document : comment la garantir ?

La valeur probante est un terme employé pour désigner la capacité d’un document à servir de justificatif. Cette notion s’avère d’autant plus essentielle avec la dématérialisation des documents administratifs et comptables. Définition, enjeux, critères, supports et modalités d’archivage numérique des documents : Legalstart fait le point sur la notion de valeur probante.

Qu’est-ce que la valeur probante ?

La valeur probante d’un document désigne la capacité de cette pièce à servir de preuve. Elle atteste que cet élément est valide au regard de la loi. C’est une notion qui fait à la fois référence à l’intégrité, la légitimité et l’inaltérabilité d’un document. Il est alors considéré comme authentique, et il peut alors servir de justificatif.

La notion de force probante est particulièrement abordée en cas de litige. Effectivement, un document qui n’a pas de valeur probante ne pourra pas constituer de preuve.

Quels sont les enjeux de la valeur probante de vos documents ?

La notion de valeur probante constitue un enjeu particulier depuis que les documents sont dématérialisés, qu’il s’agisse de facture ou de contrat. En effet, depuis 2017, les entreprises peuvent échanger et archiver des documents numériques, sans posséder de copies papier. 

Or, la numérisation peut faire l’objet de falsification des données. Il s’avère donc essentiel de mettre en place des solutions pour assurer l’authenticité d’un document numérique, le sécuriser, et éviter ainsi tout risque de fraude. 

Le propriétaire d’un acte authentique avec une force probante pourra ainsi se défendre en cas de litige. La force probante d’un document fait de ce dernier une preuve pour résoudre un conflit.

Quels sont les critères qui déterminent la valeur probante d’un document ?

Pour obtenir une valeur probante, un document numérique doit respecter les critères suivants :

• Être conforme à la version papier. Le justificatif doit inclure exactement les mêmes éléments. C’est pourquoi il ne faut pas réduire ou rogner un document PDF, au risque qu’il ne soit plus considéré comme valable.
• Être intègre. Le document ne doit pas faire l’objet de modifications ultérieures.
• Être traçable. Il faut que la date du document, son auteur et sa source soient facilement identifiables.
• Être lisible. La lecture du document doit rester fluide. Tout élément flou ne sera pas retenu.
• Être sécurisé. La pièce administrative doit respecter le référentiel général de sécurité (RGS). Ce système est utilisé par les autorités administratives pour garantir l’authenticité d’un document, notamment en utilisant la technologie du cryptage. La pièce justificative reçoit une note, avec un système d’étoile, garantissant son authenticité.

Quels supports pour garantir la valeur probante d’un justificatif ?

La loi indique qu’un document numérique a la même valeur probante que sa version papier. Plusieurs éléments permettent de garantir cette authenticité. C’est notamment le cas :

• Du format du document. Une pièce administrative se présente sous le format PDF ou PDF A/3. Quant à elles, les factures sont à enregistrer au format CII, au format UBL ou au format factur-X pour être considérées comme valables.
• De la signature électronique. Elle atteste du consentement du signataire. Pour la mettre en œuvre, il est nécessaire d’utiliser à la fois un certificat de signature électronique et une clé de signature.
• L’horodatage électronique. Il assure qu’un document n’a pas été modifié depuis la date apposée.
• Du scellement des documents. Le fichier est verrouillé, et ne peut pas faire l’objet d’une modification.

Comment archiver les documents pour préserver leur valeur probante ?

L’archivage électronique des documents doit leur permettre de conserver leur intégrité, leur lisibilité et leur inaltérabilité. Il s’avère nécessaire de prêter attention aux moyens utilisés pour dématérialiser les documents papier et pour les stocker de façon sécurisée.

Pour dématérialiser des documents papiers, il est recommandé d’utiliser la technique de l’océrisation. Elle permet de transformer une image en document. Il suffit alors de photographier un justificatif pour le numériser. Il est ainsi possible d’enregistrer une version numérique des notes de frais, des factures ou encore des contrats papier. L’ensemble des données sont dématérialisées de façon sécurisée.

Pour archiver ensuite les documents, tout en respectant leur valeur probante, il faut se tourner vers des outils qui mettent en place des mesures de sécurité. L’usage d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) s’avère alors nécessaire. Il utilise des technologies comme la signature électronique, l’horodatage ou le scellement des documents pour garantir la fiabilité et la sécurité du document.

Le programme doit aussi respecter les normes d’archivage électroniques exigées par la loi, telles que la conformité à :

• la norme NF Z42-013, qui définit les modalités de conception et d'exploitation des logiciels destinés à l’archivage électronique ;
• le règlement eIDAS, qui encadre l’authentification et l’identité numérique d’un document au niveau de l’Union européenne.

Principales sources législatives et réglementaires :

• article 1366 - Code civil
• arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier