28 mai 2020

Tout savoir sur les notes de frais
Temps de lecture : 5 min

Céline LE FRIANT- MECCA
Diplômée d’un Master en Droit privé général à l’Université Jean Moulin (Lyon III), rédactrice juridique indépendante.

La note de frais est une notion quasi incontournable dans les entreprises. Le fait d’établir des notes de frais permets aux salariés ou aux dirigeants d'entreprise d’obtenir le remboursement des frais qu'ils ont engagés personnellement dans le cadre de leur activité professionnelle.

L'entreprise doit être vigilante par rapport à la gestion de ces notes de frais. En effet, même s’il s’agit d’un document assez libre dans sa forme - sans formalisme obligatoire - le remboursement des notes de frais implique de respecter certaines formalités fiscales, sociales et comptables. Legalstart revient sur tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais.

 

Note de frais

Note de frais : définition                                      

Qu'est-ce que c'est ? La note de frais est un document établi par un salarié ou un chef d'entreprise. Il indique les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle, l’objectif étant d'en obtenir le remboursement. 

Exemples de note de frais : frais de déplacement professionnels (la note de frais kilométrique), frais de repas et d’hébergement, frais d’abonnement (téléphonique, internet, etc.) ou encore frais de télétravail.

Les bénévoles et auto entrepreneurs sont-ils concernés ? 

  • Note de frais et association loi de 1901 : le remboursement des notes de frais des bénévoles est possible mais il faut être attentif pour éviter que ces remboursements ne soient considérés comme le versement d’un salaire déguisé. Il est préférable de se conformer aux barèmes de l'administration fiscale (km, hébergement...) en indiquant bien le nom du bénévole, date, descriptif mission, lieu du déplacement et le montant TVA. Ce document devra être signé par le bénévole et le responsable de l'association.
  • Note de frais et auto-entrepreneur : en principe, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels étant donné qu’ils bénéficient d’un abattement forfaitaire applicable directement sur leur chiffre d’affaires - quel que soit le véritable montant de leurs charges. 

Quel est le formalisme d’une note de frais ?  

Aucun formalisme particulier n'est prévu par la loi pour l’établissement des notes de frais. Sur la forme, chaque entreprise peut donc librement mettre en place son propre modèle de note de frais. Tableau Excel, logiciel note de frais… Vous trouverez facilement un exemple de note de frais qui vous convient.

En revanche le contenu de la note de frais doit être détaillé avec soin : 

  • Date d’engagement de la dépense
  • Nom du salarié concerné (la note de frais est nominative). 
  • Descriptif de la mission 
  • Lieu du déplacement 
  • Description des frais par catégorie (repas, logement…)
  • Montants engagés 
  • Indication de la TVA 
  • Joindre obligatoirement les factures et les différents justificatifs

Comment s'organiser pour traiter les notes de frais de ses salariés ?

Le traitement des notes de frais par l'entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n'est prévu par la loi, l'entreprise devant juste respecter un délai "raisonnable". Si celui-ci s'avère trop long, en cas de dépense importante, le salarié peut demander une avance à l'entreprise. 

 Les notes de frais peuvent vite représenter des sommes importantes pour la société. Il est donc important de mettre en place un système de validation et de contrôle des notes de frais, afin d'assurer la maîtrise et la gestion de ces coûts, ainsi que la conformité aux règles de l'administration fiscale. 

Pour simplifier la gestion des notes de frais, vous pouvez également vous tourner vers une solution numérique, comme un logiciel ou une application de note de frais. Intuitive et pratique, elle vous permet, entre autres, de gagner du temps et de faciliter le processus de validation et de contrôle. 

Quelles sont les règles de remboursement des note de frais ?

Les dépenses doivent avoir été engagées pour les besoins de l'activité de l'entreprise et être proportionnées. Il s’agit d’une condition indispensable de validité d’une note de frais.

L'entreprise peut ensuite choisir entre un remboursement des frais réels ou un barème forfaitaire. Dans ce dernier cas, le montant est alors identique pour tous les salariés de l’entreprise (même poste ou même catégorie professionnelle). 

Les principaux frais et leurs règles de remboursement :

  •  Restaurant :  la note de frais doit obligatoirement être accompagnée de la note du restaurant, indiquant la date et le montant. En cas d'invités, leur noms et qualités doivent être inscrits au dos. Attention : au-delà d'un repas d'affaire par semaine et par salarié, les frais de restaurant devront être traités comme des avantages en nature. L'employeur devra également déduire le nombre de repas pris en charge par l'entreprise du solde de tickets restaurants dont bénéficie le salarié.
  • Indemnités kilométriques : le remboursement d’une note de frais kilométriques peut se faire aux frais réels ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale. Il permet de rembourser les frais de carburant, entretien et usure du véhicule, assurance. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (justifié par le certificat d’immatriculation).
  • Hébergement : l'entreprise peut rembourser les frais d'hébergement du salarié si ce dernier ne peut pas regagner son domicile en raison de l'éloignement de son domicile (minimum 50 km) ou la faible desserte par les transports en commun (minimum 1h30 de trajet). Comme pour les autres frais, la facture est obligatoire.

Bon à savoir : en principe, ces notes doivent être obligatoirement justifiées. Néanmoins, et de manière exceptionnelle, il est possible pour le salarié de procéder à une attestation sur l’honneur afin de bénéficier du remboursement d’une note de frais qui serait perdue.

La gestion des notes de frais

Régime fiscal et social des remboursements de frais:

  • Exonération de cotisations sociales des frais forfaitaires dans la limite des seuils établis par l'administration. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
  • Exonération de cotisations sociales des frais réels.
  • Frais déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise (frais forfaitaires et réels), dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale.
  • Pour le bénéficiaire du paiement, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu, toujours dans la limite des seuils prévus par l’administration fiscale. Au-delà, les montants remboursés sont considérés comme des avantages en nature et donc imposables.

Comptabilisation des notes de frais:

La note de frais se comptabilise idéalement dans le journal des achats (ou le journal comptable) de la société. Pour comptabiliser la note de frais du salarié:

  • Saisir le montant dans le journal des achats 
  • Débiter les comptes de charges
  • Débiter le compte de TVA déductible (si nécessaire) 
  • Créditer le compte 467 du salarié

Pour vous aider dans la gestion comptable des notes de frais, mais aussi sur l’ensemble de votre comptabilité d’entreprise, venez découvrir la solution Comptastart.


Mise à jour: 28/05/2020

Rédaction: Céline LE FRIANT- MECCA, diplômée d’un Master en Droit privé général à l’Université Jean Moulin (Lyon III), rédactrice juridique indépendante.