Quelles sont les règles applicables aux notes de frais ?

La note de frais est une notion quasi incontournable dans les entreprises. Le fait d’établir des notes de frais permet aux salariés ou aux dirigeants d'entreprise d’obtenir le remboursement des frais qu'ils ont engagés personnellement dans le cadre de leur activité professionnelle. 

L'entreprise doit être vigilante par rapport à la gestion de ces notes de frais. En effet, même s’il s’agit d’un document assez libre dans sa forme, sans formalisme obligatoire, le remboursement des notes de frais implique de respecter certaines formalités fiscales, sociales et comptables. Legalstart revient sur tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais, par définition, est un document établi par un salarié ou un chef d'entreprise. Il indique les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle, l’objectif étant d'en obtenir le remboursement.

Ce mécanisme suppose une structure distincte de la personne. Par exemple, les frais de déplacement d'un auto-entrepreneur obéissent à une logique différente, faute de séparation entre l'entrepreneur et son entreprise.

Voici quelques exemples de notes de frais :

• frais de déplacement professionnels (la note de frais kilométrique, à ne pas confondre avec la prime de déplacement) ;
• frais de repas (la note de frais de restaurant) ;
• frais d’hébergement ;
• frais d’abonnement (téléphonique, internet, etc.) ;
• frais de télétravail.

Toutefois, toutes les entreprises ne sont pas concernées par les notes de frais. Par exemple, note de frais et statut d’auto-entrepreneur ne sont pas compatibles. Le micro-entrepreneur ne déduit pas ses charges réelles. Son bénéfice imposable est calculé sur son chiffre d’affaires, diminué d’un abattement forfaitaire qui tient compte des charges et dont le niveau dépend de la nature de l’activité.

Dans quels cas peut-on faire une note de frais ?

Pour qu’une note de frais soit valable et puisse faire l’objet d’un remboursement par l'entreprise, trois conditions impératives sont requises. Ainsi, les dépenses engagées doivent :

• avoir un caractère professionnel, c’est-à-dire être réalisé pour les besoins de l’activité du salarié dans le cadre de sa mission dans l’entreprise ;
• être proportionnées. Le montant de la dépense doit être raisonnable au regard de l’achat réalisé ;
• être justifiées puisque le salarié doit être en mesure de fournir un document justificatif détaillant la dépense et son montant. Il peut s’agir d’une facture par exemple ou d’un ticket de caisse. 

Parmi les principaux frais pouvant faire l’objet d’une note de frais, on trouve :

• Les dépenses de repas, notamment pris au restaurant. En cas de remboursement au réel, la note de frais de repas à l'instar des notes de frais de restaurant doit obligatoirement être accompagnée de la note du restaurant, indiquant la date et le montant. En cas d'invités, leurs noms et qualités doivent être inscrits au dos.

• Les frais kilométriques. Le remboursement d’une note de frais kilométriques peut se faire aux frais réels ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale (article 302 septies A du Code général des impôts). Ce barème couvre notamment la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les pneumatiques, le carburant et l’assurance ; les frais de péage et de stationnement s’y ajoutent sur justificatifs. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant, ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule justifié par le certificat d’immatriculation ;
• Les frais d’hébergement. L’entreprise peut prendre en charge les frais d’hébergement du salarié qui ne peut pas regagner sa résidence chaque soir. Il est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque deux conditions sont réunies : la distance entre sa résidence et le lieu de déplacement est d’au moins 50 kilomètres, et les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en moins d’une heure trente. À défaut, des circonstances de fait peuvent établir qu’il ne peut pas rentrer chez lui le soir. En cas de remboursement au réel, la dépense doit être justifiée, par exemple par la facture de l’hôtel.

Comment faire une note de frais ?

La loi n’impose aucun formalisme particulier pour l’établissement des notes de frais. Ainsi, sur la forme, chaque entreprise peut donc librement mettre en place son propre modèle de note de frais. Tableau Excel, logiciel note de frais… Vous trouverez facilement un exemple de note de frais qui vous convient. 

En revanche, le contenu de la note de frais doit être détaillé avec soin :

• la date d’engagement de la dépense ;
• le nom du salarié concerné (la note de frais est nominative) ;
• le descriptif de la mission ;
• le lieu du déplacement ;
• la description des frais par catégorie (repas, logement…) ;
• les montants engagés ;
• l’indication de la TVA. 

De plus, le salarié doit joindre obligatoirement les factures et les différents justificatifs. La TVA figurant sur ces justificatifs n’est pas toujours récupérable par l’entreprise. Elle ne l’est pas sur les dépenses de logement des dirigeants ou du personnel. Une nuit d’hôtel payée pour un salarié en déplacement n’ouvre droit à aucune déduction, sauf exception pour le personnel de sécurité, de gardiennage et de surveillance logé sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise. Sur le gazole et l’essence utilisés dans les véhicules exclus du droit à déduction, comme la plupart des voitures conçues pour transporter des personnes, seuls 80 % de la TVA sont déductibles.

Comment demander le remboursement d’une note de frais ?

Dans les faits, il appartient au salarié de formuler une demande de remboursement des frais qu’il a engagé pour ses besoins professionnels. Cette demande se formalise par une note de frais. 

La manière d’établir une note de frais varie d’une entreprise à l’autre. Il faut donc se référer aux procédures applicables dans l’entreprise. Le plus souvent, un logiciel de note de frais est mis à la disposition des salariés, ce qui permet d’envoyer directement la demande de validation à l’employeur de manière dématérialisée. Mais dans les plus petites entreprises, la procédure peut consister à adresser un mail au service comptable en joignant le justificatif des dépenses réalisées. 

Dans tous les cas, le salarié doit justifier les frais dont il demande le remboursement. 

Par ailleurs, dans certaines entreprises, l’employeur fixe des plafonds à ne pas dépasser pour certains professionnels. Par exemple, il peut définir un plafond de remboursement pour les repas pris au restaurant ou les nuits d’hôtel. Un plafond différent peut être fixé selon que la dépense est réalisée en Ile-de-France ou en province.

À réception de la demande de remboursement, l’employeur vérifie qu’elle répond bien à tous les critères de validité avant de procéder à son remboursement. Cette étape de vérification est très importante. En effet, en cas de contrôle de l'administration fiscale, l’entreprise doit être en mesure de justifier toutes les dépenses remboursées aux salariés au titre des notes de frais. À défaut, elle encourt un redressement fiscal et des pénalités financières.

Les notes de frais et leurs justificatifs se conservent six ans à compter de la date de la dernière opération ou de l’établissement du document, au titre du droit de contrôle de l’administration fiscale (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Comme pièces justificatives comptables, ils se conservent dix ans (article L123-22 du Code de commerce).

Comment rembourser une note de frais à son salarié ?

L’employeur peut rembourser les notes de frais de deux manières. 

Il peut décider du remboursement au forfait des notes de frais. Dans ce cas, il applique les plafonds fixés par l’Urssaf. L’employeur rembourse alors les notes de frais sous la forme d’une allocation dont le montant est déterminé à l’avance. Si finalement les frais engagés par le salarié sont plus importants, le reliquat reste à sa charge. 

Pour les frais de repas, les allocations forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales en 2026 dans les limites suivantes :

• 7,50 € lorsque le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires ;
• 10,40 € lorsqu’il est en déplacement hors des locaux de l’entreprise sans être contraint de prendre son repas au restaurant ;
• 21,40 € lorsqu’il est en déplacement et contraint de prendre son repas au restaurant.

L’employeur peut préférer rembourser les notes de frais au réel. Dans ce cas, vous remboursez exactement la somme dépensée par le salarié, sous réserve que la note de frais respecte les conditions requises.

Le remboursement des frais professionnels est réalisé soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit, lorsque cette modalité est autorisée, par le versement d’allocations forfaitaires.

Cette alternative ne vaut pas pour certains dirigeants assimilés salariés. Les frais professionnels des présidents et dirigeants de SAS ou de SASU, des présidents-directeurs généraux de société anonyme et des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL ne peuvent être remboursés que sur la base des dépenses réelles. Seule exception, lorsqu’ils utilisent leur véhicule à des fins professionnelles, leurs frais peuvent être remboursés au moyen des indemnités forfaitaires kilométriques, dans les limites du barème publié chaque année par l’administration fiscale.

Quel est le régime fiscal des notes de frais ?

Au niveau de l’entreprise, les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales dès lors qu’elles respectent les seuils fixés par l’Urssaf en cas de remboursement au forfait. De même, elles sont exonérées de cotisations sociales dans le cadre d'un remboursement au réel. 

De plus, les frais liés au remboursement des notes de frais par l’entreprise sont déductibles du résultat imposable (article 39 et article 93 du Code général des impôts). Cela permet donc à l’entreprise de réduire l’assiette de calcul de l’impôt sur les bénéfices. 

En ce qui concerne le salarié, les remboursements de notes de frais ne sont pas considérés comme des revenus. En principe, il n’est donc pas nécessaire de les déclarer et ils ne sont pas imposables. Cette exonération d’impôt sur le revenu suppose que les sommes correspondent à des dépenses professionnelles et soient utilisées conformément à leur objet. Le salarié qui opte pour la déduction de ses frais réels doit en principe ajouter à sa rémunération imposable les indemnités et remboursements de frais versés par son employeur. Côté social, lorsqu’une allocation forfaitaire dépasse les limites d’exonération, l’employeur doit justifier son utilisation conformément à son objet pour que la fraction excédentaire reste exonérée de cotisations.

Comment gérer facilement les notes de frais d’une entreprise ?

Le traitement des notes de frais par l'entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n'est prévu par la loi, l'entreprise devant juste respecter un délai raisonnable. Si celui-ci s'avère trop long, en cas de dépense importante, le salarié peut demander une avance à l'entreprise.

Cependant, les notes de frais peuvent vite représenter des sommes importantes pour la société. Il est donc important de mettre en place un système de validation et de contrôle des notes de frais, afin d'assurer la maîtrise et la gestion de ces coûts, ainsi que la conformité aux règles de l'administration fiscale.

Pour simplifier la gestion des notes de frais, vous pouvez également vous tourner vers une solution numérique, comme un logiciel ou une application de note de frais. Intuitive et pratique, elle vous permet, entre autres, de gagner du temps et de faciliter le processus de validation et de contrôle. Ces solutions reposent souvent sur l'océrisation, qui lit automatiquement les justificatifs pour en extraire les montants.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Les notes de frais, en comptabilité, sont comptabilisées dans le journal des achats ou le journal comptable. Voici la marche à suivre pour comptabiliser les notes de frais :

1. saisir le montant dans le journal des achats ;
2. débiter les comptes de charges ;
3. débiter le compte de TVA déductible pour la seule TVA récupérable, à l’exclusion notamment de la TVA sur l’hébergement des salariés et de 20 % de la TVA sur le carburant des véhicules exclus du droit à déduction ;
4. créditer le compte 467 du salarié. 

Pour vous aider dans la gestion comptable des notes de frais, mais aussi sur l’ensemble de votre comptabilité d’entreprise, venez découvrir la solution Comptastart.