Tenue de la caisse : comment être en conformité ?

La tenue de la caisse est une obligation comptable pour tous les commerçants. La loi impose en effet de suivre rigoureusement les mouvements d'espèces de votre entreprise au quotidien. Une bonne tenue de caisse garantit la conformité fiscale, facilite les contrôles administratifs et assure une gestion financière optimale de votre activité. Les enjeux de l’obligation de tenue de caisse sont multiples : éviter les sanctions, détecter les erreurs et les éventuelles fraudes et disposer d'un suivi précis de votre trésorerie.

Vous êtes commerçant, restaurateur ou dirigeant d'une PME ? Maîtriser la procédure de tenue de caisse est indispensable. Legalstart vous accompagne pour tout comprendre et adopter les meilleures pratiques de gestion.

Qu'est-ce que la tenue de caisse ?

La tenue de caisse, par définition, désigne l'ensemble des opérations visant à enregistrer, contrôler et suivre toutes les transactions quotidiennes de votre entreprise. Pour réaliser cette pratique comptable, vous allez donc devoir :

• enregistrer chaque transaction en espèces dans un livre de caisse quotidien ;

• vérifier que les montants correspondent ;

• comptabiliser séparément les recettes et les dépenses ;

• vérifier votre fonds de caisse ;

• effectuer un contrôle quotidien entre le solde théorique et le solde réel de votre caisse (écart de caisse).

La caisse comptable permet de tracer précisément l'origine et le montant de tous les mouvements enregistrés. Elle constitue également un élément probant en cas de contrôle fiscal, et vous permet aussi, par une vérification régulière, d’éviter les erreurs qui pourraient nuire à la justesse de votre comptabilité.

La tenue de caisse ne se limite pas aux simples transactions en espèces. Selon votre activité, vous pouvez y intégrer tous les modes de paiement : chèques, cartes bancaires, virements. Cette approche globale facilite le suivi de votre chiffre d'affaires quotidien.

Qui a une obligation de tenue de caisse ?

L'obligation de tenue de caisse s'applique à tous les commerçants selon les dispositions du Code de commerce et du Code général des impôts. L'article 286 du Code général des impôts précise que chaque commerçant doit obligatoirement tenir un livre de caisse.

Cette obligation concerne principalement les entreprises qui réalisent des opérations en espèces dans le cadre de leur activité. Les secteurs les plus concernés incluent notamment :

• la restauration ;

• l'hôtellerie ;

• le commerce de détail ;

• l'artisanat (fleuriste, boulanger, etc.).

La forme juridique de votre entreprise n'influence pas cette obligation. Que vous exerciez en entreprise individuelle ou en société, vous devez respecter ces règles dès lors que vous manipulez des espèces.

L'obligation s'applique dès le premier euro encaissé en espèces. Aucun seuil minimum n'est prévu par la loi pour déclencher cette obligation comptable.

Quelles sont les obligations liées à la tenue de caisse ?

Plusieurs obligations légales encadrent strictement la gestion de la caisse des entreprises :

• tenir un livre de caisse quotidien ;

• utiliser un logiciel certifié

• numéroter et justifier chaque mouvement ;

• respecter les règles de forme ;

• séparer les différents modes de paiement ;

• bien conserver vos documents.

Tenir un livre de caisse quotidien

L'article 286 du Code général des impôts impose la tenue d'un livre de caisse quotidien. Ce document doit enregistrer chronologiquement toutes les transactions de la journée. Chaque ligne doit mentionner :

• le numéro de l’enregistrement ;

• la date ;

• le montant de la TVA ;

• le montant TTC de la transaction en espèces en séparant les dépenses et les recettes ;

• l'objet de l'opération ;

• le solde.

Le livre de caisse peut être tenu manuellement sur un registre papier ou informatiquement. Dans ce second cas, le logiciel utilisé doit respecter une certification.

Utiliser un logiciel certifié

Depuis 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA qui vendent à des particuliers doivent utiliser un logiciel de caisse certifié. Cette obligation vise à lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes.

Votre logiciel doit être certifié conforme à la norme NF525 ou LNE, comme l’impose l’article 286-I-3 bis du code général des impôts. Cette certification garantit quatre critères essentiels à propose des données :

• l'inaltérabilité ;

• la sécurisation ;

• la conservation ;

• l'archivage.

À défaut, vous vous exposez à une amende de 7.500 € par logiciel.

Numéroter et justifier chaque mouvement

Chaque opération inscrite au livre de caisse doit porter un numéro unique et être justifiée par une pièce comptable. Cette pièce justificative (ticket, facture, reçu) doit porter le même numéro que l'écriture qui lui correspond dans le livre de caisse.

Cette numérotation chronologique et continue permet d'assurer la traçabilité complète des opérations.

Respecter les règles de forme

Aucune écriture ne peut être supprimée ou modifiée après sa saisie : ni blanc, ni rature, ni surcharge ne sont acceptées par l’administration fiscale. Toute correction doit faire l'objet d'une écriture de contrepassation dûment justifiée.

En outre, les encaissements et décaissements doivent figurer dans des colonnes séparées. Cette présentation facilite le calcul du solde de caisse et les contrôles fiscaux éventuels.

Séparer les différents modes de paiement

Vous devez obligatoirement séparer les encaissements en espèces des autres modes de paiement, chèques et cartes bancaires principalement. Lorsque vous réalisez une remise de chèque auprès de votre banque, le montant de la remise doit faire l'objet d’une écriture distincte dans votre livre de caisse.

Bien conserver vos documents

Le livre de caisse et toutes les pièces justificatives de vos mouvements de caisse doivent être conservés afin de pouvoir faire office d’éléments de preuve auprès de l’administration fiscale. La durée de conservation du livre de caisse et des justificatifs est de 10 ans, ainsi que le prévoit l’article L123-22 du Code de commerce.

Quelles sont les différentes méthodes de tenue de caisse ?

Plusieurs méthodes s'offrent à vous pour assurer une procédure de tenue de caisse efficace. Le choix dépend de la complexité de votre activité et du volume de vos transactions.

Un agenda de caisse au format papier ou électronique est suffisant pour les opérations simples, si par exemple, elles sont peu nombreuses ou que vous n’appliquez qu’un seul taux de TVA. Ce document récapitule simplement vos recettes quotidiennes sans détail particulier.

Pour les opérations plus lourdes (nombreuses transactions, différents taux de TVA), vous devez justifier le détail de vos recettes. L'agenda de caisse sert alors uniquement à récapituler les totaux journaliers. Vous devez conserver des justificatifs détaillés comme :

• Le brouillard de caisse (appelé main courante en restauration ou hôtellerie). Il permet d'inscrire manuellement le détail des ventes quotidiennes. Ce document manuscrit doit mentionner obligatoirement la date, la désignation, le prix et la TVA de chaque transaction.

• La bande de caisse enregistreuse (ticket Z). Il retrace en détail l'ensemble des ventes réalisées avec la date, la désignation et le prix de chaque vente, ainsi que la TVA applicable.

• Un état de synthèse des ventes, si vous utilisez un logiciel de caisse informatique certifié qui automatise ces processus. Ce type de logiciel génère automatiquement les justificatifs requis et garantit la conformité réglementaire.

Comment bien faire la tenue de caisse ?

Adopter de bonnes pratiques garantit une gestion de la caisse efficace et conforme aux obligations légales. Les principales bonnes pratiques incluent :

• organiser rigoureusement vos documents ;

• effectuer des contrôles quotidiens ;

• sécuriser vos fonds ;

• respecter les plafonds légaux ;

• contrôler l'accès à votre caisse.

Organiser rigoureusement vos documents

Classez systématiquement tous vos justificatifs par ordre chronologique et par catégorie, afin de faciliter les recherches et les contrôles. Créez un système de classement simple : une chemise par mois avec séparation encaissements/décaissements. Numérotez chaque justificatif selon votre livre de caisse. Une bonne organisation de vos documents vous fait gagner un temps précieux lors des contrôles fiscaux ou des travaux comptables.

Il est également préférable de conserver des duplicatas, copies ou numérisations en lieu sûr. Si vous utilisez un système informatique, effectuez des sauvegardes quotidiennes de vos données. Conservez plusieurs copies sur des supports différents.

Effectuer des contrôles quotidiens

Vérifiez chaque jour la cohérence entre votre solde théorique (livre de caisse) et votre solde réel (espèces en caisse). Tout écart doit être immédiatement identifié et justifié. Ces rapprochements quotidiens permettent de détecter rapidement les erreurs, oublis ou tentatives de fraude. Plus vous attendez, plus les anomalies deviennent difficiles à expliquer.

Sécurisez vos fonds

Déposez régulièrement vos espèces ainsi que vos chèques en banque afin de limiter les risques de vol. Ne conservez en caisse que le strict nécessaire pour vos besoins quotidiens. Vous pouvez également utiliser un coffre-fort pour sécuriser vos fonds en dehors des heures d'ouverture.

Enfin, n’hésitez pas à souscrire une assurance couvrant spécifiquement les risques de vol des fonds. Cette protection vous évitera de possibles pertes financières importantes.

Vous pouvez veiller à ce que le montant détenu en caisse ne dépasse jamais le montant assuré par votre contrat d'assurance.

Respecter les plafonds légaux

Les paiements en espèces sont plafonnés à 1.000 euros pour les particuliers résidents français et 15.000 euros pour les non-résidents. Au-delà, vous devez refuser le paiement en espèces.

Contrôler l'accès à votre caisse

Limitez l'accès à votre caisse enregistreuse aux seules personnes autorisées. Vous pouvez également configurer des niveaux d'accès différenciés selon les responsabilités de chacun.

Par exemple, réservez-vous certaines opérations sensibles comme les remboursements, les annulations ou les corrections de prix. Cette restriction limite les risques d'erreur et de fraude.

Si vous employez du personnel, formez-le rigoureusement aux procédures de tenue de caisse. Chaque collaborateur doit connaître les règles de saisie, de contrôle et de sécurisation. Définissez clairement les responsabilités de chacun et mettez en place des procédures de contrôle interne.

FAQ

Qu'est-ce qu'un état de caisse ?

L'état de caisse est un document récapitulatif qui reprend les transactions quotidiennes (décaissements et encaissements). Il vous permet de suivre la comptabilité de votre commerce.

Comment comptabiliser la tenue de caisse ?

Les encaissements se comptabilisent en débitant le compte 53 « Caisse » pour les espèces, 5112 pour les chèques et 511 pour les cartes bancaires, et en créditant les comptes de ventes (70) et TVA collectée (44571).

Comment contrôler la tenue de caisse ?

Pour contrôler la tenue de caisse, vous pouvez chaque jour vérifier le solde présent dans la caisse chaque soir, et vérifier qu’il correspond bien au solde comptable. Le plus simple est d’utiliser un logiciel de caisse, qui enregistre chaque mouvement et vous aide à repérer tout écart anormal.