Factur-X : que faut-il savoir sur cette norme ?

Pour répondre à la création de la Norme Sémantique européenne EN 16931 relative à la facturation électronique, la France et l’Allemagne se sont associées pour concevoir un format de facture répondant à ces exigences : la norme Factur-X. Il s’agit d’un format hybride qui émet une facture à la fois sous fichier PDF pour la lecture humaine et sous fichier XML pour le traitement du document par un système informatique. Objectif, contenu et déploiement : Legalstart vous éclaire sur le format Factur-X.

Qu’est-ce que Factur-X ?

Factur-X est une norme de facture électronique. Il s’agit d’un format mixte, lisible à la fois par les systèmes informatiques (dont les logiciels comptables) et par les utilisateurs humains. Il inclut un fichier image en PDF et d’un fichier de données structurées au format XML. 

Le format factur-X a été créé conjointement par la France et l’Allemagne pour répondre à la Norme Sémantique européenne EN 16931, publiée en 2017. Elle a pour objectif de faciliter la transition vers la facturation électronique des entreprises, et plus particulièrement des petites et des moyennes structures.

Quel est l’objectif de Factur-X ?

L’objectif de factur-x est de simplifier le passage des entreprises B2B à la facture électronique. Le format hybride permet à la fois de consulter le document et de l’exploiter à l’aide d’un logiciel. 

Ce nouveau format permet ainsi de sécuriser l’édition et le traitement des factures. Les erreurs liées à la manipulation humaine sont réduites, parce que la création est obligatoirement menée depuis un logiciel spécialisé. Par ailleurs, ce dernier vérifie l’exactitude des coordonnées du fournisseur et du client ainsi que la présence de toutes les mentions obligatoires. Le traitement électronique garantit l’édition d’une facture conforme aux obligations légales. 

Le format hybride est également utile pour adapter le traitement des données en fonction des besoins des entreprises. Elles récoltent les éléments qui les intéressent au regard de leur activité.

Enfin, le passage à la facturation électronique réduit le temps passé dans le traitement de ce document comptable. Ce format automatise le traitement des données. Les équipes passent moins de temps sur des tâches chronophages et se concentrent sur leur cœur de métier.

Quels sont les formats autorisés pour les factures Factur-X ?

Il faut distinguer les formats des factures des profils de données pris en compte par ce format hybride.

Les formats

Les factures éditées selon la norme factur-x combinent deux fichiers :

• Un fichier PDF, au format PDF/A-3. Ce format traditionnel permet aux utilisateurs (comptables, commerciaux, experts-comptables, etc.) de lire la facture en utilisant un logiciel de visualisation. Il garantit l’authenticité des informations délivrées. Le format PDF/A-3 offre en plus la possibilité d’ajouter des fichiers complémentaires à la facture.
• Un fichier XML. Il inclut des données structurées exploitables par les systèmes informatisés et le portail public de facturation. Il se présente sous la forme d’un fichier texte. Les logiciels comptables sont en mesure d’automatiser le traitement des informations.

Les profils de données

Factur-X propose cinq formats de données différents. Les entreprises ont alors de choix de sélectionner celui qui s’ajuste le mieux à leur activité. 

Les profils de données sont les suivants :

• Le profil “Minimum”. Il couvre toutes les mentions obligatoires d’une facture. Il correspond aux données demandées par la plateforme Chorus pro (dédiée à la facturation des organisations et structures publiques comme les collectivités territoriales).
• Le profil “Basic WL”. Il inclut les données de facturations destinées à automatiser le traitement par le système d’information du client (comme les coordonnées du fournisseur ou les références du compte bancaire). Ce sont les éléments placés habituellement dans l’en-tête et le pied de page de la facture.
• Le profil “Basic”. Il reprend les données du profil précédant, en ajoutant aussi les informations essentielles des lignes de factures, telles que les numéros de ligne, des références, des unités, des quantités et des prix HT et TTC.
• Le profil « EN 16931 » ou « Comfort ». Il rassemble toutes les données intégrées dans la norme européenne EN 16931, soit 165 champs de données différents. Tous recourent à des listes de code standardisées.
• Le profil “Extended”. Il reprend toutes les informations du profil Comfort, et ajoute des données liées à certains processus commerciaux complexes, comme des conditions de paiement particulières ou des livraisons à plusieurs endroits.

Quel est le contenu d’une facture au format Factur-X ?

Toute facture au format Factur-X se présente sous la forme d’une facture traditionnelle avec les mentions obligatoires, comme les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, le détail des produits et les tarifs HT et TTC. 

De nouvelles mentions sont aussi ajoutées. Il s’agit :

• du numéro SIREN du client ;
• de l’identification des opérations ;
• de l’adresse de livraison (si différente de celle du client ou de son adresse de facturation) ;
• de l’option pour le paiement de TVA d’après les débits.

Comment faire une facture conforme à Factur-x ?

La plupart des logiciels de facturation possèdent à présent des modèles de facture respectant la norme Factur-X. Si ce n’est pas le cas, il faut alors au choix passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Elle se charge d’émettre et de transmettre les factures dématérialisées. Elle peut aussi extraire les données qui concernent plus spécifiquement l’administration fiscale. Il convient de relever qu’à compter du 1er septembre 2026, toutes les factures électroniques devront transiter obligatoirement par une PDP qui récoltera au passage des informations pour l’administration française.

FAQ

Est-ce légal d'envoyer une facture par mail ?

Oui, il est légal pour l’instant d’envoyer les factures par mail. Toutefois, suite à l’obligation du passage à la facturation électronique, il faudra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire pour toutes les entreprises en BTB à compter du 1er septembre 2026.

Comment puis-je convertir un PDF en Factur-X ?

Certains logiciels en ligne offrent la possibilité de convertir un PDF en factur-X. Il est aussi possible de créer directement le document sur un logiciel comptable qui prend en charge ce format pour s’assurer de la conformité de toutes les mentions.

Quel est le calendrier de mise en place de la facturation électronique en France ?

L’émission de factures électroniques devient obligatoire à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et le 1er janvier 2027 pour les petites et moyennes entreprises, dont les micro-entreprises. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique
• NF EN 16931-1+A1