Comment gérer les pénalités de retard de paiement ?

Les pénalités de retard de paiement permettent de protéger les entreprises face aux factures réglées hors délai. Elles jouent un rôle dissuasif et compensent les conséquences financières d’un paiement tardif. 

Encore faut-il bien comprendre quand elles s’appliquent, comment les calculer et les comptabiliser. Legalstart vous explique tout sur les pénalités de retard de paiement.

Qu’est-ce que des pénalités de retard de paiement ?

Les pénalités de retard de paiement sont des frais appliqués lorsqu’un client professionnel ne respecte pas le délai de règlement prévu sur une facture. Elles visent :

• à compenser les conséquences d’un paiement tardif pour l’entreprise, notamment le décalage de trésorerie ;
• et à encourager un règlement dans les temps.

Quelles sont les composantes des pénalités de retard de paiement ?

Les pénalités de retard de paiement comprennent 2 composantes principales :

• les intérêts de retard ;
• et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. 

Ces deux éléments peuvent être réclamés dès qu’un paiement n’a pas été effectué dans les délais convenus.

Les intérêts de retard

Ils représentent le coût du retard subi par le créancier. Concrètement, il s’agit d’un pourcentage appliqué au montant TTC de la facture impayée, calculé à partir du premier jour suivant la date d’échéance.

Les intérêts ne sont pas là pour sanctionner, mais pour compenser la gêne financière causée par un paiement en retard. Ils permettent aussi de responsabiliser le client professionnel en lui rappelant qu’un retard n’est pas sans conséquence.

L’indemnité forfaitaire

Cette indemnité s’ajoute aux intérêts de retard. Elle correspond à un montant fixe de 40 €, dû par facture impayée, dès le premier jour de dépassement.

Ce forfait est destiné à couvrir les frais administratifs ou logistiques liés au recouvrement de la créance :

• les relances ;
• les courriers ;
• le temps passé à gérer le dossier, etc.

Pour pouvoir la réclamer, l’indemnité doit aussi être clairement mentionnée dans les CGV et apparaître sur les factures, avec une formule type conforme au Code de commerce.

Quand des pénalités de retard de paiement s’appliquent-elles ?

Les pénalités de retard de paiement s’appliquent dès que le client ne respecte pas le délai indiqué sur la facture. Ce dépassement marque le point de départ du calcul des pénalités, sans qu’il soit nécessaire d’envoyer une relance ou une mise en demeure.

Lorsqu’une facture est émise dans le cadre d’une relation entre professionnels, la date limite de règlement est fixée par les parties, généralement dans les conditions générales de vente (CGV) et mentionnée sur la facture. Ce délai peut varier, mais il ne peut pas dépasser :

• 30 jours après la réception des produits ou l’exécution de la prestation ;
• 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture ;
• ou 45 jours fin de mois, si c’est l’option choisie.

Enfin, même si une entreprise n’envoie pas de relance écrite ou électronique, les pénalités restent dues. Il est recommandé de les mentionner clairement dans chaque facture et de rappeler leur application dans toute correspondance liée au recouvrement. Cela permet d’encadrer les échanges et d'éviter les contestations.

Est-ce que des pénalités de retard de paiement peuvent s’appliquer pour un client particulier ?

Les pénalités de retard de paiement ne s’appliquent pas entre professionnel et particulier. Une entreprise n’a pas le droit de leur facturer ce type de frais, même si le paiement est effectué en retard. Cette interdiction vise à protéger les consommateurs, considérés comme juridiquement moins expérimentés que les professionnels.

Lorsqu’un particulier reçoit une facture sans date limite de règlement, il est supposé devoir régler dès réception. Cela n’empêche pas les parties de convenir d’un délai spécifique, mais la loi n’impose aucun encadrement en termes de jours pour les paiements entre un professionnel et un consommateur.

Même si une facture reste impayée au-delà du délai convenu, le professionnel ne peut pas ajouter des pénalités de retard de paiement (intérêts de retard ou frais forfaitaires pour recouvrement) comme c’est le cas entre professionnels.

En cas de litige ou de non-paiement prolongé, il existe d’autres voies pour le professionnel. Il peut demander des dommages-intérêts en prouvant que le non-respect du contrat lui a causé un préjudice. Cette demande passe alors par une action en justice.

Si elle est acceptée, le montant est calculé en fonction du taux d’intérêt légal en vigueur.

Comment calculer les pénalités de retard de paiement ?

Avant de faire le calcul, trois informations sont à réunir :

1. le montant TTC de la facture ;
2. le taux d’intérêt applicable ;
3. et le nombre de jours de retard.

Le montant TTC de la facture

Les pénalités se calculent sur le montant total, taxes comprises.

Le taux d’intérêt applicable

Le taux d’intérêt applicable doit être mentionné dans les conditions générales de vente ou sur la facture. 

À défaut, on applique le taux de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE), majoré de 10 points. 

Pour le premier trimestre 2025, ce taux est de 13,15 %.

Le nombre de jours de retard

Il se calcule en partant du lendemain de la date d’échéance jusqu’au jour où les fonds sont reçus sur le compte bancaire du créancier. 

Si le paiement n’est pas encore effectué, on retient la date du jour comme point de fin. 

Le calcul des pénalités de retard de paiement est :

Comment comptabiliser les pénalités de retard de paiement ?

Les pénalités de retard de paiement se comptabilisent hors taxes, car elles ne sont pas soumises à la TVA. 

Elles ne donnent pas lieu à une facture spécifique et doivent être enregistrées au moment de leur encaissement. Ce traitement permet de ne pas alourdir le résultat d’un exercice avec des montants qui n’ont pas encore été perçus. 

Les intérêts de retard sont généralement comptabilisés dans le compte 768 - Autres produits financiers, tandis que l’indemnité forfaitaire de 40 € est enregistrée dans le compte 758 - Produits divers de gestion courante. 

L’écriture consiste à :

• débiter le compte 512 - Banque ;
• et créditer l’un de ces deux comptes en fonction de la nature de la somme reçue.

Quelle sanction en l’absence de mention des pénalités de retard de paiement sur la facture ?

L'absence de mention des pénalités de retard de paiement sur une facture constitue une infraction au Code de commerce, plus précisément à l’article L 441-9. 

Cette omission expose l’entreprise :

• à une amende administrative pouvant atteindre 75.000 € pour une personne physique ;
• et à une amende administrative de 350.000 € pour une personne morale.

Si l’infraction concerne aussi un dépassement du délai légal de paiement, les sanctions sont encore plus lourdes :

• jusqu’à 150.000 € pour une personne physique ;
• et 4 millions d’euros pour une entreprise. 

En parallèle, un client n’a pas le droit de demander à retarder l’émission d’une facture dans le but de repousser l’échéance de paiement. Ce type de comportement est assimilé à un abus de position et peut aussi être sanctionné.

FAQ

Quel est le taux des pénalités de retard de paiement ?

Le taux peut être librement fixé dans les conditions générales de vente ou sur la facture. S’il n’est pas précisé, on applique le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, sans jamais descendre en dessous de trois fois le taux d’intérêt légal de pénalités de retard de paiement.

Comment réagir face à un retard de paiement ?

Il est conseillé d’envoyer une relance amiable dès le premier jour de retard, en rappelant les conditions de règlement et les pénalités applicables. Si le silence persiste, une mise en demeure peut être envoyée pour formaliser la demande de paiement.

Quelle procédure en cas de retard de paiement ?

Après plusieurs relances, vous pouvez engager une procédure de recouvrement amiable ou faire appel à un cabinet spécialisé. En dernier recours, une action en justice est possible, notamment via une injonction de payer auprès du tribunal compétent.

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L441-6 - Code de commerce ;
• article D441-5 - Code de commerce ;
• articles L470-1 à L470-2 - Code de commerce.