Pourquoi opter pour l'externalisation de la paie ?
L'externalisation de la paie a des avantages et inconvénients. Voici ce qui peut vous décider à confier ou non votre gestion à un prestataire dédié.
Les avantages de l'externalisation de la paie
Les avantages de l’externalisation de la paie sont les suivants :
- conformité réglementaire ;
- baisse des coûts ;
- gain de temps et d’efficacité.
Conformité réglementaire
Les prestataires spécialisés en paie sont des experts juridiques qui maîtrisent parfaitement le droit du travail, complexe et régulièrement soumis à des changements. Ils assurent ainsi une veille réglementaire permanente que n’a pas à gérer le dirigeant, ni une assistante administrative, ni la RH.
Ils garantissent également que le traitement de la paie soit conforme aux évolutions légales. En effet, en cas d’erreur, les conséquences financières peuvent être importantes pour l’entreprise (prud’hommes, redressement par l’URSSAF)
Baisse des coûts
Le tarif de l’externalisation de la paie s'avère souvent inférieur au coût d'une gestion interne complète. C’est le cas pour les petites entreprises ayant peu de salariés. L’externalisation partielle, par exemple, évite l’emploi d’un gestionnaire dédié en interne, l’entreprise ne payant que le coût d’un logiciel de gestion de paie.
Passer par un prestataire externe est également plus rentable, notamment pour les petites structures. Le dirigeant peut se consacrer au développement de son entreprise, et confier cette tâche chronophage à un expert.
Gain de temps et d'efficacité
Faire appel à un cabinet d'externalisation de la paie libère du temps pour les dirigeants et les équipes RH. Ils peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la formation ou le développement commercial.
Les inconvénients de l'externalisation de la paie
Bien sûr, une paie externalisée présente aussi quelques inconvénients comme :
- la perte de contrôle ;
- le risque de confidentialité ;
- la perte de compétences
- l’absence de rentabilité.
Perte de contrôle en interne
L'externalisation de la paie implique une certaine dépendance vis-à-vis du prestataire. En cas de défaillance ou de rupture de contrat, l'entreprise peut se retrouver en difficulté pour assurer la continuité de sa paie, et ainsi faire face à des conséquences juridiques et financières.
Risques de confidentialité
La transmission des données salariales à un tiers externe soulève des questions de confidentialité. Il faudra donc s’assurer des garanties offertes par le prestataire de paie en matière de sécurité et de discrétion.
Perte de compétences
En déléguant tout son processus de paie à un cabinet extérieur, l'entreprise peut perdre en réactivité et en maîtrise du droit du travail. Or, être au fait de la législation est essentiel pour prendre les bonnes décisions et développer sa société.
Absence de rentabilité
Au vu du tarif de l’externalisation de la paie, qui est généralement calculé en fonction du nombre de bulletins de salaire, cette solution peut ne plus être rentable si votre entreprise se développe. Au-delà d’un certain nombre de salariés, il peut être moins coûteux d’embaucher un gestionnaire paie en interne, plutôt que de déléguer à un prestataire extérieur.
Quelles entreprises peuvent choisir d'externaliser les paies ?
L'externalisation des paies convient à différents profils d'entreprises selon leurs spécificités organisationnelles.
Les TPE constituent une des cibles privilégiées de cette solution. L'externalisation de la paie des TPE permet à ces structures de bénéficier d'une expertise professionnelle sans recruter de collaborateur dédié. Les dirigeants peuvent ainsi se concentrer sur le développement de leur activité. L’externalisation partielle, avec un outil de gestion de paie, permet d'avoir un coût adapté aux capacités financières de ces petites entreprises.
Les PME peuvent également avoir un intérêt dans l'externalisation de la partie paie. Cette solution leur évite de dimensionner prématurément leurs services administratifs. Elle leur offre la flexibilité nécessaire pour accompagner leur développement et se consacrer à leur cœur de métier.
Enfin, les grosses structures ayant des besoins de paie complexes ou de très nombreux salariés peuvent également opter pour l'externalisation pour bénéficier d'une expertise spécialisée. Les services RH peuvent ainsi se concentrer sur les besoins en recrutement et formation, et sur les mouvements internes de personnel.
À qui confier l'externalisation de la paie ?
Plusieurs types de prestataires proposent des services de paie externalisée :
- les experts-comptables ;
- les sociétés spécialisées en paie ;
- les plateformes digitales.
Les experts-comptables
Les experts-comptables disposent souvent d'équipes spécialisées et d'outils professionnels en matière de paie. Votre cabinet d'expertise comptable, qui gère déjà la comptabilité globale de l’entreprise, peut donc aussi vous offrir un service de gestion sociale, s’il dispose d’une personne compétente en interne.
Il se charge ainsi d’établir les paies et de réaliser les déclarations aux organismes sociaux. Il peut assurer une veille réglementaire et conseiller votre entreprise sur les évolutions sociales.
