La facture électronique pour réduire les impayés ?

La facture électronique permet d’optimiser le processus de facturation (saisie, archivage, etc.) et les coûts y afférents. Elle facilite indirectement le recouvrement de l’impayé

En effet, facture électronique et dématérialisation vont de paire : la facture est émise électroniquement et non sur support papier. Il est dès lors plus aisé de superviser les situations d’impayé (en étant par exemple averti de l’arrivée des termes par un logiciel), de sorte à agir rapidement.

Electronique ou sur support papier, la facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires. Toutefois, il existe certaines spécificités, sur lesquelles nous revenons dans cette fiche.

Mini-sommaire :

1- Facture électronique : définition

2- Est-ce une obligation légale ?  

3- Quels sont avantages de la facturation électronique ?

Source: Chaîne YouTube GFI France

Facture électronique : définition

Une facture électronique n’est pas simplement une version numérique d’une facture papier qui serait transmise par courriel. En d’autres termes, il ne s’agit pas de la numérisation ou du scan de la facture existante. C’est le mode de conception et non pas celui de transmission qui permet de définir une facture d’électronique : l’intégralité du processus de facturation doit être électronique

Par définition, la facture doit ainsi être créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Par exemple, une facture impayée émise en premier lieu sur un format papier ne devient pas électronique suite à une relance par courriel.

Dès lors, comment faire une facture électronique ? La facture peut se matérialiser sous la forme d’un fichier Word ou PDF, sécurisé par une signature électronique. Elle peut également prendre la forme d’un message structuré selon une norme convenue par l’entreprise et son client et qui permet son traitement automatique et univoque par ordinateur. On parle alors d’un échange informatisé de données (EDI).

Est-ce une obligation légale ?

L’ordonnance du 26 juin 2014 rend obligatoire l’émission de factures électroniques par les grandes entreprises (à partir du 1er janvier 2017) et les petite entreprises (à partir du 1er janvier 2020) ayant conclu un contrat avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public. Pour le moment, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique qu’à cette liste restrictive d’hypothèses. 

Dans les autres cas de figure, pour qu’une entreprise utilise une facture électronique, elle doit obtenir préalablement le consentement de son client.

Quels sont avantages de la facturation électronique ?

La facture électronique permet tout d’abord de réduire le coût de traitement des factures d’environ 30%. D’après le Gouvernement, le coût de réception d’une facture papier est compris entre 14 et 20€ et celui de l’émission d’une facture papier entre 5 et 10 €. Le passage à la facture électronique permettrait donc d’alléger significativement les frais de gestion des entreprises.

Par ailleurs, le recours à la facture électronique permet également un gain de productivité significatif. Les services comptables consacrent à peu près un tiers de leur temps à la saisie manuelle des factures. La facture électronique leur permet de se consacrer à des activités ayant une plus forte valeur ajoutée.

Enfin, notez que la dématérialisation favorise l’archivage automatique des factures et ce qui en facilite le suivi (une seule interface assurant le suivi de toutes les factures). Le fournisseur peut alors réagir rapidement au moindre retard dans le recouvrement des créances. Les factures impayées, lettre de relance ou lettre de mise en demeure peuvent être immédiatement envoyées, facilitant ainsi le recouvrement amiable. La réactivité du fournisseur, devrait également inciter le débiteur à le régler dans les temps.

A terme, cela pourrait conduire à une baisse, pour les factures impayées, des recours contentieux et à une amélioration des relations fournisseurs.  

La facture électronique est un moyen parmi d’autres de réduire l’impayé. Cependant, cela ne règle bien entendu pas complètement ce problème auquel toute entreprise est confrontée à un moment ou à un autre. Dans certains cas, vous devrez tout de même procéder à une procédure de recouvrement amiable (appels téléphoniques, relance d'impayé) puis à des procédures judiciaires comme l'injonction de payer.

Date de mise à jour: 17/06/2016

Rédacteur: Clara Ripault, diplômée de l’université Paris II Panthéon-Assas, élève avocate (HEDAC). Clara est spécialisée dans les problématiques liées à la propriété intellectuelle et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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