La facture électronique permet d’optimiser le processus de facturation (saisie, archivage, etc.) et les coûts liés. Et indirectement, elle facilite le recouvrement des impayés.
En effet, facture électronique et dématérialisation vont de paire : la facture est émise électroniquement et non sur support papier. Il est alors plus facile de superviser les situations d’impayé : par exemple, le logiciel ayant émis la facture peut vous avertir lorsque le délai de paiement arrive à son terme et vous permettre ainsi d'agir plus rapidement.
Quelque soit le support, la facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires. Toutefois, la facture électronique a ses spécificités. On fait le point !
Facture électronique: définition
La facture électronique doit être distinguée de la facture dématérialisée duplicative.
La facture dématérialisée duplicative est une facture qui a d’abord été créée et signée sur support papier et dans un second temps elle a fait l’objet d’une dématérialisation pour faciliter sa gestion. Ce type de facture ne peut pas être qualifiée d’électronique car l’original du document est papier. Si la facture originale papier est scannée, elle devient une copie et perd son caractère original.
La facture dite électronique est un document original, créé, transmis, reçu et archivé électroniquement selon l’une des modalités suivantes :
- Recours à une signature électronique admise par l’Administration fiscale comme équivalente à une signature « qualifiée ». La facture est alors créée et signée électroniquement, transmise, reçue et traitée par voie électronique et archivée sur support informatique ;
- soit par transmission électronique sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. La facture est alors créée, transmise, reçue et traitée via un système informatique ou une application logicielle sans qu’il soit nécessaire de la signer électroniquement ;
- soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique différente de celles présentées ci-avant (exemple : transmission par courriel, ou en pièce jointe d’un courriel, etc.), dès lors que des contrôles documentés et permanents permettent d’établir un lien fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou l’exécution de la prestation de service.
Ainsi, une facture électronique n’est pas simplement une version numérique d’une facture papier qui serait transmise par courriel. C’est le mode de conception et non pas celui de transmission qui permet de définir une facture d’électronique : l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.
Est-ce une obligation légale?
L’ordonnance du 26 juin 2014 a rendu obligatoire l’émission de factures électroniques par les entreprises ayant conclu un contrat avec l’Etat, une collectivité territoriale ou un établissement public, selon le calendrier suivant :
- les grandes entreprises depuis le 1er janvier 2017
- les entreprises de taille intermédiaire depuis le 1er janvier 2018
- les petites et moyennes entreprises à partir du 1er janvier 2019
- les très petites entreprises à partir du 1er janvier 2020
Pour le moment, cette obligation ne s’applique qu’à cette liste restrictive de cas. Dans les autres cas de figure, pour qu’une entreprise utilise une facture électronique, elle doit obtenir préalablement le consentement de son client.
Quels sont avantages de la facturation électronique?
Ce mode de facturation permet tout d’abord de réduire le coût de traitement des factures d’environ 30%. D’après le Gouvernement, le coût d’émission d’une facture papier est entre 5 et 10 €. Le passage à la facture électronique permettrait donc d’alléger significativement les frais de gestion des entreprises.
Par ailleurs, elle permet également un gain de productivité significatif. Les services comptables consacrent à peu près un tiers de leur temps à la saisie manuelle des factures. La facture électronique leur permet de se consacrer à des activités ayant une plus forte valeur ajoutée.
Enfin, la dématérialisation favorise l’archivage automatique des factures et ce qui en facilite le suivi (une seule interface assurant le suivi de toutes les factures). Le fournisseur peut alors réagir rapidement au moindre retard dans le recouvrement des créances et ne pas risquer de passer le délai de prescription de la facture !
Les lettres de relance et/ou les lettres de mise en demeure peuvent être immédiatement envoyées, facilitant ainsi le recouvrement amiable. La réactivité du fournisseur, devrait également inciter le débiteur à le régler dans les temps.
A terme, cela pourrait conduire à une baisse, pour les factures impayées, des recours contentieux et à une amélioration des relations fournisseurs.
La facture électronique est un moyen parmi d’autres de réduire l’impayé. Cependant, cela ne règle bien entendu pas complètement ce problème auquel toute entreprise est confrontée à un moment ou à un autre. Dans certains cas vous devrez vous tourner vers les étapes de recouvrement amiable (appels téléphoniques, relance d'impayé) puis vers celles du recouvrement judiciaire (requête en injonction de payer, saisies).
Mise à jour : 20/03/2019
Rédacteur : Clara Ripault, diplômée de l’université Paris II Panthéon-Assas, élève avocate (HEDAC). Clara est spécialisée dans les problématiques liées à la propriété intellectuelle et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
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