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Fiches pratiques Gérer une entreprise Facturation Comment créer un modèle de facture ?

Comment créer un modèle de facture ?

Facturation
M M

Meriadeg Mallard

Diplômé de Master en Droit des Affaires de l'Université Paris Nanterre. 


Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

Vous avez créé votre entreprise et vous vous interrogez sur les règles et obligations de facturation ? Celle-ci doit répondre à un certain formalisme et doit comprendre des mentions obligatoires sous peine de sanctions. 

Qu’est-ce qu’une facture ? Comment faire une facture ? Quand faire une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ? Comment faire une facture avec TVA ou une facture d’acompte ? On répond à vos questions et on vous propose de télécharger gratuitement notre modèle de facture.

Qu’est-ce qu’une facture ? 

Modèle de facture : définition 

Une facture est un document qui est émis par un vendeur ou un prestataire, attestant de l’achat ou de la vente d’un ou de plusieurs biens ou services. Elle est obligatoire et doit comporter un certain nombre de mentions. C’est à la fois un document commercial, un élément de preuve ainsi qu’un justificatif comptable et fiscal.

Elle doit être émise en 2 exemplaires, un pour l’émetteur et l’autre pour le client. Vous avez la possibilité de l’émettre sous format papier ou de façon dématérialisée. 

Quand faire une facture ? En principe, la facture est émise dès la livraison du ou des biens vendus, ou dès la fin de l’exécution de la prestation de service. Des factures d’acomptes traduisant le versement d’un acompte avant la date normale de facturation doivent également être émises par le prestataire ou le vendeur. 

📝À noter : si vous vous demandez comment faire une facture en tant qu'auto-entrepreneur, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique récapitulant tout ce qu’il faut savoir sur les factures auto-entrepreneur

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Comment facturer une prestation de services ?

Si vous êtes à la recherche d’un modèle de facture de prestation de services, sachez que vous avez la possibilité de facturer à l’heure, au jour, au forfait ou encore selon une unité de mesure propre à votre métier. 

Par exemple, les rédacteurs web freelance facturent souvent au mot.

Dans tous les cas, vous devez préciser le détail de votre prestation, le prix unitaire, la quantité, le prix total.

📝À noter : lorsque vous choisissez votre modèle, veillez à choisir un modèle de facture sans TVA notamment si vous êtes à la recherche d’un modèle de facture d’auto-entrepreneur et que vous n’avez pas dépassé le plafond de TVA.

Comment facturer une vente de marchandises ?

Pour ce qui est de la vente de marchandises, vous pouvez utiliser un modèle de facture vierge, notamment un modèle de facture Excel ou un modèle de facture Word.

Vous pouvez facturer la totalité à la livraison de la marchandise. C’est généralement le cas pour des marchandises peu onéreuses et/ou lorsque la livraison se fait en une seule fois. En cas de livraisons successives, par exemple un abonnement, vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez émettre une facture à chaque livraison pour avoir un paiement mensuel ou trimestriel par exemple, ou vous pouvez utiliser un modèle de facture d’acompte pour percevoir une partie du paiement et facturer le solde à la dernière livraison.

Modèle de facture : quelles sont les mentions obligatoires ? 

La loi impose la présence de certaines mentions obligatoires lors de l’édition de factures. Il est donc indispensable de vérifier que votre modèle de facture gratuit à imprimer fasse bien état de toutes ces informations. De plus, en fonction du régime de TVA auquel vous êtes soumis, certaines précisions sont à apporter sur vos factures.

Les mentions obligatoires sur toutes les factures

La facturation répond à un certain formalisme. En effet, certaines mentions obligatoires d’une facture sont nécessaires. On y trouve entre autres : 

  • la date d’émission de la facture ;
  • le numéro de la facture ;
  • les informations de l’acheteur : son nom ou sa dénomination sociale, l’adresse de son siège social (et l’adresse de facturation si elle est différente) ; 
  • les informations du vendeur : la forme juridique de la société, son capital social, son nom ou sa dénomination sociale du vendeur, son siège social, son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, son numéro SIRET ;
  • le numéro du bon de commande ;
  • la quantité, la désignation des biens ou services et le prix unitaire hors TVA ;
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes.

👍 Bon à savoir : une fois le paiement de la facture effectué par votre client, vous pouvez utiliser un modèle de facture acquittée pour mettre à jour votre comptabilité. Il s’agit de la même facture que celle transmise au client, sauf qu’elle porte la mention payée ou acquittée et le solde restant dû est à zéro. Si vous utilisez un logiciel de facturation, l’actualisation se fait automatiquement à l’enregistrement du paiement total.

Facturation : quid de la TVA ?

Que vous utilisiez un modèle de facture auto-entrepreneur 2022 ou un modèle plus généraliste, vos factures doivent préciser votre régime de TVA.

Ainsi, si vous bénéficiez de l’exonération de TVA, pensez à vérifier que votre modèle de facture indique bien la mention suivante : «TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

Au contraire, si vous êtes assujetti à la TVA, le modèle de facture de micro-entreprise ou de société, doit impérativement permettre de préciser :

  • le prix unitaire hors taxes (HT) ;
  • le montant total HT ;
  • le taux de TVA applicable ;
  • le montant total toutes taxes comprises (TTC).

De plus, vous devez obligatoirement indiquer votre numéro de TVA intracommunautaire et celui de votre client, le cas échéant.

👍 Bon à savoir : si votre client est situé dans un autre pays de l’Union européenne, vous devez indiquer la mention : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts ». En effet, du fait de l’auto-liquidation de la TVA, celle-ci est due dans le pays de l’acheteur et non du vendeur.

Pour créer facilement vos factures, téléchargez notre modèle vierge de facture gratuit à imprimer :

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Comment rédiger un modèle de facture ?

Pour rédiger une facture, l’idéal est de se servir d’un modèle de facture que vous allez pouvoir personnaliser avec vos informations, et les éléments de votre activité de vente de marchandises ou de prestation de services.

Pour commencer, avant même d’émettre une facture, il est utile de réaliser un devis. Pour cela, vous pouvez par exemple vous appuyer sur un modèle de devis facture Excel gratuit. Ainsi, votre client sait exactement à quoi s’en tenir. Le devis sécurise la transaction, car il vaut contrat. C’est une pratique très courante en prestation de services notamment. 

De plus, éditer un devis permet de gagner du temps au moment de l’émission de la facture puisqu’il suffit de reprendre les éléments du devis, mais dans une facture, afin de pouvoir en demander le règlement.

Dans tous les cas, au moment de créer la facture, vous pouvez procéder comme suit :

  1. compléter toutes les informations relatives à votre entreprise ou micro-entreprise ;
  2. indiquer toutes les informations relatives à votre client ;
  3. préciser le détail de la prestation ou des marchandises (faites une ligne par élément pour que ce soit le plus lisible et le plus précis possible) ;
  4. indiquer les quantités et le montant unitaire pour chaque ligne ;
  5. calculer le montant total pour chaque ligne ;
  6. spécifier le taux de TVA applicable, le cas échéant ;
  7. mettre le montant total HT ;
  8. mettre le montant total TTC ;
  9. ajouter la date d’émission de la facture et le délai de paiement ;
  10. indiquer la mention d’exonération de TVA, le cas échéant ;
  11. mentionner vos coordonnées bancaires sur la facture ou joindre un RIB si le paiement s’effectue par virement ;
  12. indiquer les sanctions et pénalités en cas de retard de paiement.

Ensuite, il vous suffit de présenter la facture à votre client. Vous pouvez lui remettre en main propre, ou lui envoyer par courrier postal ou par voie électronique.

👍 Bon à savoir : en cas de retard de paiement, vous pouvez utiliser un modèle de relance de facture impayée pour inciter votre client à régler dans les plus brefs délais.

Quel est le délai de prescription d’une facture ?

Le délai de prescription pour une facture dépend de la qualité du client :

  • si le client est un consommateur, vous disposez d’un délai de 2 ans pour agir en justice pour réclamer le paiement de votre facture impayée ;
  • si le client est un professionnel, le délai de prescription est allongé à 5 ans à compter de la fin du délai de paiement indiqué sur la facture.

 

Quelles sanctions en cas de non-respect des règles de facturation ?

Il est obligatoire de fournir une facture à votre client dans les cas suivants :

  • toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels ;
  • toute prestation de services d'un montant supérieur à 25€ (TVA comprise) effectuée pour un particulier ;
  • toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ;
  • ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Lettonie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
  • livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité ;
  • lorsque le client particulier demande une note.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende d'un montant égal à 50% du montant de la transaction dans la limite de 75.000€ pour une personne physique et 375.000€ pour une personne morale. Cette peine d’amende est également applicable au client professionnel.

Concernant les mentions obligatoires, si vous oubliez certaines informations au sein de vos factures, vous vous exposez à une amende de 15€ par facture. Le montant de l’amende est limité au quart du montant de la facture.

Exemple : pour une facture d’un montant de 40€, l’amende ne peut pas excéder 10€.

⚠️ Attention : si vous oubliez de facturer vos clients professionnels, vous risquez une amende d’un montant de 75.000 euros pour les personnes physiques et 375.000 euros pour une personne morale, ainsi qu’un redressement fiscal.

Modèle de facture : 4 questions fréquentes

Comment avoir un modèle de facture gratuit ? 

Pour une facture auto-entrepreneur, un modèle gratuit se trouve facilement en ligne. Il en va de même pour une société.

Il faut cependant vous assurer que ce modèle de facture comporte bien toutes les mentions obligatoires. N’hésitez pas à télécharger notre modèle de facture gratuit :

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Modèle de facture : peut-on facturer sans siret ?

Il est possible de facturer sans siret uniquement si vous êtes un professionnel et que votre demande d’immatriculation est en cours auprès du RCS. Pour plus de précisions, visionnez cette vidéo :

Comment faire une facture auto-entrepreneur ?

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez réaliser vos factures sur un facturier papier, ou utiliser un tableur Excel ou encore un logiciel de facturation. 

Quel que soit le support choisi, les mentions à indiquer sont les mêmes que pour une société.

Comment facturer en association ? 

En principe, une association loi 1901 est à but non lucratif. Les activités commerciales facturables doivent donc demeurer exceptionnelles. D’ailleurs, à ce titre, les associations sont dispensées de facturer la TVA.

Dans ce cas, le modèle de facture d’une association doit comprendre toutes les mentions obligatoires d’une facture sans TVA et indiquer la mention : « Association exonérée des impôts commerciaux ».

Principales sources législatives et réglementaires :

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Meriadeg Mallard

Diplômé de Master en Droit des Affaires de l'Université Paris Nanterre. 

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Fiche mise à jour le

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