Entretien en one-to-one : pourquoi et comment le mener ?

Afin d’avoir l’occasion de discuter seul à seul avec un membre de son équipe, un manager peut mettre en place des entretiens en one-to-one. Formels ou informels, ces rendez-vous sont l’occasion de discuter en aparté de sujets variés et de recueillir la parole, les idées et les ressentis de la personne. C’est un moment privilégié qui renforce la confiance du salarié et son implication au sein de l’entreprise. Intérêts, fréquences, bonnes pratiques et déroulé : Legalstart répond à vos interrogations sur les échanges en one-to-one.

Qu’est-ce qu’un entretien en one-to-one ?

Un entretien en one-to-one est un échange formel ou informel entre un manager et un membre de son équipe. Des sujets variés peuvent être abordés au cours de cette discussion, comme le bien-être au travail, l’avancement des projets ou les événements à venir au sein de l’entreprise. C’est un espace de parole qui entretient la confiance entre un encadrant et un salarié. 

Ce type d’échange nécessite une formation spécifique du manager. Le responsable des ressources humaines peut accompagner les chefs d’équipe dans la mise en place de techniques et d’approches adaptées, notamment en matière d’écoute active. 

Le meeting one-to-one se distingue dès lors de l’entretien individuel. Ce dernier a plutôt pour objectif d’évaluer le collaborateur et de discuter de son plan d’évolution professionnelle.

Pourquoi mettre en place des échanges one-to-one dans son entreprise ?

Les échanges en one-to-one peuvent avoir des objectifs variés :

• recueillir la parole d’un employé sur son bien-être au travail
• désamorcer de potentiels différents à venir au sein des équipes ;
• discuter des projets en cours ;
• obtenir l’avis de l’employé sur les pratiques managériales ;
• recevoir son ressenti et ses idées sur des actions ou des projets à venir ;
• instaurer un climat de confiance ;
• mieux connaître le salarié, ses attentes et ses besoins ;
• rappeler la culture et la vision de l’entreprise ;
• discuter des souhaits d’évolution professionnelle. 

C’est donc un temps de parole privilégié entre l’encadrant et le salarié. En tant que supérieur hiérarchique direct, le manager doit connaître avec précision les enjeux professionnels que rencontre la personne. C’est néanmoins l’occasion d’écouter son ressenti et de discuter de ce qui fonctionne et de ce qui pourrait être amélioré au sein de l’entreprise. C’est d’ailleurs un excellent moyen de détecter tout potentiel litige à venir. En recueillant la parole et les sentiments du salarié, le manager peut mettre en place des mesures d’ajustement pour résoudre les problématiques avant qu’elles ne surviennent. 

C’est un espace d’échange qui favorise la cohésion de l’équipe. Lorsqu’il est bien mené, il renforce la confiance et la motivation de l’employé, car il se sent valorisé et écouté au sein de son équipe. C’est aussi un moyen de limiter les turn-overs.

Quand faire un one-to-one meeting ?

La fréquence d’organisation des meetings one-to-one dépend de l’activité, des besoins et des objectifs de l’entreprise. Ils peuvent être ponctuels ou réguliers. Certaines structures en organisent une fois par mois, tandis que d’autres planifient un rendez-vous par semaine. 

En matière de durée, le rendez-vous n’est pas forcément long. Il peut durer entre 15 min et 1 h en moyenne selon les points abordés. 

L’instauration de rendez-vous réguliers semble être appréciée par les entreprises. Cette approche limite le risque d’oublis, et renforce la confiance des salariés qui connaissent à l’avance le moment où ils bénéficieront d’un entretien particulier. Instaurer une fréquence régulière est aussi un moyen d’éviter que des litiges ne prennent trop d’ampleur.

Comment réussir un échange one-to-one ?

Certaines bonnes pratiques favorisent un échange de qualité.

One-to-one : les erreurs à éviter

Certaines pratiques peuvent nuire à la qualité de cette discussion :

• Ne pas préparer le rendez-vous. Chaque intervention doit avoir un ou plusieurs objectifs clairs. Le manager doit donc anticiper la rencontre en notant les points qu’il souhaite aborder afin d’éviter d’oublier des éléments importants ou de perdre du temps.
• Interrompre la parole de l’employé. Il doit se sentir écouté et épaulé tout au long de l’échange. La confiance est l’une des clés de réussite de cette conversation.
• Monopoliser la parole. De même, un meeting one-to-one est avant tout un échange et non une conversation verticale. Le manager est là pour recueillir l’avis et le ressenti du membre de son équipe et discuter ouvertement avec lui.
• Se concentrer uniquement sur les tâches en cours ou sur les performances du salarié. C’est une discussion qui aborde des sujets variés. S’il est possible de discuter de ces questions, elles ne doivent pas devenir le sujet unique ou principal.
• Ne pas aborder de questions personnelles ou sensibles. Le fait d’entamer une discussion avec tact et bienveillance sur ces sujets peut aider à comprendre la réalité de la personne. Et parfois, elles permettent de déjouer des tensions qui sont en train de s’installer. Bien évidemment, ces sujets ont à évoquer avec douceur, sans jamais brusquer l’employé.
• Reporter régulièrement le rendez-vous. Si des imprévus sont toujours possibles, il demeure néanmoins conseillé d’éviter de reprogrammer trop souvent ce rendez-vous. Le salarié pourrait alors avoir l’impression de passer au second plan.

One-to-one : les bonnes pratiques

Plusieurs actions et postures sont essentielles à la bonne réalisation de cet entretien :

• Poser des questions ouvertes, précises et contextualisées. Elles aident le salarié à s’exprimer librement.
• Pratiquer l’écoute active. Il s'agit de prêter à la fois attention aux paroles et aux gestes ou à la posture de l’employé. Laissez-le parler et posez-lui des questions pour approfondir ses réflexions si des éléments vous échappent ou manquent de clarté. La personne se sentira ainsi pleinement écoutée.
• Encourager les idées et les propositions du salarié. Recueillez son avis sur des projets en cours et à venir. Le fait de l’impliquer renforce sa motivation.
• Privilégier un endroit calme. Programmez la réunion dans un endroit où vous êtes seulement deux (ou en visioconférence si vous ne travaillez pas sur le même lieu). Les espaces communs sont donc à éviter pour que la conversation demeure confidentielle. 

De plus, si vous instaurez pour la première fois ce type d’échange avec vos équipes, certaines pratiques vont vous aider à mettre en place sereinement ce nouveau rituel :

• Identifier vos objectifs. Il s'agit de comprendre les résultats que vous souhaitez obtenir grâce à ces échanges (mieux comprendre vos équipes, ajuster vos pratiques managériales, développer la cohésion et la confiance, etc.). Il est possible d’allier plusieurs buts.
• Informer votre équipe du développement d’entretiens en one-to-one dans l’entreprise. Expliquez-lui le concept et l’intérêt de cet échange pour elle et pour vous.
• Planifier les rendez-vous. Programmez les échanges sur des outils dédiés, et proposez des rappels avant chaque nouveau point. Idéalement, optez pour un créneau régulier.

Comment mener un one-to-one meeting ?

Pour réussir son entretien en one-to-one, les managers mettent en place les actions suivantes :

• préparer le rendez-vous ;
• réaliser l’entretien ;
• établir un suivi.

Préparer le rendez-vous

La préparation du meeting en one-to-one est essentielle pour que le rendez-vous soit intéressant à la fois pour vous et pour le salarié. C’est aussi le meilleur moyen de ne rien oublier.

Au cours de cette phase, vous allez pouvoir :

• relire vos précédentes notes ;
• identifier les points à aborder en priorités ;
• noter des questions et/ou des exemples à citer au cours de l’échange. 

Réaliser le one to one

Au début de l’entretien, n’hésitez pas à mettre la personne en confiance en lui posant des questions simples. Elle doit vraiment comprendre que vous n’êtes pas là pour la juger, mais pour discuter avec elle.

Ensuite, résumez les éléments que vous avez abordés au cours des entretiens précédents. Vous pourrez ainsi faire le point sur les évolutions et relever les marges de progression.

Vous passez ensuite aux points que vous souhaitez aborder. Laissez alors régulièrement la parole au salarié pour qu’il puisse s’exprimer. N’hésitez pas à le relancer ou à l’encourager. Vous pouvez aussi lui proposer de commencer la discussion par le sujet de son choix, pour renforcer son implication. 

Terminez enfin la discussion en listant des actions à réaliser pour répondre aux enjeux ou questionnements évoqués au cours de l’entretien.

Établir un suivi

Au terme de l’entretien, conservez vos notes pour les échanges futurs. Enregistrez aussi les actions que vous souhaitez mettre en place de votre côté pour ne pas les oublier et les planifier dans votre agenda.

FAQ

Quelle différence entre un échange one-to-one et un entretien individuel ?

Les deux réunions se déroulent entre deux personnes : un membre de l’équipe encadrante et un salarié. En revanche, l’échange en one-to-one est généralement organisé entre un manager et un membre de son équipe pour aborder des questions variées (bien-être au travail, projets en cours, etc.). De son côté, l’entretien individuel est plus formel. Il est destiné à parler des performances du salarié et de son éventuelle évolution professionnelle.

Comment dire one to one en français ?

Le terme anglais est habituellement employé tel quel en français. Il est aussi possible de le noter “1:1” sur des messages écrits, ou de parler d’entretien en privé, seul à seul ou en tête-à-tête.

Comment conduire un one to one ?

Le manager doit en premier lieu préparer son rendez-vous et lister les éléments qu’il souhaite aborder. L’entretien commence par un échange un peu informel pour briser la glace. Le manager récapitule ensuite les éléments abordés au cours des échanges précédents, avant de passer à l’ordre du jour. Il doit toujours faire preuve d’écoute active afin de laisser le salarié s’exprimer. Il termine par lister ce qui a été dit et par noter les actions à mettre en place.