Création de domiciliation : comment répondre au courrier des impôts ?

Quelques semaines après la création de leur entreprise, de nombreux dirigeants découvrent dans leur courrier un formulaire intitulé « création de domiciliation », envoyé par le centre des finances publiques. Le document arrive en général par l’intermédiaire de la société de domiciliation, qui réceptionne le courrier de l’entreprise, et il appelle une réponse rapide.

Pourquoi l’administration fiscale envoie-t-elle ce formulaire, et qui doit le compléter ? Que faut-il indiquer dans chaque encadré, quelles pièces joindre et comment l’envoyer ? Que risque une entreprise qui laisse ce courrier sans suite ?

À quoi sert le courrier « création de domiciliation » des impôts ?

Le courrier de création de domiciliation est un questionnaire de l’administration fiscale qui permet au service des impôts des entreprises (SIE) de valider l’adresse fiscale d’une entreprise domiciliée. Il vise à confirmer que l’adresse du domiciliataire correspond bien au lieu où l’entreprise doit déposer ses déclarations et être imposée.

Cette vérification découle d’une règle posée par la doctrine administrative. D’après le Bulletin officiel des finances publiques, le lieu d’imposition ne peut être fixé à l’adresse d’une entreprise de domiciliation que si l’entreprise ne dispose d’aucun autre local professionnel où sont exercées son activité ou sa direction. Le questionnaire permet précisément au SIE de le constater.

L’administration est par ailleurs informée de l’arrivée de chaque nouvelle entreprise. La société de domiciliation transmet chaque trimestre au service des impôts des entreprises la liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux, ou qui en sont parties, au cours de la période. C’est souvent cette déclaration qui déclenche l’envoi du formulaire.

Quelles entreprises reçoivent ce courrier ?

Le formulaire de création de domiciliation concerne toute entreprise qui a fixé son siège chez une société de domiciliation, quelle que soit sa forme : société commerciale comme une SASU, une SAS ou une SARL, entreprise individuelle ou micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur). Le critère n’est pas la forme juridique mais le recours à un domiciliataire.

À l’inverse, une entreprise dont le siège est fixé au domicile de son dirigeant ou dans un local qu’elle loue n’est pas visée par ce questionnaire. Elle peut en revanche recevoir d’autres demandes du centre des finances publiques à sa création, comme le questionnaire relatif à l’activité professionnelle, qui poursuit un objet différent.

Un cas voisin mérite attention : selon la doctrine administrative, les artisans non inscrits au registre du commerce et des sociétés doivent être domiciliés fiscalement au lieu d’exercice effectif de leur activité ou, à défaut, à leur domicile. Pour eux, l’adresse d’un domiciliataire ne peut pas devenir l’adresse fiscale.

Comment remplir le formulaire de création de domiciliation ?

Le formulaire de création de domiciliation comporte une page d’information puis deux pages à compléter, organisées en trois encadrés. Une attestation sur l’honneur figure en fin de document, à remplir seulement dans un cas précis. Chaque rubrique se complète à partir des informations de l’entreprise déjà en votre possession.

Encadré 1 : l’identification de l’entreprise

Ce premier encadré recueille les coordonnées qui permettront au SIE de vous joindre : adresse électronique, numéro de téléphone portable et, si vous en disposez, numéro de ligne fixe. Indiquez des coordonnées que vous consultez réellement, le service pouvant revenir vers vous pour compléter le dossier.

Le formulaire demande aussi deux dates, au format JJ/MM/AAAA :

• la date effective de début d’activité, telle qu’elle a été déclarée lors de la création de l’entreprise ;
• la date de clôture du premier exercice, fixée par les statuts pour une société.

Encadré 2 : le comptable de l’entreprise

Le deuxième encadré identifie la personne qui tient la comptabilité : nom, adresse, téléphone et adresse électronique de votre expert-comptable. Si l’entreprise adhère à un organisme de gestion agréé, son nom se renseigne sur la ligne prévue ; à défaut, la ligne reste vide.

Un micro-entrepreneur qui tient lui-même sa comptabilité, sans faire appel à un professionnel, indique ses propres coordonnées dans cet encadré.

Encadré 3 : la domiciliation et le lieu d’exercice

Cet encadré est le cœur du questionnaire. La première question porte sur l’existence d’un local commercial ou professionnel. Elle conditionne la validation de la domiciliation fiscale à l’adresse du domiciliataire : une entreprise qui exerce son activité dans un local propre a vocation à y être imposée.

Le formulaire vous interroge ensuite sur les moyens offerts par le domiciliataire. Celui-ci doit mettre à disposition une pièce propre à assurer la confidentialité et à permettre les réunions des dirigeants, ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents de l’entreprise.

Il reste à préciser où sont conservés les documents comptables : chez la société de domiciliation, au cabinet de votre expert-comptable ou à votre domicile. Ce lieu est celui où l’administration pourra les consulter en cas de contrôle.

Attestation sur l’honneur : quand la remplir ?

L’attestation sur l’honneur ne se complète que si les documents comptables sont conservés ailleurs que chez le domiciliataire. Elle reprend votre identité, votre adresse, votre qualité dans l’entreprise, le nom de la société de domiciliation et le lieu où se trouve la comptabilité, puis se date et se signe.

Quelles pièces joindre au formulaire ?

Le formulaire de création de domiciliation doit être accompagné des justificatifs listés sur le courrier, qui établissent la réalité de la domiciliation et l’identité du dirigeant :

• la copie du contrat de domiciliation ;
• la copie de la procuration postale confiée au domiciliataire ;
• un justificatif du domicile personnel de l’exploitant ou du dirigeant ;
• la copie des statuts, pour une société.

Ces pièces correspondent aux informations que le domiciliataire doit lui-même conserver dans votre dossier, notamment le domicile personnel du représentant légal et le lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas chez lui. Un dossier complet évite une demande de pièces complémentaires de la part du SIE.

Pensez à numériser chaque pièce lisiblement avant l’envoi, en particulier si vous passez par la voie électronique.

Comment envoyer le formulaire au service des impôts des entreprises ?

Le formulaire de création de domiciliation se renvoie daté et signé, avec ses pièces jointes, dans le délai indiqué sur le courrier. Deux voies sont possibles.

• Par courrier postal, à l’adresse du service des impôts des entreprises mentionnée sur le formulaire.
• En ligne, depuis la messagerie sécurisée de l’espace professionnel sur impots.gouv.fr, en joignant le formulaire et ses justificatifs à votre message au SIE.

La voie en ligne suppose que l’espace professionnel de l’entreprise soit déjà créé et activé. Son ouverture passe par un code d’activation adressé par courrier postal à l’entreprise : une entreprise domiciliée le reçoit donc chez son domiciliataire. Tant que l’espace n’est pas opérationnel, le courrier postal permet de respecter l’échéance.

Que se passe-t-il si l’entreprise ne répond pas ?

Laisser le courrier de création de domiciliation sans réponse expose l’entreprise à voir son adresse de domiciliation écartée sur le plan fiscal. Selon la doctrine administrative, la domiciliation commerciale n’est pas retenue comme lieu de dépôt des déclarations dans deux situations :

• l’entreprise dispose d’un local professionnel ;
• l’entreprise ne répond pas aux courriers qui lui sont envoyés à l’adresse du domiciliataire, ou ne les retire pas, malgré au moins une relance.

Dans ces deux cas, faute de local propre désigné, l’entreprise est rattachée à l’adresse du domicile du chef d’entreprise ou, pour une société, de son dirigeant. Ses déclarations relèvent alors du service des impôts dont dépend cette adresse, et non plus de celui du domiciliataire.