Refacturation : comment ça fonctionne ? Le guide pratique

En tant que chef d’entreprise, la facturation fait partie de votre quotidien. Mais il arrive aussi que vous avanciez des frais pour vos clients : un achat spécifique, des billets de train, etc. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez vous les faire rembourser. C’est ce que l’on appelle la refacturation. Mais certaines règles sont à respecter. Voici comment fonctionne la facturation, et les bonnes pratiques pour la mettre en place sans erreur. 

Qu’est-ce que la refacturation ?

La refacturation, c’est tout simplement le fait de demander à votre client le remboursement de frais que vous avez engagés en son nom. Concrètement, il peut s’agir de frais de repas lors d’un déplacement professionnel, de billets de train, etc.

En pratique, la dépense initiale est bien facturée à votre entreprise, qui la comptabilise comme une charge. Ensuite, vous émettez une facture à votre client afin de récupérer ce montant. C’est la refacturation de frais au client.

Selon l’accord établi avec votre client, vous pouvez refacturer le montant exact payé ou y ajouter une marge. 

Quelles différences entre la refacturation de frais et les débours ?

Il est fréquent de confondre frais et débours, pourtant la différence est importante sur le plan comptable et fiscal.

La refacturation de frais concerne les dépenses que vous engagez au nom de votre entreprise. Vous payez d’abord la facture, qui est émise à votre nom, puis vous la refacturez à votre client pour être remboursé. La dépense est enregistrée en charge dans votre comptabilité. La refacturation, quant à elle, est comptabilisée comme un produit soumis à TVA.

À l’inverse, les débours sont des sommes que vous avancez, mais qui sont directement facturées au nom du client final. Dans ce cas, vous n’avez pas à refacturer, simplement à récupérer le montant exact que vous avez avancé. Ces montants ne sont pas soumis à TVA et n’impactent pas votre chiffre d’affaires.

Par exemple, vous rendez visite à votre client dans une autre ville. Vous payez l’hôtel avec la carte bancaire de votre entreprise :

• Si la facture est établie au nom de votre société, vous pourrez ensuite la refacturer à votre client. Il s’agit d’une refacturation de frais.
• Si la facture est directement émise au nom de votre client, alors vous avancez simplement la somme et la récupérez ensuite. C’est un débours.

Voici un tableau comparatif entre refacturation de frais et débours pour y voir plus clair.

Quels frais peuvent faire l’objet d’une refacturation ?

Tous les frais que vous engagez pour le compte de vos clients sont automatiquement refacturables. Pour pouvoir procéder à une refacturation de frais, la dépense doit respecter deux conditions :

• elle doit être réglée au nom de votre entreprise ;
• le client doit avoir accepté au préalable qu’elle soit refacturée.

Concrètement, voici les principaux types de frais que vous pouvez refacturer :

• frais de déplacement (billets de train, avion, location de voiture, etc.) ;
• frais d’hébergement (hôtel ou location de courte durée) ;
• frais de repas ;
• fournitures ou matériels spécifiques, etc.

Refacturation et TVA : comment ça marche ?

Concernant la refacturation de frais, la TVA doit toujours être prise en compte. En effet, les refacturations de frais sont considérées comme des dépenses imposables, que votre entreprise soit à assujettie à l’IS (impôt sur les sociétés) ou à l’IR (impôt sur le revenu).  

Lorsque vous refacturez exactement les dépenses engagées :

• Si vous récupérez la TVA sur vos achats, vous devez facturer hors taxe.
• Si vous ne récupérez pas la TVA, vous devez facturer TTC.

Comment procéder à une refacturation ?

La refacturation de frais demande de suivre les étapes suivantes :

• identifier les dépenses à refacturer ;
• choisir la méthode de facturation ;
• appliquer la TVA correctement ;
• établir la facture de refacturation.

Identifier les dépenses à refacturer

Avant toute chose, recensez toutes les dépenses effectuées pour votre client et assurez-vous d’avoir tous les justificatifs (factures, reçus, tickets, etc.). Ces documents sont indispensables pour valider la refacturation, tant pour votre client que pour votre comptabilité.

Choisir la méthode facturation

Vous avez deux options pour refacturer :

1. Intégrer les frais à la facture de vente. C’est pratique et simple, surtout si les frais sont accessoires à la prestation principale.
2. Créer une facture dédiée. Cela permet de détailler chaque dépense et de la distinguer clairement de la prestation principale.

Dans tous les cas, respectez bien les règles classiques de facturation : coordonnées de l’émetteur et du destinataire, numéro et de date de facture, description précise des biens ou services, montants, TVA, etc.

Appliquer la TVA correctement

Concernant la refacturation de frais, la TVA dépend de votre situation. Comme vu précédemment, vous devez refacturer HT ou TTC, selon si vous récupérez ou non la TVA.

Comment comptabiliser la refacturation ?

La comptabilisation des frais facturés permet de suivre correctement vos dépenses et vos recettes. Pour une refacturation, les comptes comptables à utiliser sont :

• Compte de classe 6. Pour enregistrer les frais engagés par l’entreprise (charges).
• Compte de classe 7. Pour enregistrer les frais refacturés au client, comme produit accessoire.
• Compte de classe 4. Pour les débours. 

Lorsque vous avancez des frais pour un client, enregistrez-les d'abord dans un compte de charges approprié. Par exemple :

• Les billets de train ou l’hébergement peuvent être inscrits au débit du compte 625 - Déplacements, missions et réceptions pour le montant HT.
• Utilisez le compte 44566 - TVA déductible sur autres biens et services” pour le montant de la TVA déductible.
• Créditez le compte 401 - Fournisseurs pour le montant TTC des frais.

La refacturation, quant à elle, s’enregistre de la façon suivante :

• Débitez le compte 411 - Clients, pour le montant TTC refacturé au client.
• Créditez le compte 708 - Produits des activités annexes” (ou un sous-compte destiné aux refacturations de frais) pour le montant HT.
• Créditez le compte 44571 - TVA collectée, pour le montant de la TVA collectée, si la refacturation inclut de la TVA.

Pour la refacturation entre sociétés, la comptabilisation suit le même principe. Chaque société doit enregistrer les frais engagés dans ses comptes des charges, puis refacturer l’autre société via un compte de produits (classe 7).