Frais de débours : pourquoi et comment y recourir ?

En tant qu'auto-entrepreneur, il vous arrive d'avancer des dépenses pour le compte de vos clients : un billet de train, des timbres, du matériel. Facturés en débours , ces frais vous sont remboursés à l'euro près, sans gonfler votre chiffre d'affaires ni vos cotisations, à condition de respecter quelques règles précises.

Voici comment fonctionnent les frais de débours en auto-entreprise, qui peut les facturer et comment établir une note de débours en règle.

Qu’est-ce que les frais de débours ?

Frais de débours : définition

Les frais de débours, par définition, sont des sommes avancées au nom d’un client et pour le compte d'un client. Ces frais professionnels doivent ensuite être remboursés par le client sur présentation de la facture correspondant aux frais avancés.

Les débours ne concernent pas tous les frais professionnels. D’une manière générale, ils recouvrent l’ensemble des frais que vous utilisez pour effectuer une prestation et que vous pouvez facturer au nom de votre client. Vous ne devez pas faire ces frais en votre nom, sinon vous ne pourrez pas les faire passer en frais de débours.

D'un point de vue fiscal, l'article 267 du Code général des impôts exclut ces sommes de la base d'imposition à la TVA, à condition qu'elles soient engagées au nom et pour le compte du client, portées dans un compte de passage, et justifiées auprès de l'administration.

Frais de débours : exemples

Les débours peuvent concerner différents types de dépenses, dès lors que la facture d'achat est établie au nom du client :

• les frais de déplacement pour une mission avancés au nom du client (billet de train, d'avion, d'hôtel ou de location de voiture réservé au nom du client) ;
• les frais postaux pour l'envoi des marchandises engagés au nom du client
• les droits de timbres fiscaux ou taxes administratives acquittés pour le compte du client.

Qui peut facturer des frais de débours ?

Toute entreprise peut facturer des frais de débours. Ces sommes ne sont pas incluses dans le chiffre d'affaires ou les charges de l'entreprise. Certaines formes juridiques présentent des spécificités. Y a-t-il un intérêt à facturer des frais de débours en micro-entreprise ? 

Oui, pour ne pas augmenter artificiellement son chiffre d'affaires. En effet, en contrepartie d’une gestion et d’une comptabilité très simplifiée, le statut d’auto-entrepreneur ne vous autorise pas à déduire vos dépenses de votre chiffre d'affaires, pas même les dépenses effectuées pour vos clients. 

Les cotisations de l’auto-entrepreneur sont calculées en fonction de son chiffre d'affaires. Acheter la marchandise en votre nom et la re-facturer ou même la sur-facturer par la suite augmenterait votre chiffre d'affaires et donc vos cotisations par la même occasion. Les frais de débours ne sont donc pas à déclarer à l’Urssaf, car ils ne sont pas compris dans la base d'imposition. 

Les débours n'entrent pas non plus dans l'appréciation des seuils de la micro-entreprise : les avancer pour le compte de vos clients ne rapproche pas votre activité des plafonds de chiffre d'affaires.

Les frais de débours ne sont pas toujours la solution idéale pour un auto-entrepreneur. Si ce dernier est en franchise de TVA, il achète du matériel TTC. Il ne peut donc pas se faire rembourser la TVA. Dans ce cas, il peut être plus intéressant de demander au client d'acheter lui-même le matériel. En effet, ce dernier peut récupérer la TVA et payer les produits moins chers.

Les frais de débours sont-ils déductibles ?

Non, les frais de débours ne sont pas déductibles des impôts. Ils ne sont pas considérés comme des charges. Ainsi, une charge déductible est une dépense réalisée pour sa propre entreprise et non pour le compte d’un client.

Comment facturer les frais de débours ?

Pour être remboursé de vos débours et les exclure valablement de votre chiffre d'affaires, vous devez respecter plusieurs conditions cumulatives, puis établir une facture conforme.

• Obtenir un accord signé de votre client sur la nature et le montant de l’achat. Ce mandat préalable formalise le fait que vous agissez au nom et pour le compte du client. Vous ne pouvez pas vous faire rembourser une somme supérieure à celle indiquée sur ce mandat.
• Faire établir la facture d'achat au nom du client, et non à votre nom.
• Reporter le montant exact de l’achat : il est strictement interdit, pour l’entrepreneur ayant avancé les frais de débours, de prendre une marge sur la somme remboursée par son client. Cela signifie que la demande de remboursement se fait à l’euro près. En effet, il est possible que l’administration vienne contrôler le remboursement des notes de débours et leur montant.
• Conserver les justificatifs tels que les tickets de caisse, et faire une photocopie. Toute preuve d’achat est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ;
• Porter la dépense dans un compte de passage dans votre comptabilité.

Vous avez maintenant tous les éléments pour établir votre facture de débours. Celle-ci doit comporter :

• les coordonnées du client ;
• les coordonnées du fournisseur ;
• la date ;
• le libellé et le montant des frais engagés ;
• le montant total des dépenses. 

Vous devez indiquer sur votre facture qu’il s’agit de frais de débours. Puis, vous devez joindre à la facture les justificatifs et en garder une copie.

Exemple de note de frais de débours

Voici un exemple de facture de débours d’un auto-entrepreneur coach en développement personnel :

Vous connaissez désormais le fonctionnement d’une note de débours. Il vous est recommandé de garder les copies des factures de débours, elles peuvent servir de justificatifs en cas de litige.

Comment comptabiliser les frais de débours ?

Les frais de débours, dont la comptabilisation doit être effectuée, sont considérés comme des frais de trésorerie :

• Comptabilisation à l’achat de débours : elle est enregistrée au compte 467 “autres comptes débiteurs ou créditeur”. Puis, le compte 512 “Banque” est crédité.
• Comptabilisation de la facturation du débours au client : le compte “Client” 411 doit être débité par le crédit du compte 467. Le débours étant exclu de la base de TVA, aucune TVA collectée n'est constatée sur ces sommes.