Vous vous demandez comment facturer les achats nécessaires à l’exécution de votre mission d’auto-entrepreneur? Achat de matériel, matière première ou encore frais de déplacement? Ce sont des frais de débours. La bonne nouvelle est que vous pouvez vous faire rembourser simplement par votre client!
Notions de frais de débours de l’auto-entrepreneur, intérêt, facturation et exemple de note: on vous indique la marche à suivre.
Auto-entrepreneur et frais de débours: définition et intérêt
Définition
Lorsque l’entrepreneur réalise des achats nécessaires à la réalisation d’une prestation pour l’un de ses clients, il va pouvoir facturer des frais de débours. Les frais de débours correspondent donc à la somme avancée par l’auto-entrepreneur, pour son client.
Attention: il ne faut pas confondre la note de débours avec la note de frais. Une note de frais est facturée par la société au client, tandis que dans le cas d’une note de débours, la facture est déjà au nom du client. La note de débours est accompagnée de la facture de débours, faite au nom du client. Ainsi, tous les justificatifs sont présents pour que le client puisse rembourser l’entrepreneur.
Frais de débours remboursables
Il faut distinguer les frais de débours et les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise. Les débours ne concernent pas tous les frais de l'auto-entrepreneur. D’une manière générale, ils recouvrent l’ensemble des frais que vous utilisez pour effectuer une prestation et que vous pouvez facturer au nom de votre client.
Les frais de débours d’auto-entrepreneur concernent principalement:
- Les débours: achat de marchandises et matières premières nécessaires à la réalisation d’une prestation (peinture, rouleaux, matériaux, etc);
- Les débours: frais de déplacement pour une mission si le client consent à les payer (billet de train, d’avion, d'hôtel, de location de voiture, etc);
- Les débours: frais postaux pour l’envoi des marchandises.
Attention: les frais kilométriques ne sont pas des frais de débours. Même s’ils sont réalisés dans le cadre d’une mission pour le compte d’un client vous ne pouvez pas avoir de facture en son nom.
Intérêt des frais de rebours
Quel est l’intérêt de facturer au nom du client et non pas au nom de l’auto-entreprise? Ne pas augmenter artificiellement son chiffre d'affaires.
En effet, en contrepartie d’une gestion et d’une comptabilité très simplifiée, le statut d’auto-entrepreneur ne vous autorise pas à déduire vos dépenses de votre chiffre d'affaires, pas même les dépenses effectuées pour vos clients.
Les cotisations de l’auto-entrepreneur sont calculées en fonction de son chiffre d'affaires.
Acheter la marchandise en votre nom et la re-facturer ou même la sur-facturer par la suite augmenterait votre chiffre d'affaires et donc vos cotisations par la même occasion.
La solution? Les frais de débours.
Voici un exemple de note de débours: un coach sportif propose d’acheter du matériel pour son client pour leur prochaine séance. Le coach va avancer les frais, mais la facture sera directement émise au nom de son client, qui a accepté par avance le paiement des frais par l’entrepreneur.
Comment facturer des frais de débours?
Vous devez suivre quelques règles ainsi qu'établir une facture pour être remboursé des frais de débours avec succès. La facture de l’auto-entrepreneur doit également répondre à certaines règles.
Vous devez dans un premier temps prendre toutes les précautions possibles pour vous assurer d’être remboursé par votre client et respecter les règles suivantes:
- Obtenir un accord signé de votre client sur la nature et le montant de l’achat;
- Facturer au nom du client;
- Reporter le montant exacte de l’achat: il est strictement interdit, pour l’entrepreneur ayant avancé les frais de débours, de prendre une marge sur la somme remboursée par son client. Cela signifie que la demande de remboursement se fait à l’euro près. En effet, il est possible que l’administration vienne contrôler le remboursement des notes de débours et leur montant;
- Conserver les justificatifs et faire une photocopie.
Vous avez maintenant tous les éléments pour établir votre facture. Vous devez indiquer sur votre facture qu’il s’agit de frais de débours ainsi que le montant de ces frais. Puis vous devez joindre à la facture le justificatif et en garder une copie.
Concernant la comptabilité de l’auto-entrepreneur, les notes de débours entrent dans le débit du compte 467. Cependant, elles n’entrent pas dans le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Exemple de note de débours pour l’auto-entrepreneur
Voici un exemple de facture de débours d’un auto-entrepreneur coach en développement personnel:
Vous connaissez désormais le fonctionnement d’une note de débours. Il vous est recommandé de garder les copies des factures de débours, elles peuvent servir de justificatifs en cas de litige.
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