Frais de représentation : que peut-on réellement déduire ?

Les frais de représentation font partie des dépenses professionnelles que l’on peut, sous certaines conditions, intégrer dans la comptabilité de son entreprise. Qu’il s’agisse de repas d’affaires, de déplacements ou d’événements professionnels, ils doivent toujours être justifiés et engagés dans l’intérêt de l’activité. 

Pour éviter les erreurs (et les mauvaises surprises en cas de contrôle), mieux vaut bien connaître les règles qui encadrent leur déduction. Legalstart vous en dit plus.

Qu’est-ce que les frais de représentation ?

Les frais de représentation en définition sont des dépenses engagées par un dirigeant ou un salarié :

• dans le cadre de son activité professionnelle ;
• dans le but de développer ;
• ou pour entretenir des relations commerciales. 

Cela peut inclure des repas avec des clients, des invitations à des événements, ou des déplacements professionnels spécifiques. Ces frais sont considérés comme liés à l’activité de l’entreprise, car ils visent à favoriser les opportunités d’affaires.

Ces frais peuvent être déduits du bénéfice imposable de l’entreprise, s’ils sont correctement justifiés et enregistrés.

À quelles conditions les frais de représentation sont-ils déductibles des impôts ?

Voici les 5 conditions à respecter pour que des frais de représentation soient admis en déduction fiscale par l’administration :

1. la dépense doit être engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise ;
2. la dépense ne doit pas être somptuaire ni excessive ;
3. la dépense doit entraîner une diminution de l’actif net ;
4. la dépense doit être enregistrée dans le bon exercice comptable ;
5. et la dépense doit être justifiée par un document probant. 

Chaque critère doit être rempli, sans exception, pour éviter un redressement en cas de contrôle.

1. La dépense doit être engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise

Les frais de représentation sont déductibles à condition d’être directement liés à l’activité de l’entreprise. Ils doivent servir son développement ou son bon fonctionnement, comme :

• renforcer une relation client ;
• conclure un contrat ;
• ou participer à un événement professionnel.

L’intérêt de l’entreprise doit être clair, réel et prouvable.

2. La dépense ne doit pas être somptuaire ni excessive

Un repas d'affaires peut passer, un dîner gastronomique à 1.000 € sans justification précise, non. Les frais trop élevés, déconnectés des usages habituels du secteur, ou à caractère luxueux (chasse de loisir, yacht, etc.) ne sont pas acceptés. 

Même lorsqu’un cadeau d'affaires est permis (vin, livre, place de concert…), sa valeur doit rester raisonnable. Si ces cadeaux dépassent un certain seuil (3.000 € au total par an), ils doivent être inscrits dans un relevé des frais généraux, sauf s’il s’agit d’objets publicitaires de faible valeur (moins de 73 € TTC pièce).

3. La dépense doit entraîner une diminution de l’actif net

Seules les charges qui réduisent effectivement le résultat imposable sont prises en compte. On parle ici de dépenses courantes et non d’investissements durables. Par exemple, l’achat d’un billet de train pour aller rencontrer un client entre dans cette catégorie, contrairement à l’achat d’un bien immobilisé (comme une voiture de société ou un mobilier coûteux) qui sera traité différemment dans la comptabilité. 

Les frais de représentation doivent être considérés comme des charges immédiates et non comme des immobilisations.

4. La dépense doit être enregistrée dans le bon exercice comptable

Une charge est rattachée à l’année pendant laquelle elle est engagée, même si la facture arrive un peu plus tard. Ce principe évite les décalages artificiels dans la comptabilité. 

Il s’applique uniquement aux entreprises qui tiennent une comptabilité d’engagement.

5. La dépense doit être justifiée par un document probant

Sans preuve écrite, pas de déduction. Une simple ligne dans un tableau Excel ne suffit pas. Il faut :

• une facture ;
• un reçu ;
• ou tout autre justificatif, mentionnant la date, le montant, l’objet de la dépense et l’identité des bénéficiaires (client invité, événement concerné…).

Plus les informations sont précises, plus l’entreprise sera en mesure de défendre la nature professionnelle de la dépense en cas de contrôle fiscal.

Quels sont les frais de représentation déductibles des impôts ? Exemples

Voici plusieurs catégories de frais considérés comme déductibles :

• les frais de transport et déplacements professionnels ;
• les repas professionnels ;
• l’hébergement temporaire ;
• la communication et outils numériques ;
• la documentation professionnelle ;
• les tenues professionnelles spécifiques ;
• ou l'organisation d’événements ou de séminaires.

Frais de transport et déplacements professionnels

Cela inclut :

• les indemnités kilométriques si un véhicule personnel est utilisé pour une mission ;
• ainsi que les billets de train ;
• les billets d’avion ;
• ou les locations de voiture pour se rendre à un rendez-vous client ou à un événement d'affaires.

Repas professionnels

Les repas pris avec des clients, partenaires ou prospects dans le cadre d’une discussion professionnelle peuvent être déduits. Le but doit toujours être professionnel :

• présenter une offre ;
• négocier un contrat ;
• fidéliser un client, etc. 

C’est le cas, par exemple, pour une graphiste qui invite un prospect à déjeuner pour lui proposer une refonte de son identité visuelle.

Hébergement temporaire

Lorsque la mission impose de dormir sur place, les frais d’hôtel ou de location courte durée peuvent être pris en charge.

Communication et outils numériques

Les dépenses liées à :

• l’informatique ;
• la téléphonie ;
• ou l’accès à Internet peuvent être considérées comme des frais de représentation si elles servent à préparer ou réaliser des échanges avec des partenaires professionnels. 

Par exemple, un entrepreneur prend un abonnement de visioconférence professionnelle pour animer des rendez-vous avec ses clients à distance.

Documentation professionnelle

L’achat de livres, revues spécialisées, formations en ligne, ou tout autre contenu destiné à améliorer l’expertise ou l’image professionnelle de l’entreprise entre dans cette catégorie.

On peut citer le cas d’une décoratrice d’intérieur qui achète un ouvrage sur les tendances événementielles pour améliorer ses prestations.

Tenues professionnelles spécifiques

Les frais de représentation peuvent être liés à l’achat de vêtements de travail. Uniquement s’ils sont nécessaires à l’exercice du métier et non utilisables dans un contexte personnel. 

Cela concerne surtout les uniformes ou tenues réglementées, comme pour un avocat et sa robe d’audience obligatoire par exemple.

Organisation d’événements ou de séminaires

Les dépenses engagées pour organiser :

• un séminaire ;
• un atelier client ;
• ou un événement de networking peuvent être déduites, à condition qu’elles aient un objectif professionnel clair.

Comment déduire ses frais de représentation ?

Les frais sont déductibles selon le régime fiscal de votre activité :

• le régime de la déclaration contrôlée (BNC réel) ;
• le régime micro-BNC ;
• l'abattement forfaitaire de 2 % ;
• ou le régime micro-entreprise.

Régime de la déclaration contrôlée (BNC réel)

Ce régime permet de déduire les frais réels, à condition qu’ils soient :

• justifiés (factures, notes de frais, précisions sur le contexte) ;
• engagés dans l’intérêt de l’activité ;
• et comptabilisés dans l’exercice en cours. 

C’est le régime le plus précis, mais aussi le plus exigeant en termes de suivi administratif. En effet, l’entreprise doit tenir une comptabilité complète et enregistrer chaque dépense au montant exact.

Régime micro-BNC

Dans ce régime, aucune déduction spécifique des frais de représentation n’est possible. 

L’entreprise bénéficie d’un abattement forfaitaire de 34 % sur ses recettes, censé couvrir l’ensemble de ses charges professionnelles (y compris les frais de représentation).

Abattement forfaitaire de 2 % (médecins secteur I uniquement)

Ce régime spécifique s’adresse uniquement à certains professionnels, comme les médecins conventionnés secteur I, qui peuvent opter pour un abattement fixe de 2 % au lieu de détailler leurs frais réels.

L’administration autorise cet abattement pour couvrir certaines dépenses comme la réception, la prospection, les petits déplacements ou les cadeaux professionnels.

Régime micro-entreprise

Comme pour le micro-BNC, aucune déduction au réel n’est autorisée. Le professionnel bénéficie d’un abattement forfaitaire automatique appliqué directement sur son chiffre d’affaires :

• 71 % pour la vente de marchandise ;
• 50 % pour les prestation de services BIC ;
• et 34 % pour les activités libérales BNC.

Comment comptabiliser les frais de représentation ?

Pour comptabiliser les frais de représentation, il faut d’abord les affecter au bon compte de charge selon leur nature :

• le compte 6251 pour les frais de déplacement (train, avion, essence) ;
• le compte 6256 pour les frais de séjour ou de participation à un congrès ;
• et le compte 6183 pour les inscriptions à des événements comme des colloques ou salons.

Si la dépense a été avancée par un salarié, on passe par le compte 467 ; si elle a été avancée par un dirigeant, elle est enregistrée dans le compte 108 (entreprise individuelle) ou 4551 (société). 

Ensuite, la note de frais ou la facture est enregistrée dans le journal des achats, avec toutes les informations utiles (date, objet, bénéficiaires). 

Il faut ensuite :

• débiter le compte de charge correspondant ;
• enregistrer la TVA déductible dans le compte 44566 si elle est récupérable ;
• puis procéder au remboursement du salarié ou du dirigeant si nécessaire. 

L’ensemble de ces opérations doit être justifié par des pièces précises et conservé dans la comptabilité de l’exercice concerné.

FAQ

Qu'est-ce que les frais forfaitaires de représentation ?

Il s’agit d’un abattement appliqué de manière automatique ou sur option dans certains cas (notamment pour certains professionnels libéraux) pour couvrir les dépenses de représentation sans avoir à détailler chaque frais. Ce forfait remplace la déclaration des frais réels, mais ne peut pas être cumulé avec eux.

Quel est le montant des frais de représentation ?

Il n’existe pas de montant fixe : tout dépend des frais réellement engagés. En revanche, certaines dépenses comme les cadeaux d’affaires doivent être inscrites sur le relevé des frais généraux si leur total dépasse 3.000 € par an, sauf objets publicitaires de faible valeur (moins de 73 € TTC pièce).

Comment déduire le coiffeur des impôts ?

Les frais de représentation d’un coiffeur ne sont pas déductibles, sauf cas très exceptionnels : si la prestation est liée à une activité artistique, médiatique ou de représentation publique, et que le lien professionnel est clairement établi. Il faut dans ce cas une justification solide et un usage exclusivement professionnel, ce qui reste rarement accepté.

Principales sources législatives et réglementaires :

• article 39 - Code général des impôts ;
• article 212 bis - Code général des impôts ;
• Bofip-Impôts n°BOI-BAREME-000003 relatif aux frais de carburant en € au km applicables pour 2024 ;
• Bofip-Impôts n°BOI-RSA-BASE-30-50 relatif aux dépenses professionnelles des salariés déductibles du revenu brut.