Les sociétés commerciales, comme une SARL ou une SAS, ne sont pas visées par le cœur du dispositif. Elles bénéficient seulement d’un allègement limité, présenté dans la FAQ en fin d’article.
Comment enregistrer les opérations en cours d’exercice ?
En cours d’année, une opération n’est comptabilisée qu’au moment où elle se traduit par un mouvement d’argent. Les recettes et les dépenses sont inscrites au jour le jour sur un ou plusieurs livres de trésorerie, en distinguant le mode de règlement (caisse, banque) et la nature de l’opération. Cette tenue correspond à une comptabilité de trésorerie, adossée à des pièces justificatives.
Plusieurs tolérances allègent ce suivi quotidien. Certaines ventes au comptant peuvent être inscrites globalement en fin de journée, et les prélèvements de l’exploitant peuvent faire l’objet d’une écriture unique en fin de mois, à condition d’en conserver les justificatifs. Pour la TVA, la comptabilité peut être tenue toutes taxes comprises ou hors taxe, mais elle doit distinguer les différents taux et faire ressortir la TVA récupérable.
La comptabilité retrace aussi les mouvements qui n’affectent pas directement le résultat :
- Les apports et les prélèvements de l’exploitant ;
- Les virements entre comptes, par exemple un dépôt d’espèces à la banque ;
- L'achat ou la vente d’une immobilisation, également inscrit sur le registre des immobilisations ;
- Les prêts accordés et les emprunts contractés à titre professionnel.
Le classement des pièces devient le pilier de la méthode, puisque les factures ne sont pas saisies à leur date. Chaque facture émise ou reçue reçoit un numéro d’ordre chronologique, puis est classée et annotée du règlement intervenu (mode, date, montant). Ce suivi permet de recenser, à la clôture, les créances et dettes encore ouvertes, sans double emploi ni omission.
Que faut-il constater à la clôture de l’exercice ?
À la clôture de l’exercice, l’entreprise centralise les opérations de l’année, recense ses créances et ses dettes, inventorie ses stocks et dresse l’inventaire de ses éléments d’actif et de passif. Les sommes restant à encaisser et à payer sont rapprochées de celles constatées au début de l’exercice. Ce rapprochement évite qu’un encaissement ou un paiement correspondant à une créance ou une dette d’un exercice antérieur soit compté deux fois.
Pour les stocks, l’évaluation simplifiée des stocks consiste à partir du prix de vente des biens à la date du bilan, puis à lui appliquer un abattement égal à la marge pratiquée par l’entreprise. Cette marge se calcule à partir des données de l’exercice précédent. Pour des marchandises, elle correspond à la différence entre les ventes et le coût d’achat des marchandises vendues. Les travaux en cours sont évalués au montant hors taxes des acomptes réclamés avant facturation.
Le dispositif assouplit aussi le rattachement de certaines charges. Les dépenses de frais généraux payées à échéances régulières, dont la périodicité n’excède pas un an, sont comptabilisées à leur seul paiement, sans régularisation de fin d’exercice. Sont notamment concernés les loyers, les primes d’assurance, les abonnements, les contrats d’entretien et les frais financiers. Les achats de marchandises et de matières, les immobilisations, les amortissements et les provisions restent exclus de cette mesure.
Ces opérations permettent ensuite d’établir le compte de résultat et le bilan. Un exploitant individuel placé au régime réel simplifié peut, en outre, ne pas établir d’annexe, conformément à l’article L123-25 du code de commerce.
Quels frais peuvent être évalués de façon forfaitaire ?
La comptabilité super simplifiée ouvre deux facilités de justification des frais généraux, propres à ce dispositif.
La première concerne le carburant consommé lors des déplacements professionnels de l’exploitant, qui peut être enregistré d’après un barème publié chaque année. Le montant s’obtient en appliquant ce barème au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, que vous devez pouvoir justifier. La mesure vise les véhicules à usage mixte, professionnel et personnel. Elle exclut les véhicules à usage uniquement professionnel, comme les camions ou les utilitaires, ainsi que les entreprises de transport de personnes ou de marchandises. Seul le carburant est concerné, à l’exclusion de l’entretien, de l’assurance ou de l’amortissement du véhicule.
L’option pour ce barème est mentionnée sur un état joint à la déclaration de résultats, qui indique le véhicule, le kilométrage total et professionnel, le montant forfaitaire et ses modalités de comptabilisation. Si une partie des dépenses réelles de carburant a déjà été enregistrée, seule la différence avec le montant forfaitaire est comptabilisée.
La seconde facilité porte sur les frais généraux accessoires payés en espèces, comme des frais de parking, des pourboires ou de menus frais de réception. Leur justification n’est pas exigée dans la limite de 1 pour 1 000 du chiffre d’affaires hors taxes réalisé, avec un minimum de 150 €.
Pour une entreprise qui réalise 300 000 € de chiffre d’affaires hors taxes, la limite atteint ainsi 300 € de menus frais payés en espèces sans justificatif. Avec 120 000 € de chiffre d’affaires, le calcul donnerait 120 €, et c’est donc le minimum de 150 € qui s’applique.
Ces facilités ne dispensent pas de conserver les justificatifs des autres dépenses, qu’il s’agisse des achats, des loyers ou des frais de véhicule autres que le carburant.
Comment exercer l’option chaque année ?
La comptabilité super simplifiée est une simple faculté. L’option s’exerce au titre de chaque exercice, en cochant la case prévue à cet effet sur la déclaration de résultats n° 2031, conformément à l’article 38 sexdecies-00 A de l’annexe III au CGI. Vous pouvez y renoncer après l’avoir utilisée pendant un ou plusieurs exercices, si vos besoins de suivi évoluent.
Un changement de mode de comptabilisation suppose de veiller à ce qu’une même charge ne soit pas déduite deux fois, d’un exercice sur l’autre. La doctrine administrative, publiée sous la référence BOI-BIC-DECLA-30-20-20, détaille ces règles de passage et les obligations de tenue.
Le dispositif allège la forme de la comptabilité, pas son exigence. Pour conserver sa valeur probante, la comptabilité doit enregistrer exactement toutes les opérations de l’entreprise, s’appuyer sur des pièces justificatives suffisantes et ne pas comporter d’erreurs, d’omissions ou d’inexactitudes graves et répétées.
