Frais professionnels d’un président de SASU : comment ça marche ?

Lorsqu'un président de SASU engage des frais dans le cadre de son activité, ces dépenses peuvent être remboursées, car elles constituent des frais professionnels.

Reste une règle d'or : toujours justifier ces sorties d'argent, pour écarter tout risque d'abus. Legalstart répond à vos interrogations sur les frais professionnels du président de SASU.

Qu’est-ce que les frais professionnels ?

À l’instar d’un employé, un président de SASU peut avoir des frais professionnels.

Frais professionnels : définition

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées dans le cadre d’une mission menée pour le compte d’une entreprise. Elles sont prises en charge par l’employé ou le dirigeant, qui demande par la suite un remboursement auprès de sa société.

Pourquoi déduire les frais professionnels du président de la SASU ?

Tout comme pour un salarié, il est tout à fait possible de déduire les frais de missions d’un président de SASU. En effet, ils sont considérés comme des charges. Or, les SASU sont imposées sur leurs bénéfices réels dégagés. De fait, il est possible de déduire les frais professionnels des résultats de la société (article 39 du Code général des impôts). Cette possibilité permet de réduire l’assiette fiscale, et donc d’alléger la fiscalité de l’entreprise.

Cette déduction s’effectue sur la base du montant réel des frais professionnels. Certaines dépenses, comme celles liées aux véhicules, peuvent néanmoins être évaluées forfaitairement.

Quels sont les frais professionnels du président de SASU à la charge de la société ?

C’est l’expert-comptable qui détermine la validité des frais déboursés. Pour un président de SASU, les frais déductibles sont les suivants :

• les frais de restauration ;
• les frais de voiture ;
• les frais liés aux dépenses courantes lorsque le siège social de la SASU est au domicile du président ;
• certaines dépenses spécifiques.

Les frais de restauration

Les frais de repas du dirigeant de SASU peuvent être pris en charge par la société dans deux cas :

• le repas d'affaires, où le président convie un tiers (client, prospect, partenaire), déductible s'il est justifié et proportionné ;
• et le repas pris en déplacement professionnel, lorsque le dirigeant est éloigné de son lieu de travail habituel et de son domicile.

Un repas pris seul à proximité du bureau reste une dépense personnelle : il n'est ni remboursable ni déductible.

L'administration ne fixe pas de plafond chiffré par repas : le montant doit rester raisonnable et justifié (facture nominative, identité des convives, motif).

Lorsque la société verse une indemnité forfaitaire pour un repas pris en déplacement, celle-ci est exonérée de cotisations dans la limite du barème URSSAF, soit 21,40 € par repas en 2026, au-delà, la fraction excédentaire est soumise à cotisations, sauf justification.

Frais liés à l’utilisation d’un véhicule pour les déplacements professionnels

Un président de SASU peut recevoir une compensation financière s’il doit utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Les dépenses suivantes sont considérées comme des frais de mission :

• l’achat de carburant ;
• l’entretien annuel du véhicule ;
• le paiement de la prime d’assurance ;
• l’achat de pneus ;
• les frais de péage et de stationnement ;
• les frais de leasing de l’automobile, le cas échéant. 

L’indemnité kilométrique d’un président de SASU se calcule sur la base de la distance qui sépare le logement et le siège de la société. L’expert-comptable doit alors se reporter au barème kilométrique applicable aux voitures pour déterminer le montant versé au dirigeant.

Frais liés aux dépenses courantes lorsque le siège social est domicilié chez le président de SASU

Il est possible de faire passer certaines dépenses courantes en tant que frais professionnels. Elles sont calculées au prorata de la surface utilisée pour l’exercice de l’entreprise. Il est ainsi possible de déduire une partie des dépenses liées :

• au téléphone ;
• à l’eau et à l’électricité ;
• aux primes d’assurances ;
• aux taxes d’habitation.

Frais liés à des dépenses spécifiques

Il est possible que d’autres dépenses engagées pour le développement de l’entreprise soient considérées comme des frais professionnels. C’est notamment le cas :

• des emprunts souscrits à titre personnel par le président ;
• de cadeaux offerts aux clients;
• les frais de formation professionnelle, s’ils sont réalisés par un organisme agréé ;
• certains frais de réception, destinés à entretenir la relation avec les clients.

Quant à eux, les frais d’habillement ne sont généralement pas considérés comme des frais professionnels, à l'exception de certaines situations où les vêtements sont obligatoires pour l’exercice de la profession. C’est notamment le cas pour les avocats ou les médecins.

Comment sont remboursés les frais de mission du président de SASU ?

Les frais de missions peuvent être remboursés de deux façons :

• au réel. Le président doit alors fournir une note de frais, accompagnée de ses justificatifs ;
• sous forme d’indemnisation forfaitaire, si le montant des dépenses est régulier.

Comment faire une note de frais professionnels pour un président de SASU ?

Pour justifier et obtenir le remboursement de ses frais de mission, le président de SASU doit rédiger une note de frais.

Les informations à fournir

Pour être valable, une note de frais doit comporter les éléments suivants :

• la date de la dépense ;
• sa nature ;
• la somme à débourser ;
• toute observation qui pourrait permettre de justifier la dépense (la raison de la dépense, le nom du magasin ou du restaurant ou encore le nom des personnes invitées au repas)

Une note de frais ne constitue pas pour autant un justificatif. C'est pourquoi il est impératif de joindre une pièce justificative.

Les documents justificatifs à fournir

Toute note de frais doit être accompagnée de ses pièces justificatives. Il peut s’agir de :

• factures ;
• tickets de caisse ;
• reçus. 

Ces documents doivent contenir la mention “payée”, et préciser leur montant HT, TTC, et la TVA.

Frais de mission du président de SASU et note de frais : les bonnes pratiques

Pour éviter tout litige au cours d’un contrôle fiscal, il convient de faire attention aux points suivants lors de la rédaction des notes de frais :

• indiquer un maximum d’informations sur les motifs de la dépense ;
• préciser le nom du président de la SASU et l’identité de la société ;

• s’assurer que la pièce justificative qui accompagne la note de frais indique bien le montant à débourser sous forme HT, TTC, ainsi que la TVA.
  

Pour plus de simplicité, vous pouvez utiliser un modèle de note de frais en SASU et le personnaliser en fonction de la situation et du type de frais.

Frais professionnels du président de SASU : quid des frais engagés avant la création de la société ?

Pendant la phase de création d'une entreprise, il n'est pas rare que le futur dirigeant avance des frais, en particulier quand il est l'actionnaire unique de la SASU. La question se pose alors de savoir si le président de la SASU peut se faire rembourser les frais professionnels qu'il a engagés avant la création. La réponse est oui. On parle alors de reprise des engagements de la société en formation (article L210-6 du Code de commerce).

Plusieurs conditions doivent néanmoins être remplies :

• il doit s'agir de dépenses nécessaires à la création de la SASU ;
• la reprise des frais doit être prévue dans les statuts, et les factures doivent y être annexées ;
• les dépenses doivent aussi avoir été réalisées dans un délai raisonnable avant la création de l'entreprise, en général autour de 3 mois.