Le dépôt des comptes annuels : les étapes à suivre en 2026

Le dépôt des comptes annuels représente une étape importante de la vie de l’entreprise. Obligatoire pour la majorité des structures, cette formalité garantit la transparence dans la vie des affaires.

Comment ce dépôt des comptes annuels fonctionne-t-il en pratique ? Quels sont les délais à respecter pour éviter les sanctions ? Voici tout ce que vous devez savoir pour sécuriser cette étape clé.

Qu'est-ce que le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est l’envoi au greffe du tribunal de commerce compétent des comptes approuvés par les associés. Ce dépôt est suivi d’une publication et répond donc à un objectif de transparence essentiel en droit des affaires. Cette transparence est une garantie de confiance pour l’ensemble du marché.

Ce dépôt ne peut pas exister sans deux étapes préalables, l’établissement des comptes et l’approbation des comptes annuels.

L’établissement des comptes annuels

Tout d’abord, l’établissement des comptes annuels est une étape essentielle puisqu’elle permet d’avoir une vision sur toutes les opérations réalisées pendant l’exercice social de la société.

Les comptes annuels sont donc les documents comptables qui vont être déposés à l’occasion du dépôt des comptes annuels. Ils sont composés de trois éléments : 

• Le bilan comptable va rendre compte de la situation financière de la société.
• Le compte de résultat donne un aperçu de l’activité de l'entreprise et permet donc de déterminer si l’entreprise a fait un bénéfice ou est en déficit.
• L’annexe comptable expose les règles comptables appliquées. Ce document est nécessaire pour la compréhension du bilan et du compte de résultat.

L’approbation des comptes

L’approbation des comptes est une étape préalable primordiale au dépôt des comptes annuels. Il est nécessaire de ne pas les confondre. L’approbation des comptes désigne la décision par laquelle les associés valident la gestion et les résultats financiers de l’année écoulée. 

Qui doit procéder au dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales et libérales (SAS, SARL, SASU, etc.) mais certaines structures sont exemptées.

Les sociétés concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels

Les sociétés suivantes ont une obligation de dépôt de leurs comptes annuels : 

• les sociétés par actions (SAS, SA, SASU et SCA) ;
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL) ;
• les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELAS, SELCA) ;
• les sociétés de personnes (SNC et SCS) ;
• les sociétés européennes dont le siège social est en France ;
• les sociétés étrangères avec une succursale en France ;
• les coopératives agricoles qui dépassent certains seuils.

Cette obligation concerne même les sociétés qui n’ont pas d’approbation à proprement parler, elles devront quand même obligatoirement envoyer leurs comptes au greffe. C’est le cas des sociétés dont l’associé unique est le gérant, puisqu’il est seul, il n’y a pas d'assemblée générale d’approbation. On considère donc que le dépôt au greffe vaudra approbation.

Concernant la personne qui devra s'acquitter de la formalité de dépôt des comptes annuels auprès du greffe, il s’agira du dirigeant d’entreprise, gérant ou président.

Les entreprises exemptées du dépôt des comptes annuels

D’autres entreprises, au contraire, ne seront pas concernées : 

• Les entreprises individuelles (y compris les micro-entrepreneurs) n’ont pas de compte à déposer. Comme il n’y a pas de distinction juridique entre le dirigeant et l’entreprise, cette formalité ne s’applique pas.
• Les sociétés civiles n’ont pas d’obligation, le dépôt est simplement facultatif. 

Quand doit avoir lieu le dépôt des comptes annuels ?

Tout le processus menant au dépôt des comptes annuels doit suivre un calendrier précis. 

Avant ce dépôt, l’approbation des comptes intervient dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. 

Pour ce qui est du dépôt, il doit être fait dans le mois suivant l’approbation des comptes par courrier ou directement au tribunal. Il interviendra donc au maximum 7 mois après la clôture des comptes annuels.

Si vous ne déposez pas vos comptes, vous vous exposez à des sanctions civiles et pénales. Le président du tribunal peut instituer une astreinte qui entraînera une amende pour chaque jour de retard qui devra être acquittée envers le Trésor public. 

De plus, en l’absence de dépôt, la société s’expose à une amende allant de 1.300 à 3.000 euros au titre des sanctions pénales.

Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?

Une fois vos comptes établis et approuvés par les associés, vous devez procéder à leur dépôt officiel. Depuis 2023, cette démarche s'effectue en ligne sur le Guichet Unique de l’INPI. Notez que si vous rencontrez des blocages techniques persistants sur le site (ce qui peut arriver), une procédure de secours "format papier" reste possible par courrier ou directement au Greffe du Tribunal de commerce.

Faire seul ou déléguer à un professionnel ? Le dépôt des comptes est une obligation stricte dont le non-respect peut entraîner des sanctions pénales. Pour sécuriser cette chaîne complexe, deux solutions s'offrent à vous :

• Agir seul : vous réalisez le dépôt vous-même. Attention, le formalisme est rigoureux. Une erreur entraîne un rejet du Greffe et des frais de régularisation.
• Se faire accompagner par un professionnel (option recommandée) : pour gagner du temps et éviter les erreurs, vous pouvez déléguer votre approbation et dépôt des comptes par LS Compta (le cabinet d'expertise comptable du groupe Legalstart). Legalstart peut s’en occuper aussi.

Une fois le dépôt réalisé, il sera suivi par la publication des comptes annuels au Bulletin des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Option de confidentialité : comment protéger ses données financières lors du dépôt des comptes annuels ?

Comme nous l’avons mentionné, le dépôt des comptes annuels et leur publicité répondent à une volonté de transparence de la vie des affaires. Mais, dans certains cas, on considère que cette transparence pourrait s’avérer néfaste pour les petits acteurs du marché.

C’est pourquoi une option de confidentialité des comptes a été créée. Elle permet aux acteurs ne dépassant pas certains seuils de conserver la confidentialité de leurs comptes sociaux.

Les micro-entreprises ne doivent pas dépasser 2 des 3 seuils suivants :

• un bilan de 450.000 € ;
• un CA net de 900.000 € ;
• un nombre moyen de salariés de 10.

Les petites entreprises ne doivent pas dépasser 2 des trois seuils suivants : 

• un bilan de 7,5 millions d'euros ;
• un CA net de 15 millions d'euros ;
• un nombre moyen de salariés de 50.