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Approbation des comptes annuels : qui y et tenu ? 

Chaque année, toutes les sociétés (SARL, SAS, SCI) doivent déposer leurs comptes annuels au greffe. Pour cela, les comptes annuels doivent être approuvés par les associés de la société. Parfois méconnue en pratique, l'approbation des comptes annuels est une étape obligatoire en lien avec la tenue de la comptabilité de l'entreprise : tous les comptes sont arrêtés à une date précise, et pourront être comparés selon les années. Surtout, cette étape permet aux associés de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise (gérant ou président) et de décider de la future orientation de la société. 

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Qui est responsable ? Quand faut-il approuver les comptes ? Et surtout, quelles sont les sanctions en cas d'absence de dépôt ?

Mini-sommaire :

  1. Qui doit faire approuver ses comptes annuels ?
  2. Quelles sont les étapes de l'approbation des comptes ?
    1. Etablir vos comptes annuels
    2. Rédiger le rapport de gestion
    3. Organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes
  3. Que se passe t-il une fois les comptes approuvés ? 

approbation des comptes

Qui doit faire approuver ses comptes annuels ?

Toutes les sociétés doivent faire approuver leurs comptes annuels. L’approbation des comptes concerne tant les sociétés pluripersonnelles (SAS, SARL et SCI) que les sociétés unipersonnelles (SASU et EURL). A la marge, les associations exerçant une activité économique sont tenues de faire approuver leurs comptes associatifs annuels, lorsqu'elles dépassent certains seuils. 

C’est au dirigeant d’entreprise et non au comptable qu’il revient d’engager la procédure d’approbation des comptes.

Quelles sont les étapes pour l'approbation des comptes ?

Etablir vos comptes annuels

A la fin de chaque exercice comptable (ou exercice social), votre société doit clôturer son exercice social. La date de la clôture d’exercice social est identique chaque année et prévue par les statuts. C'est à cette date que commence la procédure d'approbation des comptes annuels : à partir de là, vous disposez de 6 mois pour faire approuver vos comptes

Lors de la clôture de l'exercice social, vous devez établir les comptes de votre entreprise. Les comptes annuels permettent d'avoir une vision de toutes les opérations réalisées pendant l’exercice social de la société.

Etablir les comptes annuels d'une entreprise est une procédure complexe et fasitidieuse, pour laquelle il est recommandé de faire appel à un professionnel de la comptabilité

Rédiger le rapport de gestion 

Une fois les comptes de clôture établis, il revient au(x) gérant(s) de SARL ou de SCI et au président de la SAS d’établir un rapport de gestion. Ce rapport est l’occasion pour les dirigeants de rendre compte de leur gestion aux associés.

Cette étape est impérative pour les SARL et les SAS. En revanche, elle est facultative pour les EURL et SASU dirigées par une personne physique et ne dépassant pas deux des trois seuils suivants : 1 million d’euros de bilan, 2 million d’euros de CA et en moyenne 20 salariés permanents employés au cours de l’exercice.

Le rapport de gestion permet de :

  • Faire état de l’activité de la société pendant l’exercice comptable : il précise la situation et activité de la société, les résultats de la société, l’évolution prévisible de la situation de la société, les événements importants survenus entre la date de clôture et celle à laquelle le rapport est établi et les activités de la société en matière de recherche et de développement.
  • Présenter les résultats et la situation financière de l’entreprise : il indique le montant des dividendes distribués au titre des trois derniers exercices et montant des revenus, l’analyse objective et exhaustive de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation financière de la société (notamment sa situation d’endettement, au regard du volume et de la complexité des affaires) et les principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée.

Organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes

C’est lors de l’assemblée générale annuelle des associés que les comptes sont approuvés ou désapprouvés. Cette assemblée doit être réunie dans les six mois suivants la clôture de l’exercice social.

Avant cette assemblée, le gérant de SARL ou SCI ou le président de la SAS doivent mettre à la disposition des associés l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes. Souvent, ces documents sont transmis en même temps que la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Les associés doivent être convoqués à l’assemblée générale d’approbation des comptes au moins 15 jours avant sa tenue. Les statuts de la société (SARL, SAS, SCI) peuvent toutefois prévoir un délai plus long ou, s’il s’agit d’une SAS, un délai plus court.

Une fois réunis, le dirigeant de l’entreprise soumet son rapport et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes  au vote des associés. Les associés décident alors de :

  • L’approbation, la modification ou le rejet des comptes sociaux : à la majorité, les associés peuvent décider de valider, de modifier ou de rejeter les comptes sociaux. Il est fréquent que les associés décident d’approuver les comptes, toutefois, en cas de fraude, de manque de clarté ou de faute de gestion, les associés peuvent décider de désapprouver les comptes.
  • L’affectation du résultat (bénéfices ou pertes) : les associés peuvent décider d’affecter une partie des bénéfices aux réserves, de les reporter à l’année suivante ou de les distribuer sous forme de dividendes. En revanche, si la société accuse des pertes, les associés ne pourront pas décider de distribuer des dividendes.

Les décisions des associés sont ensuite retranscrites dans un procès verbal d’assemblée générale. Etablir ce PV est impératif, il devra être transmis au greffe par la suite, et marque la fin de la procédure d'approbation des comptes. 

Que se passe t-il une fois les comptes approuvés ?

Une fois que l’assemblée générale a eu lieu, une dernière étape, purement formelle, est à effectuer dans le mois qui suit l'approbation des comptes : le gérant ou président de la société doit déposer les comptes approuvés au greffe. Cette étape est impérative pour les sociétés commerciales (SARL, SAS) mais simplement facultative pour les SCI. En cas d’absence de dépôt, vous recevrez une convocation de la part du tribunal de commerce et risquez d’être condamné au paiement d’une amende de 1 500 €.  

Les comptes doivent être déposés dans le mois suivant la décision d’approbation des comptes, c’est-à-dire maximum 7 mois après la clôture des comptes annuels. Si vous avez dépassé ce délai, il est possible de demander une prorogation au président du Tribunal de commerce. Cette prorogation vous permettra de disposer d’un délai plus long pour déposer vos comptes et donc, de régulariser votre situation.

Vous devez alors transmettre au greffe, en double exemplaire :

  • les comptes sociaux annuels (bilan, compte de résultat et annexes) ;
  • le rapport de gestion ;
  • le PV d’AG d’approbation des comptes et d’affectation du résultat ; et
  • s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes.

Si vous êtes l'associé unique et gérant d’une EURL ou président d’une SASU, vous n'êtes pas tenu de déposer le PV d’AG d’approbation des comptes. Le simple dépôt au greffe des comptes annuels dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social suffit.   

Une fois les documents déposés au greffe du tribunal de commerce, l’accomplissement de cette formalité est mentionné au Bulletin des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes, la publication au Bodacc confère un caractère public aux comptes annuels de la société, qui peuvent alors être consultés par toute personne sur le site infogreffe.fr. 

En revanche, si les comptes n’ont pas été approuvés, le dirigeant d’entreprise devra simplement déposer un extrait du PV de l’assemblée générale faisant état de la délibération du refus d’approbation.

  

L’approbation est un événement important pour le dirigeant et les associés d'une société. Il est nécessaire de l'anticiper car il arrive rapidement pour la société créée récemment. Vous connaissez maintenant les étapes à suivre pour procéder à l’approbation de vos comptes !

Date de mise à jour : 05/05/2017

Rédactrice : Ombeline Cathelineau, élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Ombeline est spécialisée dans l’accompagnement juridique des entrepreneurs. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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