Dans une SCI, les décisions relatives au fonctionnement ou à l’organisation de la société entrainant une modification statutaire, sont prises par l’ensemble des associés lors de l’Assemblée générale (AG). Quelle que soit la nature de cette réunion (ordinaire ou extraordinaire), il est obligatoire de retranscrire, sur papier et de manière formelle, tous les évènements qui marquent le cours de l’AG. On appelle ce document le procès-verbal d’Assemblée générale.
Lorsque l’on est dirigeant ou associé d’une SCI, il est nécessaire de connaître l’importance des PV d’Assemblée générale et de savoir les rédiger.
Le procès-verbal d’Assemblée générale de SCI: à quoi ça sert?
Comme indiqué ci-dessus, le procès verbal d’Assemblée général de SCI ou, plus simplement, le procès-verbal de SCI est un document papier qui constate les décisions et évènements marquants ayant eu lieu lors de l’Assemblée générale.
Il est particulièrement important car, dû à la forme juridique de la SCI (qui requiert un minimum de 2 associés), toutes les décisions relatives au fonctionnement et à l’organisation de la société sont prises lors des Assemblées générales. Par exemple, il sera toujours nécessaire de dresser un PV d’Assemblée générale de SCI en cas de cession de parts, d’approbation des comptes, de dotation à la réserve légale de la SCI, de modification d’objet social de la SCI, etc.
Supposé refléter avec sincérité et objectivité les décisions prises lors de l’AG, le procès verbal de SCI entraîne des effets juridiques. Il fait notamment état de preuve en cas de conflit entre les membres de la société.
Exemple: s’il y a un désaccord entre les associés relativement au montant d’un emprunt bancaire effectué, l’autorisation d’emprunt (ainsi que son montant chiffré) aurait fait l’objet d’un PV d’AG.
Par ailleurs, le fait de falsifier ou de créer de toute pièce un PV d’AG de SCI est un délit pénal passible de 45000 euros d’amende et de trois ans d’emprisonnement.
Qui rédige le PV d’Assemblée générale de SCI?
Normalement, dans une SCI, le PV d’Assemblée générale doit être dressé par le gérant de la SCI. Toutefois, la rédaction peut être confiée à un juriste ou un avocat notamment si l’Assemblée générale fait l’objet de décisions importantes (une augmentation de capital, la dissolution de la société, etc.).
Quel délai pour dresser le PV d’Assemblée générale de SCI?
Légalement, il n’existe pas de délai pour dresser le PV d’Assemblée générale de SCI. Néanmoins, il est recommandé de le rédiger rapidement après la réunion pour retracer au mieux la chronologie des évènements et pour n’omettre aucun fait marquant.
Il est possible d’établir une “minute” au cours de l’AG qui constituera un brouillon pour la rédaction du procès verbal de SCI.
Comment rédiger un PV d’Assemblée générale de SCI?
La rédaction des PV d’Assemblée générale de SCI répond à des exigences précises.
La forme
Les PV d’Assemblée générale de SCI doivent être rédigés et archivés dans des registres prévus à cet effet. Les registres des délibérations des Assemblées d'associés de SCI doivent obligatoirement être cotés et paraphés par le greffier du tribunal ou la mairie. C’est un service gratuit.
Le contenu
En théorie la loi n’impose pas de mentions particulières pour les PV d’Assemblée générale de SCI mais, en pratique, on y inclut toujours :
- la date et le lieu de la réunion;
- les noms et prénoms de tous les associés (qu’ils soient présents ou non);
- les documents et le rapport de gestion soumis à l'Assemblée;
- un résumé des débats;
- le texte des résolutions présentées lors de l’AG (qu’elles soient adoptées ou rejetées);
- le résultat des votes.
Modèle de PV d’Assemblée générale de SCI (à 2 associés ou plus)
Étant donné le formalisme et l’importance du procès-verbal, il est recommandé de se référer à un modèle de PV d’Assemblée générale.
Selon les prises de décisions, le contenu du procès-verbal d’Assemblée générale de SCI sera différent. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale pour une augmentation de capital ou une dissolution de SCI demandera une attention particulière, compte tenu de l’importance de ces décisions. En revanche, moins de rigueur sera nécessaire pour le procès-verbal qui atteste du simple changement d’adresse du gérant de la SCI.
Il faut donc que le modèle de PV d’AG soit adapté à chaque situation.
Mise à jour: 25/09/2020
Rédaction : Marion Etienne, Double Master en Droits Français et Anglais - University of Exeter & Université de Rennes 1. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
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