Les décisions prises collectivement en assemblée générale doivent être consignées au sein d’un procès verbal. Son objectif est de consigner les débats et les résolutions de chaque séance, ce document constitue une preuve pour les associés et les tiers. Le PV d’assemblée générale atteste, par exemple, de la volonté de procéder à une modification statutaire ou à une augmentation de capital.
Vous découvrirez dans cet article ce qu’est un procès verbal d’assemblée générale, comment le rédiger et comment l’utiliser.
Qu’est-ce qu’un PV d’assemblée générale?
Le procès verbal (PV) est un document vous permettant de consigner et certifier l’ensemble des décisions prises en assemblée générale (AG). Grâce à sa force probatoire, vous pouvez également l’utiliser comme preuve dans l’hypothèse où naîtrait un litige.
Il atteste l’ensemble des évènements relatifs à la création, la vie et la fin de votre société. Cela regroupe les:
- Décisions prises en assemblées générales ordinaires (AGO). Elles concernent toutes les résolutions ne modifiant pas les statuts: affectation du résultat, approbation des comptes, etc.;
- Décisions prises en assemblées générales extraordinaires (AGE). Il s’agit des décisions ayant pour objet la modification des statuts: transfert du siège social, transformation de la forme juridique, modification de l’objet social, fusion, dissolution, prorogation de la durée de la société, etc.
Pour chacune des séances d’assemblée générale, le procès verbal contient les informations relatives à votre société, celles propres à la séance, le résumé des débats ainsi que les différentes résolutions ayant été prises collectivement.
Les particularités de la SASU
Bien que le droit de vote ne soit confié qu’à un unique actionnaire dans cette société, il faut tout de même faire un PV d’assemblée générale en SASU afin de constater par écrit les décisions que vous prenez.
En comparaison avec le PV d’assemblée générale de la SAS, le formalisme est cependant simplifié. En effet, seules les décisions doivent y être consignées (pas de résumé des échanges puisque vous êtes seul).
Les particularités de la SCI
De même que pour le PV d’assemblée générale d’une SARL ou d’autres sociétés, le PV d’assemblée générale en SCI (Sociétés Civiles Immobilières) est une formalité légale obligatoire.
Dans l’hypothèse d’une cogérance, il est nécessaire de faire apparaître dans les statuts de votre société la répartition des pouvoirs en matière d’assemblée générale. Vous devez ainsi déterminer si la convocation implique une décision commune des différents gérants ou si elle peut être prise par l’un d’entre eux individuellement ainsi que le ou les gérants chargés de la rédaction du PV d’assemblée générale.
Comment faire un procès verbal d’assemblée générale?
La validité du procès verbal (PV) d’assemblée générale implique de respecter un formalisme particulier via l’intégration de certaines mentions obligatoires.
Généralement, c’est le dirigeant qui se charge de la rédaction du PV d’assemblée générale. Toutefois, il est possible de confier cette tâche à une autre personne, par exemple au juriste de votre société.
Le PV d’assemblée générale doit toujours mentionner:
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Les informations relatives à la société |
Les informations relatives à l’assemblée générale |
Les informations relatives aux décisions |
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Vous vous demandez qui signe le procès verbal d’une assemblée générale? Le PV de l’AG doit être signé et paraphé par le dirigeant de la société (gérant(s), président) ou par le président de la séance d’assemblée générale.
D’autres membres doivent également apposer leur signature sur le PV dans certains cas:
- Société en nom collectif (SNC): Tous les associés présents;
- Société anonyme (SA): Tous les membres du conseil du bureau.
Bon à savoir: il est possible de signer électroniquement le PV d’assemblée générale. Il conviendra cependant d’utiliser une plateforme adaptée et sécurisée pour sa validité.
Que faire du procès verbal d’assemblée générale?
Votre PV d’assemblée générale doit être conservé afin de préserver une trace écrite des différentes séances et des décisions prises. Il existe des situations où celui-ci est exigé. À titre d’exemple, toute décision supposant une modification des statuts de votre société implique de joindre ce PV au dossier à déposer au greffe dont vous dépendez.
La publication des résolutions inscrites dans le PV au sein d’un journal d’annonces légales vous permet également de les rendre opposables aux tiers. Le procès verbal a également une utilité pour faire annuler une décision prise en assemblée générale.
En effet, dans l’hypothèse où la procédure légale ou statutaire ne serait pas respectée (délai de convocation insuffisant, quotas non respectés…), vous pouvez demander l’annulation de celle-ci.
En outre, grâce à sa force probatoire, le procès verbal est un mode de preuve intéressant en cas de litige. En juridiction, il relate et atteste les décisions, évènements ou encore, les débats ayant eu lieu lors de l’assemblée générale.
Dès à présent vous pouvez vous lancer dans la rédaction du procès verbal en utilisant un modèle de PV d’assemblée générale. Dans ce but, vous pouvez télécharger notre modèle de procès-verbal d’assemblée générale.
Mise à jour: 13/10/2020
Rédaction: Mélissa Boï, diplômée d’un Master 2, rédactrice juridique indépendante.
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