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Article mis à jour le 14 août 2018

Quelles formalités pour mon transfert de siège social ?

Ombeline Cathelineau
Élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
Temps de lecture : 5 min

Au cours de la vie de votre société, vous pouvez avoir besoin de déménager. Par exemple, si vous avez domicilié votre siège social au lieu d’exercice de l’activité et que vous souhaitez emménager dans des locaux plus grands, il sera nécessaire de réaliser une procédure de transfert de siège social.   

Si vous avez une société vous allez devoir faire un changement de siège social et à l'inverse vous allez devoir faire un changement d'adresse pour une entreprise individuelle. Ce sont deux situations différentes. Nous ne traitons pas ici du transfert de siège social à l’étranger, qui fait l'objet d'une procédure particulière. 

 Transfert de siège social

Les formalités incontournables pour votre transfert de siège social

Préparer votre changement de siège social

Avant de commencer vos formalités de transfert de siège social auprès du greffe ou du CFE compétent, veillez à être bien préparé ! Pour cela :

  • Assurez-vous que le changement de siège social est possible, c'est-à-dire que déménagement en lui-même est réalisable. Si vous souhaitez emménager dans de nouveaux locaux, vérifiez que les locaux seront disponibles et que vous pourrez vous y établir. Lors des formalités de transfert de siège social, une formalité particulière vous sera demandée : un justificatif de jouissance des nouveaux locaux devra être transmis au greffe ou au CFE (par exemple, le contrat de bail ou une facture EDF datant de moins de trois mois) ;

  • N’oubliez pas de modifier l’adresse du siège social dans les statuts. En effet, lors de la déclaration du changement de siège social au greffe ou au CFE compétent, vous devez fournir vos statuts modifiés ainsi que le PV décidant du changement de siège social. L'initiative du changement du siège social vient principalement du gérant de la société, et les associés doivent ratifier cette décision par la suite.

Déclarer votre changement de siège social

Pour procéder au déménagement effectif vers vos nouveaux locaux, vous devez effectuer des formalités de transfert de siège pour déclarer votre changement de siège social au greffe ou au CFE. Les formalités ressemblent énormément à celles de changement de nom d'une société, car ce sont également des modifications des statuts. Pour effectuer cette formalité de transfert de siège : 

  • 1ère formalité de transfert de siège social : publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales pour informer de votre changement de siège social. L’annonce légale doit indiquer l’adresse de l’ancien siège social et l’adresse du nouveau siège social. Agissez vite ! Vous ne disposez que d’un mois à compter de la décision de changement de siège social pour procéder à cette première formalité de transfert de siège. Si vous déménagez votre siège social dans un autre département, vous devrez procéder à deux publications, dans le département de départ et dans le département d’arrivée. 

  • 2ème formalité de transfert de siège social : envoyez votre dossier de demande de déclaration de changement de siège social au greffe ou au CFE dont dépend le nouveau siège social de la société. Votre demande peut être envoyée par courrier postal ou par voie dématérialisée.

Quels documents pour mon changement de siège social ?  

Les formalités de transfert de siège social doivent être accompagnées de plusieurs documents :

  • Les statuts mis à jour, datés et certifiés conformes à l’original par le dirigeant ;
  • La décision de transfert de siège social certifiée conforme par le représentant légal ;
  • Le justificatif de jouissance des nouveaux locaux (par exemple, le contrat de domiciliation;
  • L’attestation de parution ou l’avis paru dans le journal d’annonces légales ; et
  • Le Cerfa n°11682*03.

Les formalités de transfert de siège sont donc accompagnées d'un certain nombre d'autres obligations.

Quelle différence entre les formalités de transfert de siège social et celles de transfert d'un établissement ?

Les établissements (principal, secondaires et complémentaires) d’une société sont des locaux dans lesquels l’activité de l’entreprise est exercée.

Il est obligatoire de déclarer le changement de siège social d’un établissement au greffe ou au CFE. Pour cela, plusieurs formalités de transfert de siège sont à effectuer. Vous devez transmettre le Cerfa 11682*03 rempli et un extrait K-bis du siège social de votre société, datant de moins de 3 mois. Des documents complémentaires doivent être transmis en fonction de votre situation :

  • En cas de création de l’activité (pour l’établissement principal uniquement), un justificatif de jouissance du local commercial (par exemple, le bail commercial) ;
  • En cas d’achat ou d’apport de fonds de commerce, l’acte d’achat ou d’apport portant mention de l’enregistrement auprès des impôts, un justificatif du local si l’acte ne comporte pas le droit au bail, et une attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
  • En cas de location-gérance ou gérance-mandat portant mention de l’enregistrement auprès des impôts si le contrat est à durée indéterminée, un justificatif du local si l’acte ne comporte pas le droit au bail, et une attestation de parution dans un JAL ;
  • En cas de fusion, le traité de fusion comportant la jouissance du local commercial.

En cas de changement de siège social dans un autre département, vous devrez également transmettre un extrait K-bis de l’établissement transféré datant de moins de 3 mois. Par ailleurs, si vous souhaitez exercer une activité réglementée dans le nouveau local, assurez-vous que vous disposez d’une autorisation. Par exemple, si vous souhaitez ouvrir un restaurant et y servir de l’alcool, vous devez disposer d’une Licence IV. 

Comment éviter les formalités liées au changement du siège social ?

Pour éviter les formalités de transfert de siège social à chaque changement de lieu d’exercice de votre activité, vous devez bien réfléchir en amont aux solutions qui s’offrent à vous pour la domiciliation de votre société.

Une solution consiste à domicilier la société chez soi, même si évidemment le problème de changement de siège social va se poser de la même façon si vous décidez de déménager personnellement. 

Votre check-list formalités de changement de siège social

Document

Exemplaire

Signature

Signataires

Notes

PV de décision de modification du siège social

1 original

Signature originale

Associés et dirigeant

Statuts mis à jours

1 original

Signature originale avec mention « certifiée conforme à l’original »

Dirigeant

Formulaire M2

1 original

Signature originale

Dirigeant

3 volets

Justificatif du siège social

Si le siège social est fixé chez le Gérant, vous devez fournir :

  • 1 exemplaire daté et signé par le Dirigeant de l’attestation de domiciliation
  • 1 justificatif de domicile de moins de 3 mois (de préférence une copie d’une facture eau, électricité ou téléphone fixe)

Si le siège social est fixé chez le Dirigeant et ce dernier est hébergé, vous devez fournir :

  • 1 exemplaire daté et signé par le Gérant de l’attestation de domiciliation
  • 1 attestation d’hébergement signé par l’hébergeur
  • 1 justificatif de domicile de l’hébergeur de moins de 3 mois (de préférence une copie d’une facture eau, électricité ou téléphone fixe)

Si le siège social est fixé ailleurs, vous devez fournir :

  • 1 copie du document justifiant de l’occupation du siège social : contrat de bail, contrat de domiciliation, contrat de mise à disposition des locaux, etc.

En cas de changement de siège social dans le même département:

Document

Exemplaire

Signature

Signataires

Notes

Attestation de

parution

1

Journal d’annonces légales

Chèque

1

Signature originale

Dirigeant

En cas de changement de siège social dans un département différent:

Document

Exemplaire

Signature

Signataires

Notes

Attestation de parution

2

Journal d’annonces légales

  • 1 attestation dans le département de l’ancien siège
  • 1 dans le département du nouveau (sauf région parisienne)

Liste des anciens sièges

1 original

Signature originale

Dirigeant

Chèque

1

Signature originale

Dirigeant

    

Effectuer toutes les formalités de transfert de siège social peut s’avérer difficile en pratique et il est nécessaire de bien maîtriser la procédure à suivre. Avec les informations transmises vous êtes maintenant en mesure de procéder à un changement de de siège social en toute tranquillité !

Mise à jour : 14/08/2018

Rédactrice : Ombeline Cathelineau, élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Ombeline est spécialisée dans l’accompagnement juridique des entrepreneurs. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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