Transfert de siège social : comment procéder ?

Déménager le siège social de votre société n'est pas une simple mise à jour d'adresse : c'est une modification statutaire qui impose de respecter une procédure précise, de réunir les bons documents et de déclarer le changement dans un délai légal strict. Que vous restiez dans le même département ou que vous changiez de ressort de greffe, les étapes et les coûts varient significativement.

Quelle procédure suivre pour un transfert de siège social ? Quels documents fournir selon votre forme juridique ? Faut-il publier une ou deux annonces légales ? Quel est le coût global à anticiper ? Voici tout ce qu'il faut savoir pour mener votre transfert de siège social sans erreur.

Quelles sont les étapes du transfert de siège social ?

La procédure se déroule en quatre étapes, quelle que soit la forme juridique de votre société.

Étape 1 : prendre la décision et rédiger le procès-verbal

La décision de transfert de siège social doit être prise conformément aux règles prévues dans vos statuts pour la modification de votre entreprise. Dans la plupart des cas, elle est votée en assemblée générale extraordinaire (AGE) par les associés, puis consignée dans un procès-verbal signé par le représentant légal.

Étape 2 : mettre à jour les statuts et publier une annonce légale

Le changement d'adresse doit être répercuté dans les statuts de la société, dans l'en-tête et dans l'article relatif au siège social.

Parallèlement, vous devez publier un avis de transfert de siège social dans un journal habilité dans le département de l'ancien siège, dans le mois suivant la décision.

L'avis doit mentionner obligatoirement :

• l'ancienne et la nouvelle adresse ;
• la dénomination sociale ;
• le numéro SIREN ;
• la mention RCS.

Étape 3 : constituer le dossier et le déposer sur le Guichet Unique

Toutes les formalités s'effectuent en ligne sur formalites.entreprises.gouv.fr, le Guichet Unique de l'INPI, obligatoire depuis le 1er janvier 2023. Votre dossier doit être déposé dans le mois suivant la publication de l'annonce légale.

Étape 4 : obtenir le Kbis mis à jour

Une fois le dossier validé par le greffe compétent, vous recevez un nouvel extrait Kbis mentionnant la nouvelle adresse du siège social.

Pensez ensuite à mettre à jour vos supports commerciaux : factures, devis, site internet, conditions générales de vente.

Quels sont les documents à fournir lors d’un transfert de siège social ?

La liste des pièces varie selon que vous restez dans le même ressort de greffe ou non.

Documents communs à tous les transferts de siège social

Quelle que soit votre situation, les documents suivants sont exigés dans tous les cas :

• procès-verbal de transfert de siège social, certifié conforme par le représentant légal ;
• statuts mis à jour suite au changement d'adresse ;
• attestation de parution dans un journal d'annonces légales ;
• justificatif d'occupation du nouveau siège : contrat de bail, contrat de domiciliation, titre de propriété ou facture de moins de 3 mois si domiciliation au domicile du dirigeant.

Documents supplémentaires en cas de changement de ressort

En cas de changement de ressort de greffe, des pièces complémentaires s'ajoutent :

• liste des anciens sièges sociaux, certifiée conforme, mentionnant chaque adresse antérieure et les greffes correspondants ;
• déclaration des bénéficiaires effectifs, requise comme lors d'une première immatriculation auprès du nouveau greffe ;
• deuxième attestation de parution dans le journal habilité du nouveau département.

Quel est le coût d'un transfert de siège social ?

Le coût du transfert de siège social dépend principalement de deux paramètres : le département du nouveau siège et le ressort du greffe concerné.

Ces montants correspondent aux frais administratifs obligatoires. Des honoraires s'y ajoutent si vous faites appel à un professionnel pour la rédaction des documents ou le dépôt du dossier.

Vous pouvez retrouver l’ensemble des prix pour les annonces légales sur la page dédiée à ce sujet du site service-public.

Transfert de siège social : spécificités selon la forme juridique

La procédure de base est identique pour toutes les sociétés, mais des particularités s'appliquent selon votre statut juridique.

SARL et EURL

Il faut une modification des statuts de la SARL donc la décision de transfert de siège social relève par défaut de la compétence de l'AGE.

Toutefois, si le transfert reste dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant dispose d'un pouvoir de décision autonome, sous réserve de ratification ultérieure par les associés.

Dans une EURL, l'associé unique gérant peut décider seul dans tous les cas.

SAS et SASU

Dans une SAS, les statuts définissent librement qui décide du transfert de siège social : il peut s'agir du président seul ou de la collectivité des associés selon ce que prévoient vos statuts. La rédaction de vos statuts est donc déterminante.

Dans une SASU, la décision unilatérale de l'associé unique suffit, ce qui simplifie sensiblement la procédure.

SCI

Le transfert de siège social d'une SCI suit les règles de majorité prévues dans ses statuts. En l'absence de disposition spécifique, la décision relève de la compétence des associés réunis en assemblée. Les pièces à fournir sont identiques à celles des autres sociétés.

Entreprise individuelle et micro-entreprise

Pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises, la procédure est nettement allégée : aucune assemblée générale, aucun procès-verbal et aucune annonce légale ne sont requis.

Il suffit de déclarer la nouvelle adresse directement sur le Guichet Unique de l'INPI, en joignant un justificatif de domiciliation.