Quelles sont les obligations d’un logiciel de comptabilité certifié ?

Choisir un logiciel de comptabilité certifié est aujourd’hui indispensable pour toute entreprise assujettie à la TVA. Cet outil garantit la fiabilité, la sécurité et la conformité de vos données comptables. 

Bien plus qu’une obligation légale, utiliser un logiciel de comptabilité certifié est un véritable levier de sérénité et d’efficacité dans la gestion de votre activité. Legalstart vous aide à y voir plus clair. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité certifié ?

Avoir un logiciel de comptabilité certifié, ça veut dire quoi ? Cela signifie que le logiciel que vous utilisez pour enregistrer vos règlements et tenir votre comptabilité doit répondre à quatre critères définis par la loi :

• L’inaltérabilité tout d’abord. Toutes les opérations et rectifications doivent être traçables, sans possibilité d’effacement ni de modification invisible.
• Vient ensuite la sécurisation. Le logiciel doit garantir que les données de règlement peuvent être restituées dans leur état d’origine, sans altération.
• Troisième critère : la conservation, qui impose la clôture et la sauvegarde de toutes les opérations et modifications opérées, même en cas de correction ultérieure d’une écriture.
• Enfin, l’archivage des données. Le logiciel doit permettre la création d’une archive complète sur un support externe sécurisé, afin d’assurer la pérennité des informations comptables. 

Ces exigences reposent sur des principes de sécurité, de traçabilité et de fiabilité des transactions.  

Cette obligation résulte de l’article 286, I, 3° bis du Code général des impôts, qui impose aux assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données enregistrées.

Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité certifié ?

Utiliser un logiciel de comptabilité certifié, c’est avant tout la garantie de travailler avec un outil conforme aux exigences légales et pensé pour vous simplifier la vie au quotidien. 

Pour un entrepreneur, cela veut dire que chaque donnée enregistrée (facture, paiement, écriture comptable) est protégée, tracée et conservée de manière sécurisée. 

Beaucoup d’entrepreneurs apprécient ce gain de temps : moins d’erreurs de saisie, moins de papiers, et plus de temps pour gérer l’activité. 

Autre atout non négligeable, la sécurité des informations : les données sont enregistrées sur des serveurs sécurisés, parfois même sauvegardées automatiquement sur un cloud conforme aux normes françaises.

Quelles entreprises doivent avoir un logiciel de comptabilité certifié ?

L’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’un entrepreneur individuel. 

Cette règle, issue de l’article 88 de la loi de finances pour 2016 et précisée à l’article 286 du Code général des impôts, s’applique dès lors que vous enregistrez les règlements de vos clients à l’aide d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse. 

L’objectif est clair : garantir la fiabilité et la traçabilité des données pour limiter les risques de fraude.  

Autrement dit, si vous utilisez un logiciel pour suivre vos ventes, établir vos factures ou enregistrer vos règlements, ce dernier doit répondre aux exigences de certification prévues par la loi (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données). À l’inverse, les entrepreneurs qui tiennent leur comptabilité de manière manuelle, sans logiciel, ne sont pas soumis à cette obligation. 

Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’avoir un logiciel de comptabilité certifié ?

En cas de contrôle, l’assujetti à la TVA qui utilise un logiciel non certifié, ou qui ne peut pas présenter immédiatement le certificat/attestation de conformité, s’expose à une amende forfaitaire de 7.500 € par logiciel ou système concerné, avec un délai de 60 jours pour se mettre en conformité ; l’administration peut revenir vérifier après régularisation.  

Comment choisir son logiciel de comptabilité certifié ?

Le choix d’un logiciel de comptabilité certifié ne se résume pas à une question de conformité légale. C’est aussi un choix stratégique pour gagner du temps, fiabiliser sa gestion et simplifier les échanges avec l’administration. 

Une interface claire et intuitive

Un bon logiciel de comptabilité agréé par l’administration fiscale doit avant tout être simple à prendre en main. Que vous soyez à l’aise avec la gestion comptable ou non, la navigation doit rester fluide. Une interface claire, des menus bien structurés et des tableaux de bord personnalisables facilitent le suivi quotidien de vos ventes, dépenses et déclarations. 

Une saisie comptable automatisée et fluide

Un logiciel logiciel de comptabilité agréé DGFIP efficace doit permettre d’automatiser un maximum de tâches répétitives. L’importation automatique des relevés bancaires, la catégorisation intelligente des dépenses ou la génération des écritures comptables à partir des factures sont autant de fonctionnalités qui font gagner un temps considérable. 

Une adaptation à votre plan comptable et à votre activité

Chaque entreprise a ses spécificités, qu’il s’agisse de son régime fiscal, de son secteur ou de son mode de facturation. Il est donc essentiel que le logiciel puisse s’adapter à votre plan comptable. 

Les solutions les plus flexibles permettent d’ajouter ou de modifier des comptes, de créer des catégories analytiques ou encore d’intégrer automatiquement les évolutions réglementaires.

Des fonctionnalités complètes pour une gestion au quotidien

Un logiciel de comptabilité certifié ne se limite pas à la tenue des écritures. Il doit offrir une vision globale de votre activité : suivi des achats et des ventes, gestion de la TVA, édition du fichier des écritures comptables (FEC), ou encore production de rapports financiers. 

Une sécurité irréprochable et une conformité garantie

La certification est une garantie de fiabilité. Pour être conforme à l’article 286 du Code général des impôts, le logiciel doit répondre aux quatre critères légaux : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

Ces conditions garantissent que vos écritures comptables ne peuvent être ni modifiées ni effacées sans trace. C’est une protection autant pour l’administration que pour vous : en cas de contrôle, vous pouvez prouver facilement l’exactitude de vos enregistrements. 

Un service client réactif et un accompagnement sur la durée

Même avec le meilleur outil, une question ou un blocage peut vite arriver. Un support client disponible, réactif et compétent fait toute la différence.

Certaines solutions proposent un accompagnement personnalisé, avec des experts capables d’aider à la mise en place du logiciel, à la synchronisation bancaire ou à la préparation du FEC. Pour un entrepreneur qui veut utiliser un logiciel comptable adapté pour une petite entreprise, c’est un vrai gain de sérénité.

Une intégration fluide

Si vous gérez votre activité avec un compte pro Legalstart, le logiciel LS Compta s’intègre directement à votre espace. Cette connexion simplifie la vie quotidienne : vos factures, paiements et écritures sont synchronisés automatiquement, sans export ni manipulation complexe. 

Vous centralisez ainsi l’ensemble de vos démarches administratives, juridiques et comptables dans un seul outil.

C’est une solution pensée pour les entrepreneurs qui veulent une comptabilité claire, conforme et connectée à leur environnement de gestion.