Le développement d’une société requiert l’engagement de nombreuses dépenses professionnelles : billets d’avion, notes de restaurants, nuits d’hôtel, etc. Pour optimiser le contrôle de leurs finances et simplifier leur comptabilité, une grande majorité des entreprises plébiscite la carte corporate. Découvrez son fonctionnement et ses multiples avantages.
Qu’est-ce qu’une carte corporate ?
La carte corporate désigne un moyen de paiement mis à disposition de vos employés pour procéder au règlement de leurs frais professionnels. Directement rattachée au compte bancaire de votre organisation, elle vous permet de vous acquitter automatiquement de l’ensemble des coûts liés à votre activité. Ainsi, vous évitez à vos collaborateurs de devoir effectuer des avances personnelles.
Comment fonctionne-t-elle ?
Selon la taille de l’entreprise, les DAF (directeur(trice)s administratif(ve)s et financier(ère)) ou les dirigeants de la société gèrent la souscription de cartes corporate. Ils se chargent d’établir les contrats nécessaires avec leur partenaire bancaire (banque traditionnelle, banque en ligne ou établissement de paiement).
Notez qu’une carte corporate ne présente pas de différences fondamentales avec une carte business, une carte affaires ou une carte entreprise. Seules quelques fonctionnalités varient de l’une à l’autre, mais il s’agit globalement d’une dénomination commerciale.
La gestion du plafond d’une carte affaires constitue l’une de ses spécificités. En effet, bien que vos collaborateurs apparaissent en tant que titulaires sur la carte de paiement, vous conservez la main pour définir les budgets et les limites de paiement selon les besoins de chacun.
Par ailleurs, équiper vos cartes de paiement corporate du débit différé vous permet d’améliorer la gestion de votre trésorerie grâce au délai dont vous disposez entre les achats et le prélèvement des sommes dues sur votre compte bancaire professionnel.
Pourquoi recourir à une carte corporate ?
En plus de libérer vos salariés de l’éventuelle pression financière que peut représenter le paiement de leurs frais professionnels sur leurs deniers personnels, la carte corporate présente de nombreux avantages.
Garder le contrôle sur ses dépenses professionnelles
Disposer de cartes corporate vous permet de mieux maîtriser les budgets alloués pour les dépenses de vos collaborateurs. En effet, vous pouvez modifier le plafond de chaque carte de paiement individuellement en temps réel.
De plus, vous pouvez déterminer les frais professionnels éligibles pour chaque carte de paiement. Ainsi, vous sélectionnez les dépenses acceptées en fonction des besoins de votre salarié et évitez tout écart.
Faciliter les déplacements de ses collaborateurs
Certains de vos collaborateurs doivent effectuer des déplacements réguliers et indispensables pour rencontrer vos clients ou se rendre sur des sites extérieurs pour mener à bien leur mission. Par conséquent, ils engagent de nombreux frais professionnels : billets d’avion, réservations d’hôtel, repas, etc.
En l’absence de cartes corporate, vos salariés doivent impérativement soumettre des notes de frais et donc :
- Collecter et conserver précieusement l’ensemble des justificatifs de paiement ;
- Consacrer une partie de leur temps de travail à compléter leurs notes de frais ;
- Patienter plusieurs jours ou semaines avant d’obtenir le remboursement.
Proposer systématiquement une carte affaires à vos employés qui voyagent souvent permet de les soulager de ces obligations et donc de se concentrer sur leur objectif : développer votre activité. De plus, vos collaborateurs apprécieront cette marque de confiance.
Par ailleurs, une carte corporate offre des avantages promotionnels à vos employés tels que des réductions pour la location d’un véhicule à l’étranger ou des remises sur certains billets d’avion.
Bénéficier d’un suivi efficace des frais professionnels
Difficile de maîtriser convenablement les coûts de son entreprise lorsque vos collaborateurs engagent des dépenses avec différents moyens de paiement :
- carte de paiement personnelle ;
- chèque de l’entreprise ;
- liquide ;
- carte bancaire virtuelle ;
- etc.
Fournir à vos salariés des cartes corporate pour payer de façon systématique leurs frais professionnels vous permet de centraliser l’ensemble des dépenses au sein d’un seul et même espace : votre compte bancaire professionnel.
Depuis votre interface client, vous pilotez et suivez en temps réel l’évolution de vos budgets. Par conséquent, vous gagnez en précision et en efficacité.
Donnez plus de flexibilité à vos équipes tout en gardant le contrôle sur leurs dépenses à l’aide d’une carte corporate.
Mise à jour : 26/10/2021
Rédacteur : Qonto
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