Comment organiser une assemblée générale ?

Dans chaque société, une assemblée générale doit être convoquée à la clôture de l’exercice social. De cette manière, les actionnaires ou les associés peuvent exercer leur droit de vote et participer à la vie de l’entreprise. Vous devez aussi organiser une assemblée générale pour les grandes décisions comme la modification statutaire ou l’approbation des comptes.

L’organisation d’une assemblée générale nécessite de respecter les règles légales et statutaires en fonction du type de société. Comment organiser une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire ? Legalstart vous en dit plus.

Organiser une assemblée générale : la convocation

En amont de la convocation

En vue de la convocation d’une assemblée générale, le dirigeant ou le gérant peut être contraint de respecter certaines obligations.

Pour rappel : organiser une assemblée générale ordinaire est obligatoire dans les six mois suivants la clôture de l’exercice comptable.

Aussi, selon l’assemblée générale, le dirigeant doit préparer des documents qui permettent de fournir aux actionnaires ou associés un certain nombre d’informations sur l’état financier de l’entreprise. Le plus souvent, il s’agit :

• Des comptes annuels (bilan et résultat) ;
• Du rapport de gestion ;
• Du rapport du commissaire aux comptes.

Ces documents doivent être mis à disposition des associés et actionnaires un mois avant la convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle.

La convocation

Qui convoque l’assemblée générale ?

Dans une SARL, le dirigeant détient le pouvoir d’organiser une assemblée générale originale sur n’importe quel sujet. En cas de litige avec le dirigeant, le commissaire aux comptes peut se charger de la convocation. Si la société n’a pas de commissaire aux comptes, les associés peuvent demander (via une procédure judiciaire) la nomination d’un mandataire qui se charge de la convocation.

Dans les SA ou SAS, le président a le pouvoir de convoquer une assemblée générale. Ce pouvoir peut être confié aux associés ou à toute autre personne selon ce que prévoient les statuts de la société.

Quelle est la date d’envoi d’une convocation ?

Pour l’assemblée générale ordinaire dans une SARL : la convocation doit être envoyée dans un délai minimum de 15 jours avant la date de la réunion. Pour une assemblée générale extraordinaire : la convocation doit être envoyée dans un délai minimum de 21 jours avant la date de la réunion sauf urgence.

Dans une SAS, en revanche, le délai de convocation peut être librement fixé par les actionnaires dans les statuts de la société.

Quelle est la forme de la convocation ?

La convocation est adressée aux associés et aux actionnaires avec l’indication de la date, de l’heure et du lieu de la tenue de la réunion. La forme de la convocation varie en fonction des statuts et du type de société. Dans une SAS, elle peut être notifiée par :

• Lettre simple ;
• Lettre recommandée ;
• Par voie électronique.

Bon à savoir : dans une SARL, la convocation par lettre recommandée est obligatoire.

En cas de non-respect des formalités, il peut y avoir un risque de nullité de l’assemblée générale et de l’ensemble des résolutions qui ont été prises.

A noter : les convocations sont personnelles mais les associés qui ne peuvent pas assister à l'assemblée générale peuvent s'y faire représenter en faisant une procuration d'assemblée générale.

Fixer l’ordre du jour pour organiser une assemblée générale ?

Comment organiser une assemblée générale autour de l’ordre du jour ? Ce dernier doit simplement être joint à la convocation. L’ordre du jour a une importance primordiale dans la mesure où il permet à chaque associé ou actionnaire de connaître les questions abordées lors de la réunion, afin de se préparer à y répondre.

L’ordre du jour contient une liste chronologique des points qui sont abordés lors de la réunion. Ce document détermine le déroulé de l’assemblée générale et fixe les résolutions qui sont discutées.

Organiser une assemblée générale : quel déroulement ?

Les modalités de participation à l’assemblée générale sont déterminées par la loi et les statuts. En effet, les associés ou actionnaires se réunissent pour discuter et voter les résolutions préétablies au sein de l’ordre du jour.

Afin de délibérer sur les résolutions lors de l’assemblée générale, les règles de quorum et de majorité doivent être respectées. Ces règles varient en fonction du type d’assemblée et du type de société.

Si vous devez organiser une assemblée générale, cette dernière se déroule souvent ainsi :

• Signature de chaque participant (ou leur représentant) dès leur arrivée ;
• Rappelle de l’ordre du jour ;
• Votes et prises de décisions par les actionnaires ou associés ;
• Consignations, dans le procès verbal, des décisions prises.

Organiser une assemblée générale : rédiger le procès-verbal

À l’issue de l’AG, un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé par la personne désignée pour le faire dans les statuts. Il s’agit d’un document officiel attestant des conclusions de l’assemblée. Il contient des mentions obligatoires :

• Date et lieu de l’assemblée ;
• Identité du président de l’assemblée ;
• Signatures de tous les participants (ou leurs représentants) ;
• Documents mis à la disposition de l’assemblée ;
• Liste des résolutions soumises aux votes ;
• Résumé des débats et résultats des votes, etc.

Le procès-verbal d’assemblée générale a force de preuve en cas de contestation des résolutions prises lors de l’assemblée générale. Une copie du document est remise au greffe du tribunal de commerce, l’original est conservé par la société et archivé dans un registre.

Désormais vous connaissez les différentes étapes pour organiser une assemblée générale. Pour simplifier toutes vos démarches, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de procès-verbal d'assemblée générale.