Réunion du CSE : comment les organiser dans votre entreprise ?

Chaque entreprise de plus de onze salariés doit mettre en place un Comité social et économique. Cette instance représentative du personnel doit se réunir plusieurs fois par an. Ces réunions permettent au CSE d’assurer l’accomplissement de ses missions. Le déroulé des réunions est donc rigoureusement encadré par la loi.

Mais si vous êtes chef d’entreprise, vous savez que, dans la pratique, une réunion CSE ne se résume pas à une obligation réglementaire à cocher. C’est aussi un moment où l’on ajuste le dialogue social, où l’on obtient des informations précieuses, etc. Une réunion bien préparée peut réellement assurer son bon déroulement.

Vous souhaitez connaître toutes les obligations concernant les réunions du CSE ? On fait le point, et surtout, on vous aide à les aborder plus sereinement. 

Qu’est-ce qu’une réunion du CSE ?

Une réunion de CSE, c’est avant tout un temps de dialogue structuré entre vous et les représentants du personnel. C’est le moment où est passée en revue la vie de l’entreprise : vos perspectives économiques, l’application des accords collectifs, mais aussi tout ce qui touche aux conditions de travail, à la sécurité ou encore à la formation.

Selon l’ordre du jour, la réunion peut aussi aborder des sujets plus sensibles pour lesquels la consultation du CSE est indispensable. Cela peut être une restructuration, une réorganisation ou une fermeture de site.

À chaque nouveau mandat, c’est également lors d’une réunion que le comité adopte son règlement intérieur et désigne ses différentes délégations.

En réalité, ces réunions du CSE ne sont pas seulement une obligation légale : bien préparées, elles deviennent un vrai levier pour prendre le pouls de l’entreprise, anticiper les risques et trouver des solutions concertées. C’est la clé d’un dialogue efficace et d’un climat de travail plus serein.

Dans quelles entreprises se tiennent des réunions du CSE ?

Les réunions du CSE concernent toutes les entreprises d’au moins 11 salariés. Depuis 2020, cette instance unique regroupe l’ensemble des missions de représentation du personnel :

• défendre les intérêts des salariés ;
• veiller à la santé et à la sécurité ;
• s’assurer des bonnes conditions de travail ;
• être consultée sur de nombreux sujets clés de la vie de l’entreprise. 

Qui participe aux réunions du CSE ?

L’employeur étant le président du comité, il participe de plein droit aux réunions du CSE. Néanmoins, s’il manque de temps, il peut se faire représenter par un salarié auquel il a transmis une délégation de pouvoir. L’employeur peut également se faire assister par trois collaborateurs dont la mission est uniquement consultative.

En pratique, ce représentant doit être réellement en mesure d’animer la séance : répondre aux questions, expliquer les décisions de l’entreprise, maîtriser les règles du CSE. C’est souvent pour cette raison que la fonction est confiée au directeur des ressources humaines, plutôt qu’à un collaborateur qui ne ferait que relayer des notes.

L’employeur doit impérativement convoquer tous les membres élus titulaires du CSE à la réunion. En revanche, les suppléants du CSE ne participent pas aux réunions. 

La réunion du CSE, en cas d’absence des membres titulaires est encadrée de près : seul un suppléant peut les remplacer, et uniquement lorsqu’un titulaire est effectivement absent. Un accord d’entreprise peut toutefois autoriser la présence des suppléants même en dehors de ce remplacement. Cela peut être utile pour fluidifier le fonctionnement du comité, notamment dans les petites structures.

Selon les sujets inscrits à l’ordre du jour, d’autres participants peuvent être invités : délégué syndical, expert mandaté par la CSE, inspecteur du travail, médecin du travail, ou encore certains intervenants extérieurs lorsqu’un point touche à la santé, la sécurité ou les conditions de travail. Leur présence permet souvent d’éclairer les débats et de rendre la réunion plus concrète, surtout lorsque des questions techniques ou sensibles sont abordées.

Quels sont les différents types de réunion du CSE ?

Le CSE se réunit sous différentes formes, en fonction des besoins de l’entreprise et des obligations légales. Certaines réunions sont régulières et planifiées, d’autres se tiennent de manière exceptionnelle lorsque la situation l’exige. Ces réunions du CSE obligatoires sont toutes l’occasion d’engager un dialogue constructif avec vos représentants du personnel.

La première réunion du CSE

Dans les 30 jours suivant l’élection du CSE, une première réunion doit être organisée. Cette réunion est importante, car elle sert de base au bon fonctionnement de l’instance représentative. Le secrétaire n’ayant encore été désigné à ce stade, c’est à l’employeur de rédiger unilatéralement l’ordre du jour de la première réunion CSE et de l’envoyer au plus tard 3 jours avant la tenue de la réunion.

Généralement, l’ordre du jour de la première réunion CSE contient :

• Une présentation des missions du CSE.
• La communication des principales informations liées à l’entreprise. À savoir, une documentation économique, juridique et financière liée à l’entreprise doit être remise aux nouveaux membres élus du CSE.
• La désignation du bureau. Lors de la première réunion du CSE, l’employeur et la délégation du personnel doivent procéder à la nomination du secrétaire au CSE mais également d’un trésorier. Ils sont élus à la majorité des personnes présentes à la première réunion.
• L’établissement d’un calendrier prévisionnel des futures réunions du CSE.
• L’élaboration du règlement intérieur du CSE.
• Pour une entreprise de plus de 300 salariés, la désignation des élus membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Les réunions ordinaires du CSE

Le nombre de réunions ordinaires du CSE est défini par accord collectif. Néanmoins, le comité doit se réunir au moins 6 fois par an.

À défaut d’accord collectif, la loi précise une fréquence minimale :

• d’une fois par mois pour la réunion du CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés, ce qui correspond à la plupart des petites structures où le dialogue social doit rester régulier ;
• d’une fois tous les 2 mois dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 51 et 300 salariés ;
• d’une fois par mois pour les entreprises de plus de 300 salariés.

L’ordre du jour est défini conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE. Cet ordre du jour doit impérativement contenir toutes les questions susceptibles d’être débattues à l’occasion de la réunion, notamment celles soumises à consultation du CSE.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, la loi impose qu’au moins 4 réunions annuelles portent sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. 

Les réunions extraordinaires du CSE

En dehors de ces réunions périodiques, des réunions extraordinaires du CSE peuvent également être organisées. Elles interviennent lorsqu’il est impossible d’attendre la prochaine réunion ordinaire.

Une réunion extraordinaire peut avoir lieu :

• À la suite d’un accident ayant pu entraîner des conséquences graves.
• En cas d’événements graves liés à l’activité de l’entreprise et ayant eu un impact sur la santé publique ou l’environnement.
• À la demande de deux membres élus sur des questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
• À la demande de la majorité des membres élus titulaires, l’employeur ne pouvant alors pas refuser la tenue de la réunion.
• À l’initiative de l’employeur lorsque l’avis du CSE est nécessaire et que la consultation ne peut attendre la prochaine réunion ordinaire.

Le déclenchement d’une réunion extraordinaire du CSE peut donc provenir aussi bien de l’employeur que des élus du comité. Peu importe qui le demande, elle doit impérativement faire l’objet d’une convocation du CSE extraordinaire. Cette convocation, contrairement aux réunions ordinaires, n’impose pas de délai minimum avant la tenue de la réunion. 

Ces réunions extraordinaires ne sont pas une formalité. Elles permettent de réagir rapidement à des situations critiques, de protéger les salariés et de garantir la continuité du dialogue social, même dans l’urgence.

Les réunions préparatoires du CSE

Les réunions préparatoires du CSE sont des temps de travail informels organisés à l’initiative des élus, souvent organisés par le secrétaire. Elles ne sont pas encadrées par la loi. Les membres du comité sont donc libres d’en fixer le fonctionnement.

Ces rencontres permettent de passer en revue l’ordre du jour, d'approfondir certains sujets, de clarifier la position des élus ou encore de préparer l’intervention des experts qui participeront à la prochaine réunion. Contrairement aux réunions officielles du CSE, ce temps est déduit des heures de délégation des élus.

Comment se déroule une réunion du CSE ?

Le déroulement d’une réunion du CSE suit un cadre bien précis. De la préparation à l’ordre du jour jusqu’à la rédaction du procès-verbal, chaque étape a son importance et engage la responsabilité de l’employeur et des élus. Voici les grandes étapes :

• l’élaboration de l’ordre du jour ;
• l’envoi de la convocation ;
• l’ouverture et le déroulement des échanges ;
• les délibérations ;
• la rédaction du procès-verbal ;
• la rédaction du compte-rendu.

L’élaboration de l’ordre du jour

Chaque réunion du CSE commence obligatoirement par l’élaboration de l’ordre du jour, établi conjointement par l’employeur (président du CSE) et le secrétaire. Il réunit l’ensemble des sujets qui seront abordés : obligations sociales, santé et sécurité, points réglementaires, consultations obligatoires, etc.

L’ordre du jour doit être transmis au moins 3 jours avant la réunion, non seulement aux membres titulaires et suppléants, mais aussi :

• aux représentants syndicaux ;
• aux invités obligatoires (inspection du travail, CARSAT, médecin du travail, etc.) ;
• aux collaborateurs de l’employeur. 

L’envoi de la convocation de réunion du CSE

Une fois l’ordre du jour finalisé, l’employeur envoie la convocation indiquant la date, l’heure et le lieu de la séance. Aucun délai légal n’est prévu, mais l’usage veut qu’elle soit transmise en même temps que l’ordre du jour, soit aux moins 3 jours avant la réunion.

La convocation à la réunion du CSE peut être envoyée par tous moyens (LRAR, courriel avec AR, lettre remise en main propre contre décharge) par l’employeur. L’envoi par mail est également possible.

Chaque titulaire reçoit individuellement une convocation. Elle peut également être envoyée aux suppléants, même s’ils n’assistent pas aux réunions, puisqu’ils peuvent être amenés à remplacer un titulaire absent.

L’ouverture et le déroulement de la séance

La réunion débute par plusieurs étapes formelles :

• vérification du quorum et de la régularité des convocations ;
• désignation du président de séance (souvent le secrétaire) ;
• approbation de l’ordre du jour ;
• validation du procès-verbal de la réunion précédente.

Ensuite, le président présente les points inscrits, suivis des interventions et débats des membres du CSE. Les élus posent leurs questions, l’employeur répond, et tous les sujets sont examinés. Lorsque la loi l’impose, des votes sont organisés.

La délibération des membres du CSE

La délibération est l’examen des projets soumis au vote du CSE. À l’issue des échanges, les membres adoptent ou rejettent les projets à la majorité des membres présents. Seuls les titulaires votent, sauf lorsque l’un d’eux est remplacé par son suppléant. Le président ne vote pas dans les consultations liées aux attributions économiques et professionnelles du CSE.

Certaines décisions nécessitent un vote à bulletin secret, notamment l’élection d’un secrétaire, du trésorier, ou un avis sur le licenciement d’un salarié protégé.

La rédaction du procès-verbal

Un procès-verbal de la réunion du CSE doit toujours être rédigé. Le secrétaire doit y consigner toutes les délibérations à savoir les avis, les réclamations, et les décisions du CSE mais également les mesures prises par l’employeur. À ce titre, le procès-verbal a une force juridique probante : il fait foi des délibérations qu’il rapporte.

Le procès-verbal doit être transmis à l’employeur et aux membres du CSE dans un délai prévu par accord collectif. À défaut, il est transmis dans les 15 jours qui suivent la tenue de la réunion.

Le compte-rendu

Un compte-rendu de réunion du CSE peut également être rédigé par le secrétaire. Il s’agit d’une synthèse des échanges entre l’employeur et les délégués du personnel. La portée du compte-rendu est uniquement informative. Contrairement au procès-verbal, le compte-rendu n’a aucune valeur juridique.

Par ailleurs, pour faciliter la transcription du procès-verbal, il est possible d’avoir recours à l’enregistrement des réunions du CSE. L’employeur, mais aussi les délégués du personnel, peuvent décider du recours à l’enregistrement. La décision d’enregistrer les débats, lorsqu’elle est à l’initiative des élus, doit être prise à la majorité des membres. Toutefois, l’employeur peut refuser l’enregistrement si les informations présentes dans les délibérations revêtent un caractère confidentiel. 

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du CSE, vous pouvez consulter notre fiche pratique dédiée aux heures de délégation du CSE.