Comment remplir la feuille de présence d’Assemblée générale ?

La feuille de présence Assemblée générale (AG) est un document qui prouve officiellement qui a participé à la réunion. Elle permet de vérifier que le quorum est atteint et que les votes se déroulent dans des conditions régulières. Sans elle, la validité même des décisions de l’Assemblée peut être remise en cause. Legalstart vous explique tout. 

Qu’est-ce qu’une feuille de présence d’Assemblée générale ?

La feuille de présence d’Assemblée générale est un document officiel qui retrace noir sur blanc qui était présent (ou représenté) lors de la réunion. Concrètement, chaque membre ou actionnaire signe à son arrivée, ce qui permet de garder une trace claire et incontestable de la participation. 

Au-delà de ce côté pratique, la feuille de présence permet d’assurer une certaine transparence. En effet, elle recense le nombre exact de participants, ce qui permet de vérifier si les conditions nécessaires pour délibérer (comme le quorum ou la majorité) sont respectées. C’est aussi un outil de contrôle et de preuve : en cas de contestation, on peut toujours se référer à cette liste pour savoir qui était là et avec combien de voix. 

Est-ce obligatoire de faire signer une feuille de présence lors d’une Assemblée générale ?

Dans de nombreuses situations, la feuille de présence est obligatoire et son absence peut avoir des conséquences assez sérieuses :

• pour les sociétés par actions (SA, SAS, SARL) ;
• pour les assemblées générales extraordinaires ;
• ou pour les associations.

Pour les sociétés par actions (SA, SAS, SARL)

Pour les sociétés par actions, la règle est claire : l’Assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes. Les décisions qui en découlent doivent être consignées dans un procès-verbal et accompagnées d’une feuille de présence. 

C’est ce document qui prouve officiellement qui était présent, qui était représenté et combien de voix chacun détenait. Sans lui, il devient très compliqué d’attester que le quorum a été atteint ou que les votes ont été réguliers. En cas de contestation, le risque est que les décisions soient purement annulées. 

Pour les assemblées générales extraordinaires

Pour les Assemblées générales extraordinaires (AGE), c’est la même logique : dès lors qu’il s’agit de décisions majeures (changement d’objet social, modification des statuts, etc.), la feuille de présence fait partie intégrante du dossier. Elle assure la légitimité de la réunion et sécurise les décisions prises.

Pour les associations

La feuille de présence d’Assemblée générale d’une association dépend des statuts. Certains imposent expressément une feuille de présence, d’autres non.  

Quelles sont les mentions à indiquer sur une feuille de présence d’assemblée générale ?

Pour avoir une valeur juridique solide, la feuille de présence d’AG doit contenir un certain nombre de mentions précises :

• l’identité des participants (nom et prénom de chaque associé ou actionnaire présent , si c’est une personne morale, on mentionne sa dénomination sociale) ;
• les mandataires (quand un associé se fait représenter, le nom de son représentant doit figurer en face) ;
• le nombre de parts sociales ou d’actions détenues ;
• le nombre de voix rattachées à chaque part ;
• et la signature de tous les participants. 

Modèle de feuille de présence d’Assemblée générale

Voici un modèle de feuille de présence d’Assemblée générale à imprimer si besoin 

Société / Association : [Nom de la société ou association]
Forme juridique : [SA / SAS / SARL / Association…]
Capital social : [Montant du capital, si société]
Siège social : [Adresse complète]
N° RCS ou RNA : [Ville + numéro] 

Type d’assemblée : [Ordinaire / Extraordinaire / Mixte]
Date : [JJ/MM/AAAA]
Lieu : [Adresse de la réunion / visioconférence] 

Ont été présents ou représentés à l’assemblée :

• Mme/M. [Nom, prénom], demeurant [adresse], associé(e) / membre, détenteur de [X] parts sociales (ou actions), disposant de [X] voix. Signature : ____________________
• Mme/M. [Nom, prénom], demeurant [adresse], associé(e) / membre, détenteur de [X] parts sociales (ou actions), disposant de [X] voix. Représenté(e) par Mme/M. [Nom, prénom du mandataire]. Signature du mandataire : ____________________
• Mme/M. [Nom, prénom], demeurant [adresse], associé(e) / membre, détenteur de [X] parts sociales (ou actions), disposant de [X] voix. Signature : ____________________
• (Liste à compléter pour chaque participant)

Pouvoirs annexés :

Les pouvoirs donnés par les associés ou les membres absents à leurs mandataires sont joints en annexe à la présente feuille.

Certification

Je soussigné(e), [Nom et prénom du président de séance], certifie l’exactitude des informations ci-dessus et du nombre d’associés/membres présents ou représentés.

Fait à [Ville], le [JJ/MM/AAAA]

Signature du président de séance : ____________________

Comment tenir la feuille de présence lors de l’Assemblée générale ?

La gestion de la feuille de présence ne se limite pas à demander une signature en début de séance. C’est un processus qui commence dès l’accueil des participants et qui continue tout au long de la réunion.

À l’arrivée des membres

Dès que les associés, les actionnaires ou les adhérents arrivent, chacun doit signer la feuille. Cet émargement officialise leur présence et permet de vérifier immédiatement si le quorum est atteint. Ceux qui représentent d’autres membres grâce à une procuration doivent présenter leur mandat avant de signer. Ces procurations sont ensuite annexées à la feuille pour que tout soit parfaitement traçable.

Pendant l’assemblée

La signature apposée en début de séance vaut, par défaut, pour toute la durée de l’assemblée. Mais il peut arriver qu’un participant quitte la salle avant la fin. Dans ce cas, il est recommandé de noter l’heure de départ. 

Ce suivi en temps réel est très utile : il permet d’ajuster le calcul des voix au fur et à mesure et d’éviter des contestations après coup. 

Quels documents faut-il joindre à la feuille de présence d’assemblée générale ?

La feuille de présence n’est jamais un document isolé. Pour avoir toute sa valeur, elle doit être accompagnée de pièces justificatives qui prouvent que les personnes signant ou votant en lieu et place d’un associé ou d’un adhérent en avaient bien le droit.

Le principal document à annexer, ce sont donc les pouvoirs de représentation. Concrètement, lorsqu’un membre ne peut pas assister à l’assemblée, il peut mandater une autre personne pour le représenter. Cela peut être un autre associé, un proche ou, dans certains cas, un tiers.

Le mandat doit être écrit et suffisamment détaillé pour éviter toute ambiguïté. On doit y retrouver :

• l’identité de la personne qui donne procuration (le mandant) ;
• l’identité de la personne qui reçoit ce pouvoir (le mandataire) ;
  
  
• la société ou l’association concernée, avec ses références (raison sociale, immatriculation RCS ou RNA) ;
• la date et le lieu de l’Assemblée ;
• la portée du mandat (par exemple : voter sur toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour, ou seulement sur certains points) ;
• et une mention claire du type « bon pour pouvoir », suivie de la signature du mandant.

Dans certains contextes, d’autres pièces peuvent également être ajoutées :

• la liste des convocations envoyées aux membres ;

• ou encore des justificatifs d’identité pour s’assurer que les signatures correspondent bien aux participants.  

Complétude de la feuille de présence d’Assemblée générale : et après ?

Une fois la feuille de présence remplie et signée par tous les participants, elle ne reste pas seule dans un dossier. Le président de séance doit d’abord la vérifier et la certifier. Cela signifie qu’il s’assure :

• que chaque signature est bien là ;
• que les procurations annexées correspondent aux mandats donnés ;
• et, le cas échéant, que les départs ou les changements en cours de réunion ont bien été notés. 

Sa signature en bas de page donne toute sa valeur au document.

Ensuite, la feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’Assemblée générale. 

Le procès-verbal et ses annexes sont ensuite classés dans le registre prévu à cet effet, conservé au siège social de la société. Pour les associations, il n’existe pas toujours d’obligation de registre, mais l’idée est la même : on garde soigneusement le dossier dans les archives, car il peut être utile des années plus tard en cas de désaccord.

Du côté de l’accès, la règle varie. Dans une société, ce registre est consultable au siège, dans les conditions fixées par la loi ou les statuts. Dans une association, la feuille de présence et le procès-verbal ne sont pas remis automatiquement aux adhérents, mais tout membre peut en demander la consultation sur place et obtenir une copie, à condition de rembourser les frais.