L’Assemblée générale (AG) est toujours un moment fort de la vie d’une association. Elle peut ainsi être l’occasion de procéder à l’approbation des comptes ou à une modification statutaire d’association. À la fin de l’AG, un procès-verbal est généralement rédigé. Ce document d’Assemblée générale d’association est important à plusieurs titres.
Vous souhaitez tout savoir sur le procès-verbal d’Assemblée générale d’association loi 1901? On fait le point.
Quand rédiger le PV d’Assemblée générale d’association?
Le procès-verbal d’association doit être rédigé à la fin de chaque Assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire.
Une Assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir au minimum une fois par an. Elle permet de faire le point sur la vie de l’association. Pour certaines structures qui y sont tenues, c’est le moment d’approuver les comptes. À la fin, il est rédigé un PV d’AGO d’association.
Par ailleurs, dès lors qu’une décision importante doit être prise, une Assemblée générale extraordinaire d’association (AGE) doit être organisée. C’est notamment le cas pour lors du:
- Changement de siège social
- Changement de président
- Changement de conseil d’administration
- Dissolution de l’association
Au terme de cette Assemblée, un PV est généralement rédigé.
En principe, la rédaction d’un PV d’AG n’est pas obligatoire. Mais en pratique, le PV est rédigé dans la très grande majorité des cas. En effet, ce document peut s’avérer très utile.
Le procès-verbal a deux principales utilités pour une association:
- Il sert de compte-rendu de l’AG et permet d’informer les membres absents;
- Il enregistre les décisions prises au cours de l’Assemblée, et fait foi des échanges. Par exemple, en cas de litige en justice, le PV est un élément de preuve important.
La rédaction du PV d’AG d’association ne doit donc pas être négligée.
Bon à savoir: si les statuts prévoient un quorum pour l'assemblée générale de l'association, le PV permet également de s’assurer du respect de celui-ci et de la validité de l’AG.
Qui rédige le PV d’Assemblée générale d’association?
Ce sont généralement les statuts qui prévoient l’organe chargé de rédiger le procès-verbal de l’association. En pratique, cette mission est souvent attribuée au secrétaire de l’association.
Concernant la signature du PV, c’est le président de l’association, ainsi que le secrétaire, qui doivent le signer.
Bon à savoir: pour les associations reconnues d’utilité publique, c’est obligatoirement le président qui signe le PV d’AG.
Quel est le contenu du PV d’Assemblée générale d’association?
Pour être valable, le PV d’AG d’association doit obligatoirement comporter certaines informations. On retrouve ainsi:
- Le nom de l’association;
- L’adresse du siège social;
- L’ordre du jour;
- Le lieu, la date et l’heure de l’Assemblée générale;
- L’organe délibérant: bureau, conseil d’administration, etc;
- Le nom et la qualité des membres présents: vous pouvez pour cela faire signer une fiche de présence d’AG d’association;
- L’éventuel quorum;
- Les résolutions dont il est question;
- Un résumé des débats;
- Le résultat du scrutin;
- L’heure de fin de séance;
- Les nom et qualité des signataires du PV.
Il peut également figurer en annexe les documents transmis à chaque membre de l’association pour l’Assemblée générale. Par exemple, en cas d’AG pour approbation des comptes, le bilan comptable ainsi que le compte de résultat peuvent être annexés au PV.
Ce document doit évidemment être lisible, clair et structuré pour être valable.
Faut-il s’appuyer sur un modèle de PV d’Assemblée générale d’association?
Au vu de l’importance des questions traitées, il peut être recommandé de s’appuyer sur un modèle de PV d’Assemblée générale extraordinaire d’association loi 1901. Cela peut également être le cas pour une Assemblée générale ordinaire.
Néanmoins, veillez à adapter ce document à votre association et aux enjeux de l’AGE/AGO dont il est question.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger notre guide de l’association.
Mise à jour: 02/10/2020
Rédaction : Sami Messabhia, diplômé de l'Université Toulouse I Capitole. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
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