Registre des associations : ce qu’il faut savoir

Tout élément de modification d’une association, de sa comptabilité ou de ses changements administratifs doit être consigné dans un registre des associations. Il en existe plusieurs types, facultatifs ou obligatoires selon la situation de la structure. On vous explique tout ce qu’il faut retenir sur le registre des associations, son fonctionnement et sa tenue. 

Qu’est-ce qu’un registre des associations ?

Derrière le titre de registre des associations loi 1901 se cachent en réalité plusieurs registres. Ils consignent l’ensemble des informations relatives à la structure associative, qu’il s’agisse de décisions ou d’actions accomplies par l’organisme. 

Ces registres facilitent la communication des événements relatifs à la vie administrative de l’entité. Pour donner quelques exemples, ils permettent entre autres de :

• consigner les décisions visant à modifier l’association ;
• suivre la comptabilité de la structure ;
• établir une liste exhaustive de ses membres. 

Les différents registres doivent être conservés au siège de l’association. Ils garantissent la transparence et la traçabilité des informations, et offrent de fait une sécurité juridique à la structure et à ses membres 

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est utilisé lorsque l’association embauche des salariés. ll les recense par ordre chronologique. Ce document comporte des informations sur l’identité de l’employé (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité), ses qualifications professionnelles (emploi, diplômes) et ses dates d’embauche et de sortie (le cas échéant). 

Le tableau suivant récapitule les informations à retenir au sujet des registres obligatoires : 

Quels sont les registres des associations facultatifs ?

Les structures associatives tiennent couramment les registres suivants :

• le registre spécial ;
• le registre des adhérents ;
• le registre des délibérations.

Le registre spécial

Le registre spécial recense l’ensemble des modifications ou des changements survenus depuis la création de l’association. Il concerne des événements variés, tels que les changements de dirigeants ou de bureau, les modifications de statuts, les démarches juridiques, les transferts de siège social ou encore les acquisitions, les ventes et les donations. Toutes les inscriptions sont à accompagner d’une pièce justificative datée et signée par le président d’association.  

Le registre des adhérents

Le registre des adhérents liste l’ensemble des membres de l’association. Il regroupe toutes les informations de contact pour fluidifier la communication au sein de la structure. Il rassemble l’identité, les coordonnées et le RIB des adhérents de l’organisme. Ces informations ne sont pas conservées après le départ de la personne. 

Le format du registre reste libre. Cependant, la version digitale est privilégiée lorsque l’association compte de nombreux membres. 

Le registre des délibérations

Le registre des délibérations constitue l’historique de l’ensemble des décisions prises lors des assemblées générales (AG). Tout le monde peut le consulter. Il évite les litiges en cas de contestation et simplifie la passation lors d’un changement de bureau de l’association par exemple. 

Chaque procès-verbal est à remplir de façon chronologique, sans rayure ni rature. Les pages sont à coter et à parapher par le président et le secrétaire de la structure. Le document indique la date et l’heure de la séance, le mode de convocation des membres, les personnes présentes et représentées, le quorum si nécessaire, l’ordre du jour, les documents mis à disposition des membres et le résultat du vote. 

Qui tient le registre des associations ?

C’est l’association qui définit elle-même le ou les personnes en charge de la tenue des registres. Dans les faits, il s’agit souvent des membres du bureau :

• le registre comptable est tenu par le trésorier ;
• le registre des adhérents, des délibérations ou encore le registre spécial sont tenus par le secrétaire. 

Le président veille à la bonne tenue de ces registres.

Comment tenir le registre des associations ?

Les registres de l’association sont remplis de façon chronologique après chaque événement. Le tableau suivant récapitule l’ensemble des informations contenues dans chaque registre d’association de loi 1901 : 

Désormais, vous pouvez remplir n’importe quel registre des associations, il ne vous reste plus qu’à vous lancer. Rappelez-vous tout de même qu’un registre d’association n’est pas forcément obligatoire, mais qu’il simplifie considérablement la vie administrative de votre structure.