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Déclarer les bénéficiaires effectifs
Fiches pratiques Créer une entreprise Démarches de création Déclaration des bénéficiaires effectifs : la notice à suivre

Déclaration des bénéficiaires effectifs : la notice à suivre

Démarches de création
S N

Sandra Nussbaum

Diplômée d'un Master II en Droit Fiscal à la Faculté de droit de Lyon III. 
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

Une des formalités à accomplir lors de la création d’une société est la déclaration des bénéficiaires effectifs. Il s'agit d'un document listant les bénéficiaires effectifs d'une société.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ? Comment remplir votre déclaration des bénéficiaires effectifs ? Quelle est la notice à suivre ? On vous explique tout ce que vous devez savoir sur la déclaration des bénéficiaires effectifs pour éviter d’éventuelles sanctions.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Le bénéficiaire effectif est la personne physique qui contrôle directement ou indirectement une société. Il s’agit de la ou des personnes qui sont véritablement à la tête de l’entreprise.

Est considéré comme bénéficiaire effectif :

  • toute personne physique possédant au moins 25% du capital social d’une société ou des droits de vote ;
  • toute personne physique exerçant un pouvoir de contrôle, et ce, notamment les organes de gestion, d’administration ou de direction, ou encore l’assemblée générale des actionnaires de la société.

📝  À noter : à défaut de compter un associé détenant 25% de la société, c’est le dirigeant légal de la société qui est automatiquement considéré comme étant le bénéficiaire effectif. En effet, il est nécessaire de déclarer au minimum un bénéficiaire effectif.

La loi impose aux sociétés de procéder à une déclaration relative aux bénéficiaires effectifs lors de l’immatriculation de la société. Elle doit être mise à jour à chaque fois que cela s’avère nécessaire.

Personne physique ou personne morale ?

Une déclaration des bénéficiaires effectifs peut uniquement désigner des personnes physiques.

Si des personnes morales (sociétés) sont associées dans la société, il faut indiquer le nom des personnes physiques qui en détiennent le capital social ou les droits de vote à hauteur de 25 %.

L’objectif est de pouvoir identifier facilement les personnes qui contrôlent la société, qui prennent les décisions et qui en sont responsables juridiquement et fiscalement.

Contrôle direct ou contrôle indirect ?

Puisque l’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs ne visent que des personnes physiques, même si des personnes morales s’intercalent, deux types de contrôles sont pris en compte :

  • le contrôle direct, c’est-à-dire lorsque la personne physique détient elle-même les parts dans la société déclarante ;
  • le contrôle indirect qui correspond au cas où la personne physique détient des parts dans la société déclarante par le biais d’une autre société.

Voici un exemple de bénéficiaires effectifs :

Déclaration des bénéficiaires effectifs
La société A compte deux associés effectifs :

  • Monsieur Dupont qui détient directement 50% du capital social ou des droits de vote ;
  • Madame Durand qui détient indirectement 50% du capital social ou des droits de vote, via la société B dont elle est l’unique associée.

☝️  Bon à savoir : la société B ne peut pas être considérée comme bénéficiaire effectif, car c’est une personne morale.

Quelles sociétés doivent réaliser une déclaration des bénéficiaires effectifs ?

En principe, l’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs concerne toutes les sociétés françaises dès lors qu’elles doivent être immatriculées au RCS, et notamment les statuts juridiques suivants :

  • les sociétés commerciales : SAS, SARL, SASU, EURL, etc. ;
  • les sociétés civiles : par exemple, la déclaration des bénéficiaires effectifs d’une SCI est obligatoire ;
  • les associations immatriculées au RCS.

En revanche, les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par cette réglementation. En effet, il est très facile d’identifier la personne qui contrôle effectivement une auto-entreprise. Les autorités n’ont donc pas besoin de déclaration pour cela.

Quel est le but de la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

L’obligation d’établir une liste des bénéficiaires effectifs de la société et de l’enregistrer au registre des bénéficiaires effectifs (RBE) s’inscrit dans une démarche globale des autorités dans la lutte contre :

  • la fraude fiscale ;
  • le blanchiment d’argent ;
  • le terrorisme.

Elle permet de savoir précisément qui se cache derrière chaque société, quelles personnes contrôlent véritablement la société, et ce, notamment dans le but de suivre les différents flux d’argent.

C’est la raison pour laquelle ce document n’a pas vocation à être public, seules certaines entités peuvent demander la communication du registre des bénéficiaires effectifs.

Quand faire votre déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs doit être complété et joint à la demande d’immatriculation de la société auprès du greffe du Tribunal de commerce au moment de sa création. Il est possible de le faire parvenir au greffe jusqu’à 15 jours après la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise.

Une nouvelle déclaration doit être effectuée pour mise à jour lorsque les bénéficiaires effectifs de la société changent. Cette actualisation doit être réalisée dans le délai de 30 jours à compter de la modification. Ce sera spécifiquement le cas, si un associé rachète les parts d’un autre et obtient ainsi 25% ou plus des parts sociales ou des droits de vote.

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Comment remplir votre déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Voici toutes les étapes à suivre pour remplir votre déclaration des bénéficiaires effectifs.

Où trouver le formulaire de déclaration ?

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs, le DBE S1 ou M’BE, est téléchargeable sur le site internet du service public. Il s’agit du Cerfa*16062*01 qui doit être complété, daté et signé par le dirigeant. Ce dernier doit transmettre le formulaire au greffe du Tribunal de commerce pour faire connaître les bénéficiaires effectifs.

Déclaration des bénéficiaires effectifs : les étapes à suivre

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs comporte 3 parties :

  • les informations de la société ;
  • l’identification des bénéficiaires effectifs ;
  • les modalités de contrôle au sein de la société.

Pour chacune de ces parties, plusieurs informations sont à fournir : 

Les parties du formulaire

Les informations à préciser

La société

  • structure juridique
  • dénomination sociale
  • greffe d’immatriculation compétent
  • adresse du siège social
  • numéro d’identification

  À noter : si le formulaire est déposé en même temps que la demande d’immatriculation de la société, il faut cocher la case “Intercalaire (Suite des M0 - M2 - M3)”.

Les bénéficiaires effectifs

  • civilité (M ou Mme)
  • nom
  • prénom
  • date et lieu de naissance
  • nationalité
  • adresse du domicile

Les modalités de contrôle

Pour chaque bénéficiaire effectif, choisir l’option qui convient entre les 4 proposées :

  • détention, directe ou non, de plus du quart du capital social de la société ;
  • détention, directe ou non, de plus du quart des droits de vote ;
  • exercice par tout autre moyen d’un pouvoir de contrôle sur l’Assemblée générale des associés/actionnaires ou sur des organes de gestion, d’administration, de direction. Un associé personne physique détenant moins d’un quart du capital de la société ou des droits de vote, peut tout de même être vu comme un bénéficiaire effectif à condition que les statuts lui donnent un pouvoir de contrôle sur l’entreprise.
  • représentation légale de la société si aucun des trois critères précédents n’est rempli.

Transmettre votre déclaration

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs doit être transmis au greffe du Tribunal compétent en fonction du lieu du siège social de la société déclarante.

Il est possible de réaliser la déclaration en ligne sur le site Infogreffe, par courrier postal ou par remise en main propre.

☝️ À noter : un intercalaire à la déclaration de bénéficiaire effectif doit être ajouté pour chaque bénéficiaire identifié.

Combien coûte la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Le prix de la déclaration des bénéficiaires effectifs varie en fonction de la situation :

Cas de figure

  Coût de la déclaration des bénéficiaires effectifs en 2022

Déclaration des bénéficiaires effectifs réalisée en même temps que la demande d’immatriculation au RCS 

21,41€ TTC

Déclaration des bénéficiaires effectifs réalisée dans le délai de 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création au greffe

48,91€ TTC

Déclaration modificative des bénéficiaires effectifs 

44,84€ TTC

Quelles sanctions en cas d’absence de déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Si vous ne déposez pas la déclaration relative aux bénéficiaires effectifs, ou si vous y insérez des informations erronées ou incomplètes, de manière volontaire ou non, vous risquez 6 mois d’emprisonnement et 7.500€ d’amende.

La société encourt des sanctions pénales pouvant aller d’une amende jusqu’à la dissolution, et les dirigeants encourent une interdiction de gérer, voire une privation totale ou partielle de leurs droits civils et civiques.

La déclaration des bénéficiaires effectifs est donc une formalité obligatoire pour toutes les sociétés commerciales, civiles et agricoles. Il est nécessaire de remplir le formulaire dédié lors de la demande d’immatriculation de la société, puis de la mettre à jour en cas de changement.

☝️ À noter : pensez à mettre à jour le registre des bénéficiaires effectifs tenu par la société à chaque changement de situation. À défaut, ces sanctions peuvent s’appliquer. Ce registre s’ajoute aux autres registres obligatoires qui doivent être tenus dans les sociétés.

La déclaration des bénéficiaires effectifs est donc une formalité obligatoire pour toutes les sociétés commerciales, civiles et agricoles. Il est nécessaire de remplir le formulaire dédié lors de la demande d’immatriculation de la société, puis de la mettre à jour en cas de changement.

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Sandra Nussbaum

Diplômée d'un Master II en Droit Fiscal à la Faculté de droit de Lyon III.  Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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