Cahier des charges : comment le rédiger en 9 étapes ?

Un cahier des charges est un document qui intervient dans le développement d’un nouveau projet en entreprise. Il définit les objectifs, les spécifications techniques et les exigences fonctionnelles nécessaires à la réalisation du produit ou du service envisagé. Le cahier des charges sert de référence et permet une communication claire entre les différentes parties. 

Quelle est l’utilité d’un cahier des charges ? Quand doit-on faire un cahier des charges ? Que contient-il exactement ? Quelles sont les étapes nécessaires pour faire un cahier des charges ? Legalstart vous répond.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Un cahier des charges (ou CDC), par définition, est un document qui résume les fonctions que la solution finale devra remplir à la fin d’un projet. 

Utilisé aussi bien, en interne qu'en externe, il facilite la compréhension du projet pour toutes les parties prenantes, ce qui économise du temps. 

Le CDC est un outil de pilotage qui définit clairement les besoins et les spécifications d’un projet. Il sert souvent de référence contractuelle entre le client et le prestataire. Il joue alors un rôle aussi structurant qu’un business plan, puisqu’il clarifie les objectifs, les ressources mobilisées et les contraintes du projet.

Il peut varier en forme selon le type d'activité de l'entreprise et le secteur d'activité. Généralement, il existe 2 types de cahiers des charges :

• le cahier des charges technique, qui se concentre sur les exigences et les contraintes du produit ;
• et le cahier des charges fonctionnel, qui énumère les besoins opérationnels du projet. 

Au-delà des aspects techniques et fonctionnels, le document précise les limites du projet ainsi que ses conditions de conception et de réalisation.

Quelle est l’utilité d’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un élément important de la gestion de projet, que ce soit en interne, en sous-traitance ou pour un client externe. 

Il permet de :

• définir clairement les attentes de chaque partie concernant ce qui peut être réalisé ;
• prévoir dans quelles conditions et à quelles échéances ;
• contenir une multitude d'informations telles que les fonctionnalités requises, les contraintes techniques, l'historique du projet, une explication détaillée des besoins, le budget et la liste des intervenants. 

Le CDC assure la clarté des objectifs, limite les dérapages de périmètre et fournit un cadre précis à la réussite du projet. Il s’inscrit dans les étapes qui structurent la création d’entreprise, notamment lorsqu’on cherche à comprendre comment créer une entreprise ou à lancer un nouveau produit.

Quand faire un cahier des charges ?

Un cahier des charges est utile dès le début d’un projet, qu’il s’agisse de développer un produit, un service ou un système. Plusieurs situations rendent sa rédaction particulièrement pertinente :

• développement de produits ;
• développement de logiciels (applications informatiques, sites web, logiciels sur mesure, application mobile, système de gestion de contenu, etc.) ;
• projet de construction (construction d'un bâtiment, d'une infrastructure ou d'un aménagement urbain) ;
• projet événementiel ;
• prestations de services (maintenance informatique, conception graphique, prestation de conseils, etc.) ;
• marchés publics et appels d'offres (projets de construction, d'informatique, de services, etc.).

Dans les marchés publics, le cahier des charges renvoie souvent à des cahiers de clauses types (CCAG), mis à disposition par la direction des affaires juridiques de Bercy.

Que contient un cahier des charges ?

Un cahier des charges comprend plusieurs sections essentielles, conçues pour être synthétiques et accessibles à tous les intervenants du projet :

• la présentation et contexte du projet ;
• les besoins du projet ;
• les contraintes du projet ;
• les prestations attendues ;
• l’estimation du budget global ;
• et les délais à respecter. 

Ces éléments recoupent en partie ceux d’un business model, qui formalise la logique économique d’un projet. Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de cahier des charges pour structurer plus facilement votre rédaction.

Qui rédige le cahier des charges ?

La rédaction du cahier des charges relève en principe de la maîtrise d’ouvrage, c’est-à-dire du client ou du service à l’origine du besoin. C’est elle qui exprime ce que le projet doit accomplir, sans décrire la solution technique elle-même.

Dans la pratique, le chef de projet coordonne cette rédaction. Il recueille les besoins auprès des parties prenantes, arbitre entre les demandes et met en forme le document. La maîtrise d’œuvre, qui réalisera le projet, s’appuie ensuite sur ce document pour proposer une solution adaptée.

Sur les projets complexes, une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) peut intervenir pour aider à formaliser le besoin et à vérifier la cohérence du cahier des charges avant sa diffusion.

Quelle est la valeur juridique d’un cahier des charges ?

Pour un projet privé, le cahier des charges n’est pas obligatoire. Il devient toutefois un document engageant dès lors qu’il est signé par les parties ou annexé au contrat de prestation. Il fixe alors les livrables attendus et sert de référence en cas de litige sur le périmètre ou la qualité du travail rendu.

Dans le cadre d’un marché public, le cahier des charges prend une dimension plus formelle. Il correspond aux clauses techniques et administratives du marché (CCTP, CCAP), qui comptent parmi les pièces contractuelles encadrées par le code de la commande publique, comme l’indique le service Entreprendre de service-public.fr.

Quelles sont les étapes à suivre pour faire un cahier des charges ?

La rédaction d’un cahier des charges se déroule en plusieurs étapes, du cadrage du projet à l’estimation du budget. 

Présenter le projet

Commencez par présenter succinctement l’entreprise, le contexte et l’objectif du projet. Cette introduction donne aux intervenants une vision d’ensemble avant d’entrer dans le détail des besoins.

Décrire les besoins

Détaillez les besoins auxquels le projet doit répondre. Distinguez le besoin principal des besoins secondaires, et exprimez-les en termes de résultats attendus plutôt qu’en solutions techniques.

Énoncer les délais et le budget souhaités

Restez pragmatique en ajustant les délais et le budget aux moyens réellement disponibles. Un calendrier et une enveloppe réalistes limitent les tensions en cours de réalisation.

Définir les exigences fonctionnelles

Précisez les fonctionnalités attendues, c’est-à-dire ce que la solution doit permettre de faire, du point de vue de l’utilisateur final.

Identifier les exigences non fonctionnelles

Identifiez avec précision les exigences non fonctionnelles, comme la performance, la sécurité, la compatibilité ou l’ergonomie. Elles conditionnent la qualité perçue du résultat autant que les fonctionnalités elles-mêmes.

Lister les contraintes

Recensez les contraintes techniques, réglementaires, matérielles ou organisationnelles qui pèsent sur le projet, afin d’éviter les mauvaises surprises en cours de route.

Préciser les livrables et les critères de validation

Décrivez les livrables attendus et les critères qui permettront de vérifier qu’ils sont conformes. Des critères de validation clairs facilitent la recette du projet.

Planifier le déroulement

Organisez les grandes phases du projet et leurs jalons. Une planification lisible aide chaque acteur à se situer dans l’avancement.

Estimer le budget global

Passez en revue l’ensemble des besoins et des contraintes afin d’établir un budget global cohérent, qui servira de référence tout au long du projet.