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Registres obligatoires : comment mettre son entreprise en conformité ? 

S’il est vrai que la création d’une entreprise implique un certain formalisme, celui-ci ne s’arrête pas à l’immatriculation de la société. En effet, au cours de la vie d’une société, celle-ci doit être en adéquation continue avec ses obligations légales. Parmi ces obligations figure notamment celle de créer, tenir et conserver un certain nombre de registres obligatoires.

Du registre des mouvements de titres au registre des accidents bénins, nous vous proposons un tour d’horizon des documents obligatoires en entreprise.

Mini-sommaire : 

  1. L'enjeu des registres obligatoires
  2. Les deux registres juridiques obligatoires
    1. Le registre des assemblées générales et des décisions
    2. Le registre des mouvements de titres
  3. Quels sont les registres relatifs au personnel ?
    1. Le registre unique du personnel
    2. Le registre des délégués du personnel
    3. Le registre de repos hebdomadaire
  4. Quels registres pour la sécurité de l’entreprise ?
    1. Le registre des accidents de travail
    2. Le registre des contrôles de sécurité
    3. Le document unique d’évaluation des risques
  5. Existe-t-il des registres propres à certains secteurs d’activité ?

L'enjeu des registres obligatoires

Le caractère obligatoire des registres en question implique des sanctions en cas de manquement. En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous risquez des amendes si votre registre unique du personnel ou votre document unique d’évaluation des risques n’est pas à jour. Le premier enjeu de la tenue de vos registres obligatoires est donc financier !

Par ailleurs, les registres obligatoires révèlent l’historique de votre société. Notamment, le registre des décisions des associés et le registre des mouvements de titres traduisent les évènements marquants de la vie de votre société. Ils peuvent par exemple s’avérer utiles dans des négociations relatives à sa valorisation.

De manière plus générale, les registres obligatoires sont gage de votre volonté de transparence et permettent de justifier le respect de vos obligations.

Les deux registres juridiques obligatoires

Le registre des assemblées générales ou des décisions

Toutes les sociétés doivent tenir un registre des décisions. Ce registre vise à conserver les procès-verbaux de toutes les délibérations des associés. Les assemblées d’associées ou d’actionnaires de la société doivent en effet faire l’objet d’un procès-verbal décrivant les décisions prises. Ces décisions doivent être intégrées au registre des décisions de la société.

Cette obligation concerne également les sociétés unipersonnelles. On parle alors de registre des décisions de l’associé unique.

Le registre des mouvements de titres

Le registre des mouvements de titres ne concerne que les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA) et sociétés par actions simplifiées (SAS).

Ce registre énumère toutes les opérations sur le capital de votre société : cessions d’actions, donations d’actions, apports d’actions, etc.

Quels sont les registres relatifs au personnel ?

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document que tout chef d’entreprise doit établir dès l’embauche de son premier salarié. Ce registre liste, dans leur ordre d’arrivée, toutes les personnes qui ont été accueillies dans l’entreprise, en tant que salarié ou en tant que stagiaire. Pour tout savoir sur le registre unique du personnel, nous vous renvoyons à notre fiche dédiée.

Le registre des délégués du personnel

Tout employeur doit inscire les demandes des délégués du personnel et les réponses apportées dans un registre spécial.

L’employeur doit en effet répondre par écrit à toutes les demandes et les inscire dans ce registre qui doit être mis à disposition de l'inspecteur du travail et des salariés.

Le registre de repos hebdomadaire

Pour les entreprises dans lesquelles certains salariés sont soumis à un régime de repos hebdomadaire particulier, l’employeur doit tenir à jour un registre des horaires de repos de ses salariés.

Notamment, si certains de vos salariés travaillent le dimanche, vous devez tenir ce registre et le mettre à disposition de l’inspecteur du travail pour que celui-ci puisse s’assurer du respect de vos obligations légales en matière de repos hebdomadaire de vos salariés.

Quels registres pour la sécurité de l’entreprise ?

Le registre des accidents de travail

Aussi appelé “registre des accidents bénins”, ce registre vise à répertorier les accidents de travail n’ayant entraîné ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

L’idée est la suivante : les accidents de travails doivent normalement être déclarés à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Toutefois, si l’accident est sans aucune conséquence, vous pouvez simplement l’inscrire sur le registre des accidents de travail. Ce registre est considéré comme une bonne pratique, gage de votre diligence sur la sécurité de vos employés.

Le registre des contrôles de sécurité

Tout employeur a l’obligation de mettre à disposition de ses employés des équipements de travail de qualité. Ainsi, le matériel, les engins, les installations, équipements et matériel utilisé par l’entreprise doivent faire l’objet de contrôles réguliers.

Le registre de sécurité contient le nom et la qualité de la personne qui a effectué l’examen ainsi que la date du contrôle.

Le document unique d’évaluation des risques

Le Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans les locaux de l'entrepriseCe document doit être actualisé tous les ans par chaque chef de service, chef d'établissement, ou autorité territoriale.

Le Document unique d'évaluation des risques professionnels permet de recenser l'ensemble des risques, les évaluer et élaborer un programme d’action pour les limiter.  

Existe-t-il des registres propres à certains secteurs d’activité ?

Certains secteurs d’activité nécessitent la tenue de registres spécifiques. Notamment, si vous êtes dirigeant d’une entreprise de bâtiment et travaux publics, vous devez tenir un certain nombre de registres spécifiques parmi lesquels figurent :

  • Le registre des chantiers
  • Le registre-journal de la coordination,
  • Le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage et de maintenance des lieux de travail.

Les entreprises de transport, les bars et les restaurants doivent également se renseigner sur les registres spécifiques à leur secteur d’activité.

      

Parfois considérés comme des formalités chronophages et rébarbatives, les registres et documents obligatoires présentent toutefois des enjeux importants pour une entreprise. La tenue de vos registres obligatoires diffère selon la forme sociale et l’objet de votre entreprise. Vous avez désormais les clés en main pour mettre votre entreprise en conformité!

Maximilien Clayton, Directeur Général de Papeterie Financière, éditeur de registres n°1 en France