Note de frais kilométrique : comment les gérer en entreprise ?

La note de frais kilométrique est un outil indispensable pour permettre à un salarié de se faire rembourser ses déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Essence, usure du véhicule, assurance… Toutes ces dépenses peuvent rapidement peser si elles ne sont pas compensées.
 
Que vous soyez dirigeant d’entreprise et que vous cherchiez à mettre en place une politique claire, ou salarié souhaitant bien remplir ses notes, il est essentiel de comprendre le fonctionnement des frais kilométriques. Legalstart vous aide à y voir plus clair. 

Qu’est-ce que les frais kilométrique ?

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses supportées lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cela englobe bien plus que le simple carburant : l’amortissement du véhicule, l’assurance, l’entretien régulier, mais aussi, dans certains cas, les péages et le stationnement.

Concrètement, imaginez un collaborateur qui prend sa voiture pour se rendre à un rendez-vous client dans une autre ville. En parcourant ces kilomètres, il engage des frais réels que l’entreprise doit compenser. Pour cela, il remplit une note de frais kilométrique, qui servira de base au remboursement selon le barème fiscal en vigueur.

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

La note de frais kilométrique est un document rédigé par le salarié pour obtenir le remboursement de ses déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Elle fonctionne comme une preuve écrite qui détaille les trajets réalisés et justifie les frais engagés.

En pratique, cette note doit indiquer des informations précises : la date du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, le motif de la mission et, bien souvent, des justificatifs comme des tickets de carburant ou des factures d’entretien. Plus le document est complet, plus le remboursement sera rapide et conforme aux règles de l’entreprise.

Prenons un exemple simple : votre collaborateur se déplace 3 fois dans le mois pour rencontrer un client à 60 kilomètres du bureau. Il devra consigner chaque trajet dans sa note, joindre ses justificatifs et appliquer le barème fiscal correspondant à son véhicule. C’est ce document qui permettra à l’entreprise de calculer le montant à lui rembourser.

Qui doit établir une note de frais kilométrique ?

C’est toujours au salarié de remplir sa note de frais kilométrique lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour une mission professionnelle. Il doit ensuite la transmettre à son employeur accompagnée des justificatifs nécessaires.

En d’autres termes, si un collaborateur se déplace avec sa voiture, son scooter ou sa moto pour se rendre à un rendez-vous client, à une formation ou sur un chantier, c’est à lui de consigner ces trajets et d’en faire la demande de remboursement.

Une fois la note transmise, l’employeur la vérifie puis procède au remboursement selon les règles internes et le barème fiscal applicable. Certaines entreprises exigent même des pièces complémentaires, comme une copie de la carte grise ou du permis de conduire, pour valider la demande.

Comment faire une note de frais kilométrique ?

Pour bien remplir une note de frais kilométrique, il faut commencer par calculer le montant à rembourser. C’est ce calcul qui permettra ensuite d’indiquer la somme exacte sur le document.

Comment calculer les frais kilométrique ?

Le calcul repose sur 2 éléments fixés par l’administration fiscale :

1. la distance totale parcourue pour le déplacement professionnel ;
2. et la puissance fiscale du véhicule (en CV).
   

Une fois ces données connues, vous appliquez le barème officiel correspondant. Celui-ci est le même depuis 2023 selon l’arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement relatifs à l'utilisation d'un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles, et distingue plusieurs types de véhicules (voitures, motos, cyclomoteurs).

Les mentions obligatoires sur une note de frais kilométriques

Il n’existe pas de modèle unique imposé par la loi, mais certaines informations doivent toujours apparaître pour que la note soit valide et que le remboursement puisse se faire en toute transparence.

En pratique, une note de frais kilométrique doit mentionner :

• l’identité du salarié (nom, prénom, adresse) ;
• l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse complète) ;
• la date précise du déplacement ;
• le trajet effectué (lieu de départ et d’arrivée) ;
• le nombre de kilomètres parcourus ;
  
  
• le motif du déplacement ;
• le calcul du remboursement selon le barème fiscal applicable ;
• et les signatures du salarié et de l’employeur.

À cela s’ajoutent généralement des justificatifs comme des tickets de carburant, des factures d’entretien ou, dans certains cas, une copie de la carte grise et du permis de conduire. Ces documents permettent à l’employeur de vérifier la cohérence des informations déclarées. 

Par exemple, si un salarié indique avoir parcouru 600 km dans le mois, l’employeur peut demander à voir la carte grise pour confirmer la puissance fiscale du véhicule. 

Vous pouvez également utiliser pour votre note de frais kilométrique ce modèle :

Comment gérer les notes de frais kilométriques de son entreprise ?

Mettre en place une bonne gestion des notes de frais kilométriques permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et d’assurer une relation de confiance avec vos salariés. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• établir une politique interne claire
• numériser les justificatifs ;
• classer et archiver efficacement ; 
• utiliser un logiciel de gestion des notes de frais ;
• et s’appuyer sur un logiciel de comptabilité. 

Établir une politique interne claire

Avant toute chose, définissez une politique précise concernant le remboursement des frais kilométriques. Elle doit préciser :

• les dépenses admises ;
• les limites de remboursement ;
• la procédure à suivre pour soumettre une note ;
• et les délais à respecter.

Cette politique, communiquée dès l’embauche, évite les malentendus. Par exemple, si un salarié pense pouvoir se faire rembourser son trajet domicile-travail, une règle écrite permettra d’éviter toute confusion.

Numériser les justificatifs

Les justificatifs papier se perdent facilement. Demandez à vos équipes de scanner ou de photographier leurs factures (carburant, péage, parking, etc.) et de les stocker sous format numérique. Vous aurez ainsi un accès rapide et sécurisé aux documents, même plusieurs mois après.

Classer et archiver efficacement

Un classement rigoureux vous fera gagner un temps précieux lors des contrôles ou des clôtures comptables. Créez des dossiers par salarié ou par mois, en indiquant clairement les catégories (frais de mission, frais de déplacement, etc.).

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

De plus en plus d’entreprises choisissent d’automatiser ce processus. Ces outils permettent aux salariés de saisir leurs trajets directement via une application, d’ajouter leurs justificatifs et de suivre l’état de leur remboursement. 

Pour l’employeur, c’est un gain de temps considérable et une meilleure fiabilité des calculs.

S’appuyer sur un logiciel de comptabilité

Enfin, l’intégration des notes de frais dans votre logiciel de comptabilité facilite le suivi budgétaire. Vous pouvez importer directement les documents numérisés, automatiser certaines tâches et générer des rapports précis.