Comment faire une lettre de relance client ?

Votre client ne vous a toujours pas réglé malgré l’échéance de la facture ? Il est de temps de procéder à une relance client.

Le recouvrement des factures est une procédure qui se décompose en deux étapes : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. La lettre de relance client est la première étape de la phase de recouvrement amiable.

Cette relance permet d’informer votre client que la facture est arrivée à échéance et que ce dernier doit vous régler. Comment faire une lettre de relance à un client ? Comment relancer un client par mail ? Quelle procédure de relance client adopter ? On vous explique.

Pourquoi faire une relance client ?

La lettre de relance client est la première étape pour obtenir le paiement des factures impayées. La lettre de relance n’est pas une étape obligatoire, toutefois elle est vivement recommandé.

Bon à savoir : si vous voulez garder une trace du profil de votre client, pensez à vous munir d'un outil CRM. Cet outil vous permettra d'identifier rapidement les clients que vous devez relancer ! 

En effet, une facture impayée peut parfois résulter d’un oubli, d’une erreur comptable ou d’une simple négligence de votre client. Dans ce cas, la lettre de relance fait office de rappel à votre client que la facture non réglée est arrivée à échéance. La lettre de relance peut permettre de débloquer rapidement la situation.

Par ailleurs, la lettre de relance est moins agressive qu’une lettre de mise en demeure. Elle permet donc de préserver la relation commerciale avec le client. Et, en cas d’engagement d’une procédure de recouvrement judiciaire, elle permet de démontrer au juge votre bonne foi.

Comment relancer un client ?

Le schéma de la procédure de relance d’un client est le suivant : une fois qu’une facture est arrivée à échéance et qu’elle n’a toujours pas été réglée, il faut faire une lettre de relance.

La lettre de relance pour une facture impayée peut se faire par lettre écrite. Toutefois, il est également possible de faire une relance pour facture impayée par mail ou de faire une relance téléphonique suivie d'un email. La relance d’un client par mail est en pratique très fréquente. De nombreux exemples de mail de relance sont disponibles en ligne.

La lettre de relance client doit faire mention des caractéristiques de la facture impayée. Il est important qu’elle comporte, a minima, les informations suivantes :

• Le numéro et la date de la facture ;
• Le montant de la facture (incluant les pénalités de retard le cas échéant) ;
• La date d’échéance de la facture ;
• Une demande de règlement dans les plus brefs délais.

A noter : il est recommandé de joindre une copie de la facture à la lettre de relance.

Pour en savoir davantage sur les différentes étapes de la relance amiable, n'hésitez pas à consulter nos fiches dédiées à la rédaction de la 1ère lettre de relance de facture impayée, de la 2ème relance de facture impayée et enfin, à la 3ème relance d'impayé.

Quand faire une relance client ?

Il est essentiel d’attendre l’échéance de la facture avant de faire une première lettre de relance client. Tant que le délai de paiement de la facture n’a pas expiré, le client dispose encore d’un délai pour exécuter son paiement.

Si, suite à la relance, la facture reste impayée, il faut envoyer une deuxième lettre de relance après un délai raisonnable pour informer le client que la facture est toujours impayée. Si cette deuxième lettre de relance à votre client reste sans réponse, il est possible d’envoyer une troisième lettre de relance. Toutefois, si la facture reste impayée après trois relances, il faut passer à l’étape suivante : l’envoi d’une lettre de mise en demeure de payer. 

A noter : lettres de relance client et comptabilité sont liées. Il est d’ailleurs important de bien gérer les délais de relances client pour ne pas mettre en péril la comptabilité de l’entreprise.

N’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur comment écrire une lettre de relance pour en savoir plus.