Lettre de relance : comment la rédiger ?

Vous avez des factures impayées ? L’envoi d’une lettre de rappel peut vous permettre de recouvrir vos factures impayées sans passer par une procédure judiciaire. C'est une première étape du recouvrement de facture !

La lettre de relance a pour objet de rappeler à votre débiteur son obligation de payer, une facture échue, mais non réglée, dans les meilleurs délais. Elle s’insère dans la phase amiable de la procédure de recouvrement de créances.

Vous souhaitez envoyer un premier avertissement à votre client ? On vous explique tout.

Relance de votre débiteur, soyez prudent

En présence d'un impayé, montrez-vous prudent et évitez de menacer ou de faire pression de manière excessive dans votre lettre de réclamation de facture.

Certains comportements sont réprimés par la loi, il est en ainsi par exemple de :

• la répétition de relances agressives (exemple : menaces physiques en cas de non-paiement).
• la menace de divulguer une information pour se faire remettre un document ou un moyen de paiement ou encore d'inscrire le client sur une base de données de mauvais payeurs.
• la communication de l'impayé à d'autres personnes, y compris s'il s'agit de son employeur ou de personnes de sa famille.
• l'emploi de termes qui feraient assimiler les lettres de rappel à des actes judiciaires (décision de justice) ou à des actes d'huissier (sommation, commandement de payer, rappel avant saisie…) ou annonçant abusivement une saisie, une vente ou un jugement qui condamnerait le client au paiement est illégal.

Écrire votre lettre de relance

Pour augmenter vos chances de recouvrer votre impayé il convient d’écrire une lettre de relance claire et contenant toutes les informations de votre impayé.

Votre lettre doit contenir :

• Le numéro et la date de la facture (vérifiez bien que vous n'avez pas dépassé le délai de prescription de la facture)
• Le montant de la facture (incluant les pénalités de retard)
• La date d’échéance (vérifiez bien que les délais de paiement de la facture ont été dépassé).
• Les produits ou services pour lesquels le paiement est réclamé
• Une demande de règlement dans les plus brefs délais

Vous pouvez aussi ajouter une copie des factures dans votre courrier et faire un renvoi à celles-ci dans le corps de la lettre.

S’il s’agit d’un premier envoi votre objectif est d’obtenir le paiement de factures impayées tout en préservant vos relations commerciales, par conséquent lorsque vous invitez votre débiteur à vous payer pensez à tempérer votre demande.

N'hésitez pas à consulter nos fiches respectivement dédiées à la rédaction de la 1ère lettre de relance de facture impayée, à la rédaction de la 2ème lettre de relance de facture impayée et enfin, à la 3ème lettre de relance de facture impayée. .

Quand envoyer votre lettre de relance ?

Il faut, évidemment, envoyer votre lettre de rappel de facture impayée seulement lorsque l’échéance est dépassée. Lorsque le délai de paiement de la facture est dépassé, agissez rapidement tout en vous adaptant à l’ancienneté de votre relation commerciale, la fréquence des impayés, etc.

Si votre débiteur est une société commerciale, veillez à ce qu’il ne soit pas en procédure collective car, dans une telle situation, cette dernière n’est pas autorisée à vous payer. La procédure interdit le paiement des dettes antérieures à l’ouverture de la procédure. Votre seule issue est alors de déclarer votre créance au mandataire judiciaire de la procédure.

Si vos relances restent lettre morte, passez à l’étape supérieure et envoyez une lettre de mise en demeure. Ce courrier est un préalable obligatoire pour saisir les tribunaux.

Les factures impayées sont l’une des principales causes de défaillance des petites et moyennes entreprises, n’attendez pas et agissez dès la survenance d’un retard de paiement. Ne laissez plus vos factures impayées trainer et commencez par suivre les étapes de recouvrement amiable.