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Comment faire une lettre de relance ?

Vous avez des factures impayées ? L’envoi d’une lettre de rappel est un excellent moyen de recouvrer vos factures sans perdre de temps en passant par une procédure judiciaire.

La lettre de relance a pour objet de rappeler à votre débiteur son obligation de payer, une facture échue mais non réglées, dans les meilleurs délais. Elle s’insère dans la phase amiable de la procédure de recouvrement de créances.

Vous souhaitez envoyer un premier avertissement à votre client ? Nous vous expliquons tout.

Mini sommaire :

  1. Relance de votre débiteur, soyez prudent
  2. Écrire votre lettre de relance
  3. Quand envoyer votre lettre de relance

lettre de relance

Relance de votre débiteur, soyez prudent

En présence d'un impayé, montrez vous prudent et évitez de menacer ou faire pression de manière excessive dans votre lettre de relance.

Certains comportements sont réprimés par la loi, il est en ainsi par exemple de :

    • la répétition de relances agressives (exemple : menaces physiques en cas de non paiement).
    • la menace de divulguer une information pour se faire remettre un document ou un moyen de paiement ou encore d'inscrire le client sur une base de données de mauvais payeurs.
    • la communication de l'impayé à d'autres personnes, y compris s'il s'agit de son employeur ou de personnes de sa famille.

  • l'emploi de termes qui feraient assimiler les lettres de rappel à des actes judiciaires (décision de justice) ou à des actes d'huissier (sommation, commandement de payer, rappel avant saisie…) ou annonçant abusivement une saisie, une vente ou un jugement qui condamnerait le client au paiement est illégal.

Écrire votre lettre de relance

Pour augmenter vos chances de recouvrer votre impayé il convient d’écrire une lettre de relance claire et contenant toutes les informations de votre impayé.

Votre lettre doit contenir :

  • Le numéro et la date de la facture
  • Le montant de la facture (incluant les pénalités de retard)
  • La date d’échéance
  • Les produits ou services pour lesquels le paiement est réclamé
  • Une demande de règlement dans les plus brefs délais

Vous pouvez aussi ajouter une copie des factures dans votre courrier et faire un renvoi à celles-ci dans le corps de la lettre.

S’il s’agit d’un premier envoi votre objectif est d’obtenir le paiement tout en préservant vos relations commerciales, par conséquent lorsque vous invitez votre débiteur à vous payer pensez à tempérer votre demande par l’ajout d’une phrase indiquant que dans l’hypothèse où le paiement a été envoyé entre temps la présente lettre est non avenue.

Quand envoyer votre lettre de relance ?

Il faut, évidemment, envoyer votre lettre de rappel de facture impayée seulement lorsque l’échéance est dépassée. Lorsque la facture est échue agissez rapidement tout en adaptant le délai entre l’échéance et l’envoi au cas par cas selon l’ancienneté de votre relation commerciale, la fréquence des impayés, …

Si votre débiteur est une société commerciale, veillez à ce qu’il ne soit pas en procédure collective car dans une telle situation ce dernier n’est pas autorisé à vous payer. La procédure interdit le paiement des dettes antérieures à l’ouverture de la procédure. Votre seule issue est alors de déclarer votre créance au mandataire judiciaire de la procédure.

Si vos relances restent lettre morte, passez à l’étape supérieure et envoyez une lettre de mise en demeure. Ce courrier est un préalable obligatoire pour la saisir les tribunaux.

Les factures impayées sont l’une des principales causes de défaillance des petites et moyennes entreprises, n’attendez pas et agissez dès la survenance d’un retard de paiement. Ne laissez plus vos factures impayées trainer, Recouvrez !

Date de mise à jour: 20/03/2017

Rédacteur: Emmanuel Breard, diplômé de l’université Paris II Panthéon-Assas. Emmanuel est spécialisé dans les problématiques liées à la propriété intellectuelle et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.




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