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Fiches pratiques Se faire payer Le recouvrement judiciaire Relance pour factures impayées : sécuriser ses paiements

Relance pour factures impayées : sécuriser ses paiements

Le recouvrement judiciaire
E M

Emilie Mesmin

Avocate spécialisée en droit des affaires 

Lorsque vous gérez une entreprise, les factures impayées peuvent impacter négativement votre activité. Votre trésorerie s’en ressent et, si vous ne réagissez pas rapidement, vous pourriez vous retrouver en difficulté pour régler vos propres factures de fournisseurs. 
Afin d’obtenir un paiement qui ne se fait pas spontanément de façon amiable, vous pouvez commencer par adresser une relance pour facture impayée. Legalstart vous explique comment mettre en place un système de relance pour factures impayées efficace.  

Pourquoi réaliser une relance en cas de facture impayée ?

La relance pour facture impayée est un mode de recouvrement de créances à l’amiable, éventuel préalable incontournable à une action judiciaire. 

Privilégier la voie amiable pour obtenir le règlement de ses factures est une règle d’or qui pourrait être gravée sur les murs de toute entreprise ayant vocation à durer. 

Ainsi, la mise en place de relances pour factures impayées s’impose pour 4 raisons principales : 

  • Éviter un procès : cela s’explique par  les multiples inconvénients attachés à une procédure judiciaire. Saisir la justice pour obtenir le recouvrement de vos créances est certes possible (et même indispensable dans certains cas) mais la voie amiable est de loin une option à favoriser. Avoir recours à la justice est long et coûteux. 
  • Éviter une condamnation : non seulement vous pourriez être débouté de votre demande, mais vous pourriez en plus être condamné. 
  • Éviter de perdre un client : cela paraît évident et pourtant certains ne semblent pas en mesurer les conséquences. En engageant une procédure judiciaire contre votre client, vous rompez le lien de confiance indispensable à toute relation d’affaires. Autrement dit, ce dernier risque fort de se tourner vers la concurrence. 
  • Soigner votre réputation : la réputation d’un entrepreneur est vite faite surtout avec l’essor d’Internet et des réseaux sociaux. Il y va de votre “e-réputation” !

Loin de nous l’idée de vous faire peur ! L’objectif n’est certainement pas de vous inciter à l’immobilisme en laissant les factures impayées envahir votre comptabilité. 

Rassurez-vous : une troisième voie existe entre le laisser-aller et l’assignation ! Il s’agit de mettre en place un système de relance pour facture impayée efficace. Cette politique doit même devenir un automatisme dès qu’un certain délai s’est écoulé depuis la réception par votre client de votre demande de paiement. 

Non seulement, la pratique de la relance pour facture impayée assure la pérennité de votre entreprise, mais en plus, cela reflète votre sérieux et votre rigueur, ce qui rassurera tous vos clients.  

Quand faire une relance pour facture impayée ?

Il n’existe pas de délai de relance pour facture impayée fixe. En effet, vous devez adresser une première lettre de relance pour facture impayée à partir du moment où le délai de paiement prévu avec votre client est arrivé à échéance. 

Selon la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), le délai de paiement correspond à la durée entre la livraison ou la facturation d’un bien ou d’un service et le paiement par le client.  

Ce délai figure sur votre facture. Entre professionnels, à défaut de précision, la date de paiement par défaut est le 30ème jour suivant la date de réception de la marchandise ou d’exécution de la prestation de services. 

Vous pouvez également prévoir une date “à réception” de la facture ou encore d’autres dates convenues contractuellement dans la limite de 60 jours à partir de la facturation, ou 45 jours fin de mois, s'il c’est précisé dans le contrat.  

Comment faire une relance pour facture impayée ?

Étape 1 : contacter votre client

Si vous ne recevez pas le règlement d’une facture dans le délai imparti, et selon vos rapports avec votre client, vous pouvez relancer par téléphone ce dernier dans un premier temps. 

Attention, il vous est strictement interdit d’agir dans le but d’exercer sur votre client une quelconque pression (menaces, agression verbale, appels répétés ou à des heures impromptues, etc.). Cela est interdit et pénalement répréhensible. Vous devez seulement lui rappeler son obligation de paiement et tenter de trouver avec lui une solution amiable. 

À défaut de réponse, ou si vos appels restent sans suite, une lettre de relance s’impose.

☝️ À noter : dès lors que quelqu’unvous doit de l'argent, si votre situation vous le permet, pensez à lui faire signer une reconnaissance de dette. Il s'agit d'un acte écrit par lequel votre débiteur s'engage à vous payer la somme due. Il s'agit d'une preuve non négligeable en cas de différend.

Étape 2 : envoyer une lettre de relance pour facture impayée

En cas de facture non réglée dans les délais malgré une éventuelle demande par téléphone, il est nécessaire d’envoyer une première lettre de relance pour facture impayée

Vous rappelez simplement à votre client que sa dette est arrivée à échéance, en précisant les références de la facture. Rassurez-vous, ce courrier de relance pour facture impayée n’entraîne pas de facto un litige avec votre client à partir du moment où le ton de la lettre reste neutre, factuel et courtois. Au contraire, c’est un gage de sérieux qui doit inspirer confiance à votre client. 

Ayez à l’esprit qu’il s’agit, à ce stade, d’un simple rappel comptable. Dans les entreprises d’une certaine taille, le représentant de votre client avec qui vous êtes en contact habituellement n’est pas toujours au courant des agissements ou des retards du service comptable. Une facture oubliée, un incident technique, un comptable en arrêt maladie… De nombreux faits peuvent justifier un retard de paiement.    

Pensez à envoyer votre lettre de relance par courrier recommandé avec demande d’avis de réception (ou lettre remise en main propre contre décharge suivant votre situation). En effet, en cas de contentieux, vous ne pourrez pas prouver l'envoi de vos relances si vous envoyez des courriers simples. 

☝️ Bon à savoir : vous pouvez tout à fait envoyer votre première lettre de relance pour facture impayée par mail. Moins agressif et beaucoup plus rapide qu’un courrier recommandé avec demande d’avis de réception, le mail relance facture impayée a valeur légale et vous servira de preuve en cas de contentieux ultérieur. 

Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?

Que doit contenir la lettre de relance pour facture impayée ?

Votre lettre de relance doit être claire et comprendre un certain nombre de mentions. 
Votre lettre de relancer doit indiquer : 

  • numéro et date de la facture (vérifiez bien que vous n'avez pas dépassé le délai de prescription de la facture) ; 
  • montant de la facture avec les pénalités de retard éventuelles ;  
  • date d’échéance (vérifiez bien que les délais de paiement de la facture ont été dépassés) ; 
  • produits ou services sur lesquels porte la facture ; et
  • objet du courrier : demande de paiement sans délai. 

Vous pouvez aussi ajouter une copie des factures dans votre courrier et faire un renvoi à celles-ci dans le corps de la lettre. 

S’il s’agit d’un premier envoi votre objectif est d’obtenir le paiement de factures impayées tout en préservant vos relations commerciales. Par conséquent, lorsque vous invitez votre débiteur à vous payer, pensez à tempérer votre demande.

N'hésitez pas à consulter nos fiches respectivement dédiées à la rédaction de la 1ère lettre de relance de facture impayée, à la rédaction de la 2ème lettre de relance de facture impayée et enfin, à la 3ème lettre de relance de facture impayée. 

Combien de lettres de relance pour facture impayée doivent être envoyées ?

Si votre première lettre de relance client n’est pas suivie d’effet, vous pouvez procéder à l’envoi d’une deuxième lettre de relance et même d'une troisième. Elles feront office d’avertissement en précisant qu'une procédure judiciaire pourrait être engagée. 

Vous pouvez tout à fait n'envoyer que 2 lettres. Tout dépend de la relation que vous avez noué avec le client concerné. En effet, ces trois étapes de recouvrement amiable permettent de préserver une relation d’affaire continue ou de ménager un client fidèle.

La loi ne prévoit pas de délai entre 2 relances pour facture impayée. Cela relève d’une décision de gestion qui vous appartient. Bien évidemment, il est aussi possible de procéder directement à l’envoi de la mise en demeure si de telles considérations ne vous concernent pas.

1ʳᵉ lettre de relance pour facture impayée

Cette première lettre de relance

  • sert à rappeler au client que sa dette est arrivée à échéance ; et
  • doit être accompagnée de la facture en pièce jointe. 

2ᵉ lettre de relance pour facture impayée

La deuxième lettre de relance

  • permet de demander une réponse suite à la première lettre ; et
  • doit être accompagnée de la 1ère lettre de relance et de la facture en pièces jointes. 

3ᵉ lettre de relance pour facture impayée

La relance pour facture impayée à titre de 3ème rappel revêt un caractère plus ferme compte tenu de l’absence de paiement malgré les deux premières relances : 

  • indique au client qu’en cas de non-paiement une procédure judiciaire sera entamée ;  et
  • doit être accompagnée des 2 premières lettres de relance et de la facture en pièces jointes. 

Modèle de lettre de relance pour facture impayée

Pour vous aider, voici un modèle de relance pour facture impayée pouvant être utilisé lors d'une première relance. 

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Il s’agit d’un exemple de relance pour facture impayée. Vous pouvez tout à fait rédiger différemment votre lettre. 

Relance pour facture impayée infructueuse : la mise en demeure de payer

Conséquence logique de la simple lettre de relance, la mise en demeure pour facture impayée produit des effets juridiques.

Pour qu’elle soit valable, la mise en demeure doit se conformer à plusieurs conditions de forme et comporter certaines mentions obligatoires, à défaut de quoi elle ne sera pas reconnue comme étant valable.

C’est seulement après l’envoi de votre mise en demeure qu’il sera possible d’engager une procédure judiciaire pour le paiement de vos factures.

Relance pour facture impayée infructueuse : le recouvrement judiciaire

Alors que le recouvrement amiable n’a pour effet que d'inciter votre débiteur à vous payer, le recouvrement judiciaire vous permettra de le forcer à s'exécuter. Cette procédure comprend l’ensemble des voies de recours judiciaires permettant d’obtenir un titre exécutoire : il peut s'agir de l'acte juridique qui permet au créancier de forcer son débiteur , par voie judiciaire, à lui rembourser la somme qui lui est due. 

À partir du moment où le titre exécutoire a été signifié au débiteur, le créancier pourra faire procéder à des saisies par huissier, c’est-à-dire saisir les biens de son débiteur pour obtenir le paiement des factures.

Les trois procédures de recouvrement judiciaire qui peuvent exister sont les suivantes : l’injonction de payer, le référé provision, et l’assignation en paiement

L’injonction de payer

La procédure d'injonction de payer est fréquemment utilisée du fait de sa simplicité et de sa rapidité, de plus elle a l'avantage d'être peu coûteuse. Elle se déroule en l’absence de votre débiteur qui ne sera pas convoqué au tribunal. 

Utilisé pour les factures impayées, ce recours a pour finalité d’obliger votre débiteur à s’acquitter de la dette qu’il a envers vous. Elle est appropriée pour les “petits” litiges, c’est-à-dire ceux d’un faible montant, lorsque le débiteur n’a pas de contestations à opposer ou que litige ne présente pas de difficulté particulière. 

Attention toutefois à remplir correctement le Cerfa d'injonction de payer et à bien comprendre quel tribunal est compétent pour votre litige. 

La procédure d’injonction de payer est soumise au respect d’un certain nombre de conditions. Une fois la décision du juge rendue, et en cas d’obtention d’une ordonnance d'injonction de payer, vous aurez la possibilité de mettre en œuvre des saisies d'huissier, mesure plus contraignante à l’encontre de votre débiteur.

Le référé provision 

Le référé provision est une procédure qui permet de recevoir rapidement une partie des sommes que l'on réclame ou s'apprête à réclamer.

Si, une fois l’ordonnance de référé provision rendue, le débiteur persiste à ne pas honorer sa dette, le créancier peut faire saisir les biens de son client par un huissier, et se payer ensuite sur le prix de leur vente via la saisie-vente.

Cette procédure est soumise au respect de certaines conditions et notamment au fait que votre créance ne soit pas sérieusement contestable. Cela signifie que vous devez être en mesure de prouver que votre client vous doit bien la somme dont vous voulez obtenir le paiement. C’est pour cette raison que cette voie est surtout réservée aux cas pour lesquels il n’existe aucune contestation de la part du débiteur.

 🔧En pratique : ce référé est souvent utilisé lorsque le créancier veut agir rapidement et qu’il existe un risque d’appauvrissement du débiteur (le rendant par conséquent incapable de rembourser sa dette). Tout comme la procédure d’injonction de payer, le référé provision est une procédure rapide et peu onéreuse.

L’assignation en paiement

L’assignation en paiement conduit à un procès classique (c’est-à-dire contradictoire). Il s’agit donc d’une procédure plus longue et coûteuse. Lors d’une procédure de recouvrement d’impayés, il se peut qu’une assignation fasse suite à une procédure d’injonction de payer ou à un référé provision. 

Cette procédure est également plus coûteuse. Elle est généralement utilisée lorsque ni l’injonction de payer, ni le référé provision ne sont susceptibles de s’appliquer. Elle est moins appropriée à la vie des affaires que les procédures rapides, surtout pour les petites entreprises dont l’équilibre financier est fragile.

FAQ

Quel est le délai légal pour réclamer une facture ?

Vous pouvez adresser une relance pour facture impayée dès lors que le délai de paiement prévu est arrivé à échéance. Ce délai figure dans le contrat conclu avec le client ou, à défaut, dans vos conditions générales de vente ou sur votre facture. 

Comment relancer une facture impayée par mail ?

Adresser une relance par mail suit le même principe que la relance par courrier postal. Vous pouvez soit attacher en pièce jointe un courrier à un mail d’accompagnement, soit insérer votre relance directement dans le corps du mail. 

Comme pour une lettre, il vous suffit de mentionner l’objet de votre mail, les date et numéro de la facture impayée, la marchandise ou le service concerné, la demande de paiement. Envoyez le mail avec demande d’accusé de réception et pensez à conserver une trace de l’envoi de ce mail et sa réception par le client. Cela pourra servir de preuve en cas de besoin. 

Combien de lettres de relance pour facture impayée avant d’aller au contentieux ?

La loi ne prévoit pas de nombre minimum de lettres de relance. Vous pouvez très bien adresser un courrier de mise en demeure directement. 

Vous en savez plus maintenant sur la relance pour facture impayée. Si votre débiteur est en procédure collective, les démarches de recouvrement sont différentes. Notamment, il est impératif de faire une déclaration de créance dans les plus brefs délais. N'hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels comme Legalstart pour toute question liée à la gestion de votre entreprise. 

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Emilie Mesmin

Avocate spécialisée en droit des affaires 

Fiche mise à jour le

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