Retard de paiement : comment éviter les litiges ?

Le retard de paiement peut avoir des conséquences importantes sur la trésorerie et la relation commerciale entre entreprises. Qu'il soit dû à une difficulté financière ou à un simple oubli, il nécessite une gestion rigoureuse pour éviter des complications. 

Connaître les délais légaux, les solutions possibles et les sanctions encourues permet d’anticiper et de réagir efficacement. Legalstart vous aide à y voir plus clair. 

À partir de quand il y a-t-il un retard de paiement ?

Un retard de paiement survient dès lors que le délai prévu pour régler une facture est dépassé.  

Par défaut, en l'absence d'accord spécifique, le paiement doit être effectué sous 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. 

Cependant, des délais différents peuvent être convenus contractuellement :

• jusqu'à 60 jours après l'émission de la facture ;
• 45 jours fin de mois sous certaines conditions ;
• ou encore 90 jours pour des ventes hors de l'Union européenne.

Quels sont les enjeux en cas de retard de paiement ?

Un retard de paiement entraîne des conséquences importantes sur plusieurs aspects de l’activité d’une entreprise :

• impact sur la trésorerie ;
• détérioration de la relation commerciale ;
• et risque de litige.

Impact sur la trésorerie

Un décalage dans les encaissements perturbe la gestion financière et peut compliquer le règlement des charges, des salaires et des fournisseurs.

Détérioration de la relation commerciale

Un client qui ne respecte pas les délais fragilise la confiance du fournisseur, pouvant conduire à des conditions de paiement plus strictes ou à un refus de nouvelles commandes.

Risque de litige

Un retard peut être dû à un désaccord sur la facture, la prestation ou à une mauvaise foi du client.

Ces situations nécessitent souvent des relances et des échanges pouvant nuire à la collaboration.

Quelles formalités accomplir en cas de retard de paiement ?

Lorsqu'un client ne règle pas une facture à l’échéance prévue, plusieurs étapes peuvent être mises en place pour obtenir le paiement :

1. relance téléphonique et/ou par mail ;
2. envoi d’un courrier de relance ;
3. mise en demeure de payer ;
4. et procédure de recouvrement judiciaire.

1. Relance téléphonique et/ou par mail

La première action consiste à contacter directement le client, soit par téléphone, soit par mail. Cette approche permet souvent de clarifier la situation :

• un oubli ;
• un problème administratif ;
• ou une difficulté financière passagère. 

Lors de cet échange, il est conseillé de rappeler :

• la date d’échéance ;
• le montant dû ;
• et de proposer une solution rapide. 

Il peut être utile de convenir d’une nouvelle échéance et d’envoyer un mail de confirmation pour formaliser l’accord.

2. Envoi d’un courrier de relance

Si le paiement n’intervient toujours pas après une première relance, une lettre de relance peut être envoyée. Ce document écrit, plus formel qu’un simple mail, rappelle l’obligation de paiement et précise les éventuelles pénalités de retard de paiement prévues dans les conditions générales de vente.

Ce courrier peut être envoyé en recommandé avec accusé de réception pour garder une preuve en cas de procédure ultérieure.

3. Mise en demeure de payer

Si les relances restent sans effet, une mise en demeure peut être adressée au débiteur. Il s’agit d’un courrier officiel qui rappelle les sommes dues et les obligations légales. 

Il doit contenir plusieurs éléments :

• la mention « mise en demeure » ;
• la référence de la facture impayée ;
• le montant exact réclamé ;
• un délai supplémentaire accordé pour le règlement ;
• et les conséquences en cas d’inaction (poursuites judiciaires, majoration des frais, suspension des services).  

4. Procédure de recouvrement judiciaire

Si malgré toutes ces démarches le débiteur ne règle toujours pas sa dette, il est possible d’engager une procédure de recouvrement judiciaire. 

Plusieurs options existent :

• L’injonction de payer qui est une procédure rapide permettant d’obtenir une décision de justice contraignant le débiteur à régler la somme due.
• L’assignation en référé qui est une solution plus rapide pour obtenir un paiement si la créance est incontestable.
• L’assignation au fond en cas de litige sur la nature de la dette, une procédure plus longue peut être engagée devant le tribunal compétent. 

L’intervention d’un huissier ou d’un avocat peut être nécessaire à ce stade, entraînant des coûts supplémentaires pour le débiteur.  

Quelles pénalités en cas de retard de paiement ?

Des pénalités de retard s’appliquent dès qu’une facture arrive à échéance sans être réglée par exemple, sans qu’il soit nécessaire d’envoyer une relance préalable. 

En complément, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée est due de plein droit. Cette somme est destinée à couvrir une partie des coûts engendrés par les démarches de recouvrement.

Retard de paiement : quelles solutions ?

Lorsqu’un client ne règle pas une facture à l’échéance prévue, plusieurs solutions existent pour éviter une procédure judiciaire longue et coûteuse. L’objectif est de trouver un compromis tout en protégeant la trésorerie de l’entreprise. Ainsi, il est possible de :

• négocier un nouveau délai de paiement ;
• mettre en place un échéancier ;
• relancer régulièrement ;
• réclamer des acomptes pour les futures prestations ;
• faire appel à un médiateur.

Négocier un nouveau délai de paiement

Avant d’envisager des mesures plus contraignantes, il est possible de discuter avec le client pour comprendre la raison du retard et convenir d’un nouveau délai. 

Cette approche permet souvent d’obtenir un règlement rapide tout en maintenant une bonne relation commerciale.  

Mettre en place un échéancier

Si le client rencontre des difficultés financières, proposer un paiement échelonné peut être une alternative efficace. Un échéancier permet de diviser la somme due en plusieurs versements sur une période déterminée. 

Relancer régulièrement

Des relances doivent être effectuées dès le dépassement du délai de paiement. Elles peuvent se faire par téléphone, par mail ou par courrier. L’objectif est d’inciter le débiteur à réagir rapidement en lui rappelant l’échéance dépassée et les éventuelles pénalités applicables. 

Réclamer des acomptes pour les futures prestations

Afin d’éviter les retards de paiement à l’avenir, demander un acompte dès la signature d’un contrat peut sécuriser une partie du chiffre d’affaires. 

Cette pratique est courante dans de nombreux secteurs et permet de limiter l’impact financier en cas d’impayé.

Faire appel à un médiateur

En cas de litige persistant, le médiateur des entreprises peut intervenir pour faciliter la résolution du différend.

Cette solution amiable permet d’éviter un contentieux et de trouver un accord satisfaisant pour les deux parties.

Quelle sanction en cas de non-respect des règles relatives au retard de paiement ?

Le non-respect des délais de paiement expose l’entreprise fautive à des sanctions administratives importantes. En effet, la loi prévoit une amende pouvant atteindre :

• 2 millions d’euros pour les sociétés ;
• et 75.000 € pour les entreprises individuelles.

Ces sanctions, renforcées par la loi Sapin 2, sont systématiquement publiées par la DGCCRF. L’entreprise sanctionnée peut voir son nom diffusé sur le site officiel de l’administration, ce qui nuit à sa réputation. La loi Pacte va encore plus loin en autorisant la publication de ces sanctions dans la presse, aux frais de l’entreprise concernée.

FAQ

Quels sont les délais légaux de paiement ?

Les délais légaux varient selon les accords entre les parties. Par défaut, un paiement doit être effectué sous 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation. Un délai plus long peut être convenu, sans dépasser 60 jours après l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois sous certaines conditions.

Comment justifier le retard de paiement ?

Il existe une multitude de motif de retard de paiement. Il peut être justifié par des difficultés financières, un désaccord sur la facture ou un problème administratif (erreur de livraison, validation interne retardée). Il est préférable de communiquer rapidement avec le créancier et de proposer une solution, comme un échéancier de paiement, pour éviter une procédure de recouvrement.

Comment réagir face à un retard de paiement ?

La première étape consiste à relancer le client, d’abord par mail ou téléphone, puis par courrier si nécessaire. En l’absence de réponse, l’envoi d’une mise en demeure formelle peut être envisagé avant d’engager une procédure judiciaire pour recouvrer les sommes dues.

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L441-16 - Code de commerce ;
• loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique ;
• loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises ;
• décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 fixant le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les transactions commerciales prévue à l'article L. 441-6 du code de commerce.