Comment établir le procès-verbal d'assemblée constitutive d'une association ?

À la création d'une association, les fondateurs se réunissent en assemblée constitutive pour adopter les statuts et désigner les premiers dirigeants. Le procès-verbal garde la trace écrite de ces décisions.

Le procès-verbal d'assemblée constitutive est-il obligatoire ? Qui doit le signer, et qu'en faire une fois rédigé ? Voici ce que prévoit le droit des associations.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée constitutive d’association ?

Le procès-verbal d'assemblée constitutive est le document qui consigne le déroulé et les décisions de la première assemblée des membres fondateurs :

• adoption des statuts ;
• élection du bureau ;
• vote sur les premières orientations.

Il n'est pas imposé par la loi du 1er juillet 1901 ni par son décret d'application. Il reste toutefois vivement recommandé et souvent exigé en pratique : pour ouvrir un compte bancaire, demander une subvention ou prouver la nomination des dirigeants.

Il se distingue des comptes rendus des assemblées générales ultérieures : le procès-verbal d'assemblée constitutive porte sur l'acte de naissance de l'association et fige les choix fondateurs, à savoir la dénomination, l'objet, le siège social et la première équipe dirigeante.

Durant cette assemblée, 2 grands sujets doivent être abordés :

• Approuver les statuts de l’association : en effet, c’est durant cette assemblée que les fondateurs de l’association vont déterminer ses statuts. Les statuts sont ainsi rédigés puis présentés aux membres lors de l’assemblée afin qu’ils puissent émettre des observations. La forme finale des statuts est ensuite soumise à un vote : les adhérents aux statuts deviennent membres de l’association, au contraire de ceux les refusant.
  
  
• Désigner les responsables de l’association : c’est également durant l’assemblée constitutive que sont élus les responsables de l’association, tels que les dirigeants et les administrateurs. Sont ainsi nommés le président, le secrétaire et le trésorier. 

À quoi sert le procès-verbal d’assemblée constitutive ?

À l’issue de l’assemblée, un procès-verbal d’assemblée constitutive de l’association est rédigé. Ce procès-verbal, que l’on appelle communément PV d’AG constitutive d’association, ou encore PV de création d’association, est un document officiel. Il s’agit d’un compte-rendu de l’assemblée générale, rassemblant par écrit tous les échanges, délibérations, et décisions prises au cours de l’assemblée constitutive.

Le PV d’assemblée constitutive d’association a 3 objectifs : 

• établir la liste des membres de l’association, puisqu’il recense les participants à l’assemblée ayant accepté les statuts ;
• conserver une trace des sujets débattus et soumis au vote ;
• prouver l’existence et le respect des règles applicables à l’Assemblée.

Qui rédige et signe le procès-verbal d’assemblée constitutive d’association ? 

Le procès-verbal est généralement rédigé par le secrétaire de séance. En pratique, il est signé par le président et le secrétaire de séance.

La loi de 1901 laisse une liberté statutaire totale : elle n'impose ni la désignation de scrutateurs, ni une signature multiple. La composition du bureau et la liste des signataires sont définies librement par les fondateurs.

Comment rédiger un procès-verbal d'assemblée constitutive d’association ?

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit être rédigé par écrit, mais aucune obligation spécifique n’existe pour son support. Ainsi, le procès-verbal de l'assemblée constitutive peut par exemple être rédigé sur papier ou sous format numérique.

Les mentions obligatoires

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit contenir certaines mentions obligatoires afin d’être valide.

Le PV d’assemblée constitutive doit contenir :

• le nom de l’association ;
• l’adresse du siège social de l’association ;
• la date de tenue de l’assemblée générale ;
• l'heure de début et de fin de la séance ;
• l’identité des personnes présentes lors de l’assemblée, ainsi que leurs adresses ;
• l’identité du président de séance et du secrétaire de séance ;
• l’ordre du jour et les sujets soumis au vote ;
• la retranscription des débats ;
• le résultat des votes ;
• l’identité des responsables de l’association (président, secrétaire et trésorier).

Modèle de procès-verbal d’assemblée générale constitutive

Vous pourrez facilement trouver en ligne un modèle de procès-verbal de l'assemblée constitutive en PDF. De nombreux sites gouvernementaux mettent d’ailleurs à disposition un modèle de procès-verbal de l'assemblée constitutive gratuit.

Voici un exemple de procès-verbal d’assemblée constitutive association :

Que faire du procès-verbal d’assemblée constitutive d’association ?

Une fois l'association constituée, vous la déclarez au greffe des associations du département de son siège social, situé en préfecture ou sous-préfecture. La loi de 1901 n'impose aucun délai : la déclaration peut intervenir à tout moment après la constitution. Le greffe délivre un récépissé sous 5 jours.

La création de l'association est ensuite publiée au Journal officiel des associations et fondations d'entreprises (JOAFE). Cette publication est gratuite : la demande est intégrée au formulaire de déclaration, et non réalisée dans un journal d'annonces légales payant.