19 avril 2021

Comprendre et rédiger le procès-verbal d’assemblée constitutive d’association
Temps de lecture : 4 min

Jeanne Bahu
Diplômée d'un Master 2 de Droit de l'Université de Lille 2. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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Vous souhaitez créer votre association, mais vous craignez de ne pas savoir gérer les documents administratifs inhérents à cette création? Vous souhaitez fixer les règles essentielles de l’association loi 1901, concrétiser son fonctionnement et désigner ses premiers membres? On vous explique pourquoi et comment rédiger un procès-verbal lors de l’assemblée constitutive de l’association

Pourquoi est-il nécessaire de rédiger un procès-verbal lors de l’Assemblée constitutive d’une association? 

Qu’est-ce qu’une Assemblée constitutive? 

Pourquoi tenir une AG constitutive?

L’assemblée constitutive est la première Assemblée générale de l’association. Elle permet aux futurs membres de débattre et de trouver un accord sur l’organisation de l’association en cours de création. 

Attention: l’Assemblée générale (AG) constitutive n’est pas soumise à des dispositions statutaires ou légales.

C’est à l’occasion de l’assemblée constitutive que seront approuvés les statuts de l’association. Pour information, les statuts résument le fonctionnement de toute la structure associative. Certaines informations doivent obligatoirement y figurer. Il s’agit de la raison sociale, l’objet social, l’adresse du siège social, la durée de vie de l’association, les règles de modification et de dissolution, mais également la composition, les ressources et le fonctionnement de l’association. 

À noter: l’Assemblée constitutive n’est normalement pas obligatoire hormis lors de la constitution d’une association communale ou intercommunale agréée de chasse. 

Qui sont les membres conviés à cette assemblée?

Les personnes souhaitant se rendre à cette assemblée sont toutes acceptées. Il peut s’agir de personnes souhaitant formellement devenir membre, de personnes ayant entendu parler de la future structure, et dont le projet interpelle, ou des personnes directement invitées par les membres fondateurs par exemple. 

Lors de la création d’une association, le procès-verbal d’assemblée constitutive permettra de garder une trace de tous les membres présents lors de cette assemblée, il sera également conservé. Celui-ci permet de garder une trace concrète de cette assemblée constitutive. 

Comment se déroule une assemblée constitutive? 

Convocation préalable

Préalablement à cette assemblée, les potentiels membres de l’association reçoivent une convocation par écrit. Celle-ci décrit les objectifs de l’association et ses futures actions, ainsi que les moyens mis en place pour l’accomplissement de ces activités. 

Sont également communiqués le nom de l’association, le projet de statuts et de règlement intérieur, le montant des cotisations, la liste des membres potentiels du bureau… En bref, toutes les informations utiles à la constitution de l’association. 

Déroulement de l’assemblée

L’assemblée permet de poser les bases de l’association, de discuter de tout ce qui fera l’identité de l’association, les objectifs à remplir, mais également les règles de fonctionnement au sein de l’association. 

Lorsque les participants arrivent, ils ont déjà connaissance de l’ordre du jour (les sujets abordés durant la réunion). Celui-ci contient souvent une rubrique “questions diverses”, permettant aux membres potentiels de poser leurs questions. Cependant, les questions de cette rubrique doivent conserver une importance mineure.

À la fin de l’Assemblée générale, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal de création d’association. Ce procès-verbal (PV) est nécessaire puisqu’il faudra joindre au formulaire Cerfa n°13973*03 la liste des personnes chargées de l’administration de l’association et implicitement, des dirigeants. Cela implique d’avoir d’ores et déjà effectué l’Assemblée générale constitutive et le procès-verbal qui s'ensuit. 

À noter: certaines pratiques, telles que la définition de l’ordre du jour ou la rédaction du PV, se retrouvent également dans l’ensemble des Assemblées générales d’associations.

Comment rédiger un procès-verbal suite à l’assemblée constitutive d’une association? 

Vous souhaitez rédiger votre procès-verbal concernant l’assemblée constitutive de votre association loi 1901? On vous présente le contenu. 

À noter: c’est le secrétaire de séance qui est chargé de la rédaction du procès-verbal lors de l’assemblée constitutive de l’association

  • Commencez par préciser la date et l’heure, ainsi que l’adresse de l’assemblée constitutive.
  • Donnez également le nom de l’association et de toutes les personnes présentes lors de l’assemblée. 
  • Désignez ensuite le président et le secrétaire de la séance. 
  • Annoncez le programme de la séance, dans lequel vous décrivez les sujets abordés (approbation des statuts, désignation des membres du conseil, pouvoirs donnés pour les formalités de constitution et de déclaration de l’association). 
  • N’oubliez pas de retranscrire les débats portant sur l’approbation des statuts et la mise aux voix.
  • Décrivez le résultat des votes, en précisant, s’il n’y a pas d’unanimité, l’identité des personnes ayant voté pour l’approbation des statuts, et celles ayant voté contre. 

À noter: les personnes n’approuvant pas les statuts ne pourront pas devenir membre de l’association.

  • Donnez également la liste des membres désignés pour faire partie du conseil. 
  • Une mention relative à l’acceptation de leurs fonctions par les membres du conseil doit figurer en bas du PV de l’AG constitutive de l’association
  • Vous devez impérativement signer le procès-verbal, plus les signatures sont nombreuses, plus le PV a une force probante. 

Maintenant, que le procès-verbal constitutif d’une association n’a plus de secret pour vous, n’hésitez plus, et lancez-vous pleinement dans la constitution de votre association.

Mise à jour : 19/04/2021

Rédacteur : Jeanne Bahu, diplômée d'un Master 2 de Droit de l'Université de Lille 2. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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