Composition et rôle du bureau d’une association

Au moment de créer leur association loi de 1901, les fondateurs peuvent décider de doter leur organisme de différentes instances dont les rôles et pouvoirs sont bien définis. En pratique, il est possible d’instituer trois grandes instances : l’Assemblée générale (AG), le conseil d’administration et le bureau d’association.

La mise en place d’un bureau d’association est quasiment incontournable. En effet, le bureau est l’organe dirigeant de l’association. C’est lui qui se charge du bon déroulement des activités de l’association.

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Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Les fondateurs d’association disposent d’une grande liberté quant au choix des règles d’organisation et de fonctionnement de leur organisme. Ils sont d’ailleurs libres de se doter ou non d’un bureau d’association.

Toutefois, même si la mise en place d’un bureau d’association est facultative, il est fortement recommandé d’en instituer un. En effet, le bureau est l’organe exécutif de l’association, c’est lui qui la dirige.

Son rôle est particulièrement vaste et important puisqu’il a pour objectif de veiller au bon déroulement de la vie associative (décision quant à la gestion courante, application des délibérations prises en AG, respect de la réglementation, etc.).

Comment est composé le bureau d’une association ?

La composition du bureau de l’association est librement définie par les fondateurs au moment de la rédaction des statuts de l’association.

Toutefois, il est traditionnellement admis que le bureau d’une association se compose d’un Président, d’un trésorier, d’un secrétaire et de leurs suppléants (ou adjoints).

Le choix du nombre de personnes dans le bureau d’association dépend généralement de la taille et de l’importance de l’association. Toutefois, lorsqu’elle est dotée d’un conseil d’administration d’association, le nombre de membres qui composent le bureau ne doit pas dépasser le tiers de celui du conseil d’administration.

Exemple : si le conseil d’administration est composé de 12 membres, le bureau ne doit pas être composé de plus de 4 membres.

Quel est le rôle du bureau d’une association ?

Chacun des membres du bureau de l’association a un rôle bien défini :

• Le rôle du Président d’association consiste à diriger et superviser les activités de l’association. À ce titre, il la représente dans tous les actes de la vie civile et peut prendre un certain nombre de décisions dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par les statuts. C’est également au Président que revient la mission d’organiser et de réunir l’Assemblée générale.
• Le rôle du trésorier d’association est d’assurer la bonne tenue de la comptabilité de l’association et de ses finances. Pour cela, il doit gérer le budget, encaisser les recettes telles que les cotisations et les dons, s’acquitter des factures mais aussi rendre compte régulièrement de la situation financière de l’association au bureau.
• Le rôle du secrétaire d’association consiste à préparer le travail de l’association ainsi qu’à gérer les relations avec les membres de l’association. C’est lui qui est chargé d'envoyer la convocation à l'Assemblée générale d'association, de rédiger le procès-verbal des décisions (PV) et de s’assurer de l’application des décisions.

À noter : pour que chacun puisse s’investir pleinement dans ses missions, il est important que les rôles et missions des membres du bureau de l’association soient rigoureusement définis au sein des statuts.

Modification du bureau d’une association : quelles formalités ?

Les règles qui encadrent le changement de bureau d’association sont, en principe, prévues par les statuts de l’association. Cependant, pour renouveler le bureau, la méthode la plus couramment utilisée consiste à procéder à l’élection d’un nouveau bureau d’association. Pour ce faire, il faut organiser une assemblée générale pour le renouvellement de bureau d'une association.

À noter : un procès-verbal d'Assemblée générale d'association pour le changement de bureau devra être rédigé.

Qui élit les membres du bureau d’une association ? Les membres du bureau d’association sont nommés par l’Assemblée générale, ou par le conseil d’administration s’il y en a un.

Exemple : au sein d'une association de copropriétaires, ce sont les propriétaires qui élisent le bureau au cours d'une assemblée générale extraordinaire.

Attention : si les membres du bureau sont nommés dans les statuts, le changement de bureau entraîne une modification de l’association avec des formalités supplémentaires à effectuer.

Dans les 3 mois qui suivent l’élection des nouveaux membres du bureau, il est obligatoire de déclarer la nouvelle composition du bureau de l’association à la préfecture. Ce sont les nouveaux dirigeants de l’association qui procèdent eux-mêmes à cette déclaration.

Cette déclaration prend la forme d’un formulaire à remplir (le Cerfa n°13971*03). Il convient d’y joindre la liste consolidée et à jour de l’équipe dirigeante.

Vous envisagez de créer votre association ? N’hésitez pas à télécharger le guide pratique de l’association.