Comment fonctionne le bureau d’association ?

Lors de la création d’une association en ligne, les fondateurs peuvent décider de doter leur organisme de différentes instances dont les rôles et pouvoirs sont bien définis. En pratique, il est possible d’instituer trois grandes instances : l’Assemblée générale (AG), le conseil d’administration et le bureau d’association.

La mise en place d’un bureau d’association est quasiment incontournable. En effet, le bureau est l’organe dirigeant de l’association. C’est lui qui se charge du bon déroulement des activités de l’association au quotidien.

Rôle, composition et renouvellement des membres, Legalstart vous dit tout sur le fonctionnement du bureau d’une association.

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau d’association loi 1901 est un organe de direction collégial qui est chargé du bon fonctionnement de l’association au quotidien. On parle aussi de bureau exécutif d’une association.

Son rôle est particulièrement vaste et important puisqu’il a pour objectif de veiller au bon déroulement de la vie associative (décision quant à la gestion courante, application des délibérations prises en AG, respect de la réglementation, etc.).

Quelle est la composition du bureau d'une association ?

Lors de la création d’une association, vous vous demandez certainement quels sont les membres obligatoires d’une association, et notamment du bureau. Sachez que les fondateurs d’association disposent d’une grande liberté quant au choix des règles d’organisation et de fonctionnement de leur organisme. Ils sont d’ailleurs libres de se doter ou non d’un bureau d’association.

Toutefois, même si la mise en place d’un bureau d’association est facultative, il est fortement recommandé d’en instituer un au regard de son importance. La composition du bureau de l’association est librement définie par les fondateurs au moment de la rédaction des statuts de l’association.

Alors, quelle est la composition du bureau d'une association ? Il est traditionnellement admis que les membres du bureau d’une association soient :

• un président ; un trésorier ;
• un secrétaire ;
• et leurs suppléants (ou adjoints).

Le choix du nombre de personnes dans le bureau d’association dépend généralement de la taille et de l’importance de l’association. Toutefois, lorsqu’elle est dotée d’un conseil d’administration d’association, le nombre de membres qui composent le bureau ne doit pas dépasser le tiers de celui du conseil d’administration.

Exemple : si le conseil d’administration est composé de 12 membres, le bureau ne doit pas être composé de plus de 4 membres.

Quel est le rôle du bureau d’une association ?

Le rôle du bureau d’association est défini par les statuts de l’association, et ne doit pas faire concurrence aux missions relevant de la compétence du conseil d'administration. Par conséquent, le rôle du bureau d’association consiste à assurer la gestion courante de l’association. Voyons plus en détail le rôle des membres du bureau d’association.

Le rôle du président d’association

Le rôle du président d’association consiste à diriger et superviser les activités de l’association.  À ce titre, il la représente dans tous les actes de la vie civile et peut prendre un certain nombre de décisions dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par les statuts. Il signe les contrats au nom et pour le compte de l’association. Il peut également engager une action en justice en son nom.

C’est également au président que revient la mission d’organiser et de réunir l’Assemblée générale. Le président de l’association peut être assisté d’un ou plusieurs vices-présidents. Un vice-président remplace le président en son absence et réalise les tâches qui lui sont confiées dans les statuts.

Le rôle du trésorier d’association

Le trésorier d’association a pour rôle d’assurer la bonne tenue de la comptabilité de l’association et de ses finances. Pour cela, il doit gérer le budget, encaisser les recettes telles que les cotisations et les dons, s’acquitter des factures, mais aussi rendre compte régulièrement de la situation financière de l’association aux autres membres du bureau.

C’est généralement le trésorerier qui est en contact avec la banque de l’association. Il peut être assisté d’un vice-trésorier si besoin.

Le rôle du secrétaire d’association

Le rôle du secrétaire d’association consiste à préparer le travail de l’association ainsi qu’à gérer les relations avec les membres de l’association. 

C’est lui qui est chargé d'envoyer la convocation à l'Assemblée générale d'association, de rédiger le procès-verbal des décisions (PV) et de s’assurer de l’application des décisions. Il est donc chargé de la gestion administrative de l’association. Si besoin, il peut être assisté d’un secrétaire adjoint.

Qui élit le bureau d’association ?

En fonction de ce qui est prévu dans les statuts de l’association, l’élection du bureau peut être faite par l’assemblée générale ou par le conseil d'administration.

L’élection du bureau d’association par l’assemblée générale

L’assemblée générale d’une association ou la modification du bureau d'une association est un organe de décision collective qui réunit tous les mêmes de l’association.

L’assemblée générale se réunit généralement une fois par an en session ordinaire pour la présentation du bilan annuel et le vote du budget. Mais une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée, afin d'élire le bureau d’association ou procéder au changement de l’un de ses membres.

L’élection du bureau d’association par le conseil d'administration

Les statuts peuvent prévoir qu’il appartient au conseil d'administration d’élire le bureau de l’association. Le conseil d’administration est lui-même élu par l’assemblée générale de l’association. Il a pour rôle de convoquer l’assemblée générale, de gérer le patrimoine de l’organisation et de réaliser l’arrêté des comptes annuels.

Comment élire le bureau d’une association ?

Ce sont les statuts de l’association qui déterminent les conditions d’élection du bureau d’asso. Ils précisent notamment : 

• la durée des mandats des membres du bureau ;
• les modalités de convocation de l’organe décisionnaire ;
• le type de scrutin ;
• les conditions du vote ;
• les règles de quorum.

L’assemblée générale ou le conseil d’administration doit respecter les règles fixées par les statuts de l’association pour élire le bureau. Un procès-verbal de changement de bureau d’association doit être rédigé.

Comment renouveler le bureau d’une association ?

Le renouvellement du bureau d’association peut être nécessaire pour différentes raisons comme : 

• l’arrivée à son terme du mandat en cours ;
• la démission d’un membre du bureau ;
• le décès d’un membre du bureau.

Ainsi, le renouvellement peut concerner tous les membres du bureau (renouvellement périodique) ou uniquement le changement du président de l’association par exemple.

Les règles qui encadrent le changement de bureau d’association sont, en principe, prévues par les statuts de l’association.  Cependant, pour renouveler le bureau, la méthode la plus couramment utilisée consiste à procéder à l’élection d’un nouveau bureau d’association.  Pour ce faire, il faut organiser une assemblée générale pour le renouvellement de bureau d'une association.

Dans les 3 mois qui suivent l’élection des nouveaux membres du bureau, il est obligatoire de déclarer la nouvelle composition du bureau de l’association à la préfecture (ou au tribunal d'instance pour les associations d'Alsace-Moselle). Ce sont les nouveaux dirigeants de l’association qui procèdent eux-mêmes à cette déclaration des membres du bureau de l'association.

Cette déclaration prend la forme d’un formulaire à remplir (le Cerfa n°13971*03) et à envoyer par courrier.  Pour les associations bénéficiant d'un numéro RNA (Répertoire national des associations), il est également possible de réaliser cette démarche en ligne sur le site internet du service public, via France Connect.

Il convient d’y joindre la liste consolidée et à jour de l’équipe dirigeante, avec l'identité, la nationalité, l'adresse postale et le métier de chaque membre du conseil d'administration. Le procès-verbal de l'assemblée générale de l'association, signé, devra également être joint.

Le cas des associations en Alsace-Moselle

La direction est l'organe légal représentant l'association en Alsace-Moselle, composé d'une ou plusieurs personnes nommées par l'assemblée des membres (sauf disposition statutaire contraire). La direction peut être librement révoquée, sauf si les statuts limitent cette possibilité à des motifs graves.

En cas de nombre insuffisant de membres à la direction selon les statuts, le tribunal peut désigner les membres manquants à titre provisoire. Si le nombre de membres descend sous trois, le tribunal peut retirer la capacité juridique à l'association.

La direction :

• déclare l'association au tribunal pour inscription au registre ;
• déclare toute modification de sa composition ;
• représente l'association en justice et vis-à-vis des tiers (sous réserve des limites statutaires) ;
• gère les affaires relevant de sa compétence selon les statuts.

La direction prend ses décisions à la majorité des membres présents (sauf autre règle statutaire), et les résolutions peuvent être valables par accord écrit de tous les membres hors réunion.

L'assemblée des membres (la variante de l'assemblée générale) est convoquée selon les statuts, à la demande d'un dixième des membres ou si l'intérêt de l'association l'exige. Les conditions de convocation et de vote sont fixées par les statuts.

L'assemblée règle les affaires ne relevant pas de la direction à la majorité des membres présents (sauf autre règle statutaire), et les résolutions peuvent être valables par accord écrit de tous les membres hors assemblée. Les membres ont le droit de quitter l'association, mais les statuts peuvent limiter ce droit à la fin d'un exercice ou après un préavis de deux ans maximum. 

FAQ

Quels sont les postes du bureau d'une association ?

Quels sont les membres du bureau ? La liste des membres du bureau association est la suivante : 

• président d’association ;
• trésorier d’association ;
• secrétaire d’association.

Ils peuvent être assistés de suppléants si besoin. Ces derniers doivent également être élus.

Qui élit le bureau dans une association ?

En fonction de ce qui est prévu par les statuts, le bureau d’association est élu par l’assemblée générale ou par le conseil d'administration.

Est-ce obligatoire d’élire un bureau d’association ?

La loi n’impose pas l’élection d’un bureau d’association. Toutefois, concernant le bureau d’association, son rôle est au cœur du fonctionnement de l’association puisqu’il en assure la gestion courante tant d’un point de vue administratif que financier. C’est pourquoi, en pratique, les associations désignent quasiment systématiquement un bureau.

Quelle est la différence entre le bureau et le conseil d'administration d'une association ?

Le conseil d'administration (CA) définit les orientations et la politique de l'association, tandis que le bureau, souvent un sous-ensemble du CA, assure la gestion courante et met en œuvre les décisions du CA et de l'assemblée générale.

Quel est le nombre maximum de membre du bureau d'association ?

La loi ne fixe pas de nombre maximum de membres pour le bureau d'une association. Cependant, si l'association est dotée d'un conseil d'administration, le nombre de membres du bureau ne doit généralement pas dépasser le tiers de celui du conseil d'administration.

Quel est l'organigramme d'un bureau d'association ?

L'organigramme d'une association comprend généralement un président (qui représente l'association), un trésorier (qui gère les finances), et un secrétaire (qui s'occupe de l'administration). Des vice-présidents, secrétaires adjoints ou trésoriers adjoints peuvent également exister selon la taille et les besoins de l'association.

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles 1101 à 1111-1 - Code civil
• Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
• Décret du 16 août 1901 pris relatif au contrat d'association