27 septembre 2021

Comment gérer sa permanence téléphonique ?
Temps de lecture : 3 min

Kandbaz
Spécialiste de la domiciliation d'entreprise dans l'Hexagone.

Besoin d'en savoir plus ?

Vous n’avez pas le temps d’assurer votre permanence téléphonique ? Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes prestations de nature à faciliter votre quotidien de dirigeant d’entreprise ? Parfait ! Vous êtes au bon endroit. 

Pour le bon fonctionnement de votre activité, ne négligez pas la gestion du standard téléphonique. Vous vous demandez pourquoi ? Sachez simplement que l'appel est devenu la norme. 

Ainsi, il devient nécessaire d’accorder une place fondamentale à l’accueil téléphonique. Tout aussi important que le standard physique, ce dernier se trouve au cœur de la relation client : personnalisation et professionnalisme en sont les nouveaux fondamentaux.

Service de base : la redirection des appels 

En matière de permanence téléphonique, il existe un panel de services. En effet, de nombreuses prestations peuvent être réalisées. Envie de déléguer la gestion de votre ligne téléphonique ? Cela est tout à fait possible ! Avant toute chose cependant, les prestataires proposent à leur clientèle un service de redirection d’appels. Mais en quoi consiste-t-il ? 

  • La redirection d’appels vers votre smartphone. La redirection concerne le plus souvent un numéro fixe vers votre mobile. Ainsi, vous pouvez transférer l’intégralité de vos appels entrants pour les recevoir directement sur votre numéro de téléphone portable. Le transfert d’appel permet de simplifier l’exercice de votre activité, notamment lorsque vous êtes en déplacement professionnel ou en dehors de vos locaux.
  • La centralisation des appels entrants de l’entreprise. Lorsqu’il apparaît nécessaire de centraliser les appels reçus, il est tout à fait possible de réaliser la redirection de plusieurs lignes téléphoniques sur votre portable. Cela s’avère très utile lorsque l’un de vos employés est en période de congés payés, par exemple. De cette manière, vous ne raterez aucun appel ! 
  • Pourquoi utiliser un numéro de téléphone fixe ? L’emploi d’un numéro de téléphone fixe est gage de professionnalisme. En effet, la réception des appels téléphoniques par une personne dédiée rassure et met en confiance vos correspondants, vos clients et vos prospects.

Service augmenté : l’offre de permanence téléphonique 

Gérer les appels, est-ce indispensable pour une entreprise ? Cela va sans dire. Il en va de votre réputation et de votre image. Un tel service permet une prise en charge rapide du client : cela évite que ce dernier s’adresse à la concurrence, à cause d’une attente trop importante. 

Faire le choix d’internaliser ou d’externaliser la gestion de son standard téléphonique d’entreprise 

Vous n’avez pas le temps de vous occuper de l’accueil téléphonique ? Pourquoi ne pas en déléguer la gestion ? En effet, en matière de téléphonie d’entreprise, vous pouvez internaliser ou externaliser la mission : 

  • Internalisation. Vous pouvez embaucher un standardiste ou une secrétaire. La réputation de votre entreprise dépendra du soin apporté à l’orientation des appelants et à la gestion du flux. 
  • Externalisation. Si vous ne souhaitez pas recourir à l’embauche d’un salarié, vous pouvez tout à fait faire appel à un prestataire indépendant. Il est également possible de s’adresser à une plateforme téléphonique, également appelée call-center.

Le secrétariat téléphonique doit être tenu dans les règles de l’art. L’accueil physique des clients implique une bonne dose de savoir-faire. C’est également le cas des contacts téléphoniques. Il ne s’agit pas simplement de réceptionner les appels entrants, mais bien d’optimiser le contact client et les rapports professionnels avec les fournisseurs et les partenaires.

Déléguer sa permanence téléphonique à un prestataire indépendant

Vous souhaitez confier la réception des appels destinés à votre société à une entreprise spécialisée ou un centre d’appel ? Déléguer la permanence téléphonique d’une entreprise située à Paris ou à Lyon ? Cependant, vous aimeriez obtenir plus de précisions sur ce service de téléphonie ? Nous vous expliquons tout !

  • Comment le prestataire de service prend-il en charge le standard téléphonique d’une entreprise ? Lorsque vous déléguez votre secrétariat téléphonique, celui-ci est tenu au nom de votre entreprise ou à votre nom si vous avez créé une micro-entreprise ou une EIRL. Le prestataire de service se charge de renseigner l’appelant et vous transmet la liste des prospects, des clients, des partenaires et/ou des fournisseurs à recontacter. Il lui incombe également la gestion du répondeur de l’entreprise ainsi que la transmission des réclamations. À la demande du client, une fonction de pré-décrochage et/ou un message d’accueil peuvent être configurés.
  • Pourquoi le chef d’entreprise a intérêt à déléguer cette mission ? Pour des questions d’image, il est important qu’une entreprise demeure joignable durant ses heures d’ouverture. De même, confier la gestion des appels téléphoniques de l’entreprise permet de faire l’économie d’un temps précieux que vous pouvez réserver à votre cœur d’activité : votre métier.

Service premium : la gestion personnalisée du standard téléphonique

Le service de gestion du télésecrétariat téléphonique ne correspond pas à vos ambitions ? Vous souhaitez que votre prestataire puisse fluidifier le nombre d’appels et affiner les demandes des prospects et des clients ? Sachez que cela est tout à fait possible ! 

En effet, outre l’offre basique de gestion du standard téléphonique d’entreprise, vous pouvez souscrire une prestation plus pointue : 

  • La prise de rendez-vous. Cette dernière sera directement assurée par le préposé, grâce à la gestion d’un agenda partagé, auquel vous avez tous les deux accès.
  • La connaissance de votre secteur d’activité et de vos prestations. Le prestataire de service sera en mesure de répondre aux demandes récurrentes des clients ainsi qu’aux premiers éléments des devis. Chaque appel sera analysé par l’entreprise sélectionnée. Sa connaissance de votre secteur d’activité permet de fluidifier le flux téléphonique, d’orienter et de renseigner les appelants. De plus, certains prestataires proposent également des missions de prospection par le biais de campagnes d’appels sortants.

Dans le monde du travail, la relation professionnelle demeure le plus souvent vocale ou virtuelle. Pour conserver l’image d’une entreprise sérieuse, assurer la permanence téléphonique de son activité apparaît aujourd’hui comme indispensable. 

 

Mise à jour : 27/09/2021

Article rédigé par Kandbaz, spécialiste de la domiciliation d'entreprise dans l'Hexagone.

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