Erreur sur une fiche de paie : que faire ?

Il s’agit toujours d’une surprise, elle peut être bonne ou mauvaise, mais l’erreur sur une fiche de paie, peut avoir de sérieuses conséquences. La gestion de la paie peut être une tâche complexe, elle prend en compte de nombreux éléments et n’est donc pas à l’abri de quelques erreurs.

Quelles sont les erreurs les plus courantes auxquelles il vous faut veiller ? Que faire en cas d’erreur sur la fiche de paie si vous êtes employeur ou salarié ? Legalstart vous répond.

Quelles sont les erreurs de fiche de paie les plus courantes ?

Le bulletin de paie simplifié contient de nombreux éléments concernant la rémunération du salarié, le calcul des cotisations sociales, ou encore le calcul des congés payés. Même avec un système efficace de gestion de la paie, aucune entreprise n’est à l’abri des erreurs dans une fiche de paie.

Pour rester vigilant il est important d’avoir un aperçu des erreurs de fiche de paie les plus courantes, voici donc une liste non exhaustive des erreurs que l’on retrouve fréquemment :

• L’erreur sur le montant du salaire : il s’agit de l’erreur qui est la plus impactante pour le salarié et l’entreprise. L’erreur peut être en faveur ou en défaveur du salarié. Lorsque le montant du salaire est plus élevé qu’il ne devrait, l’erreur sur la fiche de paie est un “trop perçu”.
• L’erreur sur le montant de cotisations : le calcul des cotisations sociales peut rapidement devenir complexe. Entre les différents taux de cotisation, les cotisations patronales ou salariales, les allègements de cotisation employeur possibles… l’exercice n’est pas toujours aisé et peut donner lieu à des erreurs.  
• L’erreur d’ancienneté sur la fiche de paie : si la date de début de contrat n’est pas correcte, il peut y avoir des erreurs sur le calcul de l’ancienneté du salarié, ce qui peut le priver de certains avantages et fausser son bulletin de paie.

• L’erreur de convention collective sur le bulletin de paie : cette erreur peut avoir d’importantes conséquences sur de nombreux calculs. Elle peut apparaître sur le bulletin en présentant une convention collective erronée ou simplement se refléter dans les règles de calculs réalisés.

• L’erreur sur le nombre d’heures travaillées : cette erreur en regroupe en réalité plusieurs. Le calcul des congés payés, le paiement des heures supplémentaires, les absence ou arrêts de travail sont autant d’éléments qui peuvent être influencé par une erreur sur le nombre d’heures travaillées.

Que doit faire l’employeur en cas d’erreur sur une fiche de paie ?

Lorsqu’une erreur de fiche de paie est détectée par l’employeur (par le gestionnaire de paie ou tout autre personne) il est important qu’il réagisse au plus vite.

Il est important d’en informer rapidement le salarié pour trouver une solution amiable et régulariser l’erreur commise. Bien souvent, l’erreur est régularisée sur la fiche de paie suivante.

Prenons l’exemple d’une erreur sur la fiche de paie en faveur du salarié telle qu’une erreur de trop perçu (l’employeur a payé le salarié plus qu’il ne le devait). L’employeur dispose de 3 ans, à partir de la date du bulletin de paie erroné, pour obtenir le remboursement du trop perçu.

Il a deux solutions :

• Si le salarié est toujours dans l’entreprise, l’employeur peut faire une retenue sur salaire en prévenant le salarié à l’avance. Dans ce cas, la retenue sur salaire ne peut pas dépasser plus de 10% du salaire net.
• Si l’employé n’est plus dans l’entreprise, l’employeur peut lui demander le remboursement du trop perçu. Il n’y a pas de procédure particulière à respecter. Il est préférable de régler le problème à l’amiable. Pour autant, en cas de refus de la part du salarié, l’employeur peut demander en justice le remboursement de la somme.

Attention : si l’erreur de la fiche de paie concerne la convention collective appliquée l’employeur ne peut pas demander le remboursement du trop perçu. À l’inverse le salarié peut demander un remboursement si l’erreur de convention collective est en sa défaveur. Une raison supplémentaire de bien vérifier les conventions collectives !

Que doit faire le salarié en cas d’erreur sur une fiche de paie ?

En tant que salarié, il peut être utile de vérifier régulièrement votre fiche de paie afin de vous assurer qu’il n’y a pas d’erreur. Bien entendu cela signifie qu’il faut savoir comment lire une fiche de paie.

Si lors de vos vérifications vous découvrez une erreur : quelle réaction faut-il avoir ?

Si l’erreur de fiche de paie est en ma défaveur

Si l’erreur est en votre défaveur, il est important de faire une réclamation d’erreur de fiche de paie auprès de votre employeur afin que l’erreur soit régularisée dans les plus brefs délais. En général, l’employeur propose de régulariser la situation sur les prochaines fiches de paie.

Que se passe-t-il si vous ne réalisez pas tout de suite qu’il y a une erreur sur votre fiche de paie ? Pas de panique, vous disposez d’un délai de 3 ans pour effectuer votre réclamation pour une erreur sur le bulletin de paie.

Que faire si votre employeur refuse de corriger son erreur ? Il y a peu de chance que l’employeur refuse de corriger une erreur en votre défaveur car il s’agit pour lui d’une faute grave qui peut avoir d’importantes répercussions.

Pour autant, dans le cas d’une situation conflictuelle avec votre employeur, il vous est possible de saisir les prud'hommes pour demander :

• le paiement de votre salaire ainsi que des intérêts de retard ou des dommages et intérêts en cas de réel préjudice ;
• la rupture du contrat de travail avec licenciement sans cause réelle et sérieuse et les indemnités afférentes.

Si l’erreur de fiche de paie est en ma faveur

Si l’erreur de fiche de paie est en votre faveur et découle d’une erreur sur la convention collective, l’employeur ne peut pas demander la restitution d’un trop perçu. L’erreur est donc à la charge de l’entreprise et reste en votre faveur.

Toutefois, si l’erreur en votre faveur ne résulte pas d’une erreur de convention collective, l’employeur peut demander le remboursement du trop perçu. Pendant les 3 années qui suivent l’erreur, l’employeur peut opérer une retenue sur salaire, une régularisation sur la prochaine fiche de paie ou vous demander le remboursement si vous n’êtes plus dans l’entreprise.

Les erreurs sur les fiches de paie peuvent avoir de sérieuses conséquences : comptabilité faussée, perte de confiance des salariés, sanctions prud’homales ou encore sanction de l’URSSAF… mieux vaut vous y prendre à deux fois pour vérifier les informations saisies dans vos logiciels de gestion de paie.

Le développement de la dématérialisation des bulletins de paie permet aux salariés d'avoir un accès privilégié à leur bulletin de paie ce qui leur permet de partir plus facilement à la chasse aux erreurs !