Déclaration sociale nominative (DSN), comment ça fonctionne ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est un mécanisme novateur qui simplifie, en une déclaration sociale unique, les multiples déclarations périodiques qui devaient auparavant être effectuées par l’employeur. Elle permet à l’employeur de déclarer et de payer, de façon simplifiée, ses cotisations aux organismes sociaux. Avec la DPAE, elle fait partie des principales déclarations incombant à l'employeur.

Éclairage sur la DSN : définition, modalités de mise en place, calendrier, vous saurez tout.

Qu’est-ce que la DSN ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif qui permet de déclarer de façon simplifiée les prestations sociales des salariés. La DSN est le nouveau moyen de transmission et de paiement des cotisations sociales aux organismes sociaux. Elle a pour avantage de faciliter le quotidien des employeurs grâce à une transmission unique et dématérialisée des données issues de la fiche de paie des salariés.

Plus simplement, chaque mois l’employeur va élaborer une DSN par salarié grâce aux informations contenues dans la fiche de paie (nom, prénoms, NIR, rémunération, primes, etc). Elle va permettre, en une transmission unique, de diffuser ces informations à de nombreux acteurs tels que l’Urssaf, Pôle emploi, le Centre des impôts, etc.

La DSN peut être directement reliée au logiciel de paie de l’entreprise. En effet, certains logiciels de paie compatibles permettent d’extraire les données de la fiche de paie pour les traduire en données DSN. Pour cela, il faut au préalable que l’entreprise s’inscrive sur le portail DSN.

Qui est concerné par la DSN ?

Le mécanisme de la DSN a été déployé progressivement avec un élargissement en 3 phases. La phase 3 de la DSN, consiste à généraliser le système à toutes les entreprises employant des salariés.

Depuis janvier 2018, toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent obligatoirement avoir mis en place la DSN. Si l’entreprise est composée de plusieurs établissements, l’employeur doit mettre en place une DSN pour chacun des établissements d’affectation qui dispose d’un numéro Siret propre.

Certains employeurs ne sont pas concernés par la DSN. Il est possible de dresser trois catégories d’exclusion :

• Les exclusions liées à la structure de l’entreprise : les particuliers employeurs, les indépendants et les auto-entrepreneurs sont exclus de la DSN.

• Les exclusions géographiques : cela concerne les entreprises situées à Monaco, dans certaines collectivités d’Outre-mer, ainsi qu’à Mayotte (lorsqu’elles ne disposent pas de numéro SIRET) et en Polynésie française.

• Les employeurs de la fonction publique.

Comment procéder à la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative peut s’effectuer de 3 manières différentes :

• Soit l’employeur ou les ressources humaines procèdent eux-mêmes à la DSN en ligne ou via un logiciel de paie compatible.
  
• Soit l’entreprise confie la transmission de la DSN à un tiers déclarant, tel qu’un expert-comptable.
  
• Soit les deux options précédentes sont mixées. Dans ce cas, certaines déclarations sont accomplies en interne et d’autres par des tiers déclarant.

Le calendrier DSN est simple puisqu’il s’agit d’une seule déclaration mensuelle. Attention, il existe des dates limites de DSN à ne pas dépasser sous peine d’être sanctionné par le paiement de pénalité de retard. Les dates limites de déclaration à respecter sont :

• Avant le 5 du mois (qui suit la paie) pour les entreprises mensualisées déjà soumise à cette échéance ;

• Avant le 15 du mois (qui suit la paie) pour les autres entreprises.

Si un événement (arrêt maladie, maternité, rupture du contrat de travail, accident du travail, etc) survient en cours de mois, il doit être signalé dans les 5 jours de sa prise en compte. Ce signalement est une démarche distincte de la DSN mensuelle, il s’agit donc d’une démarche supplémentaire.

Seules les DSN mensuelles sont obligatoires, aucune DSN annuelle n’est requise. Sachez qu'un certain nombre d'autres déclarations incombent à l'employeur. Il existe notamment une déclaration obligatoire avant tout recrutement d'un salarié, la DPAE. Pensez à vous renseigner pour être à jour avec vos obligations !

Rédaction : Faustine Nègre, diplômée de l'Université Paris I Panthéon-Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.