Conventions réglementées : quelle procédure dans la SARL ?
Contrairement aux conventions courantes conclues par une SARL, les conventions réglementées sont soumises à l’accomplissement d’une procédure strictement encadrée par la loi. Pour être valides, ces conventions doivent notamment faire l’objet d’une approbation, a priori ou a posteriori, des associés. Eclairage sur les formalités à accomplir.
Mini-sommaire :
1- Qu’est ce qu’une convention réglementée ?
2- Système d’autorisation préalable
3- Système d’autorisation a posteriori
Qu’est-ce qu’une convention réglementée ?
Comment définir les conventions réglementées ? On parle de convention réglementée dans les deux cas de figure suivants :
- La convention a été conclue directement ou par personne interposée entre la SARL et l'un de ses gérants ou associés ; ou
- La convention a été conclue entre la SARL et une société dont un associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou du conseil de surveillance, est également gérant ou associé de la SARL.
Système d’autorisation préalable
Un accord des associés préalable à la conclusion de la convention réglementée sera nécessaire si les conditions suivantes sont simultanément remplies :
- La convention est conclue par un gérant non associé ;
- La société ne bénéficie pas des services d’un expert comptable.
La décision des associés doit être prise après étude d’un rapport, remis par le gérant, devant comporter les éléments suivants :
- La liste des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée des associés ;
- Le nom des gérants ou associés parties prenantes ;
- La nature et l'objet desdites conventions ;
- Leurs modalités essentielles (par exemple, le prix, les délais de paiement, les ristournes éventuellement consenties etc.) ;
- L'importance des fournitures livrées ou des prestations de service fournies.
Le rapport est ainsi soumis au vote de l’assemblée générale (AG) ou joint aux documents destinés aux associés dans l’hypothèse d’une consultation écrite.
A noter qu'un gérant intéressé (partie au contrat) ne pourra pas prendre part au vote.
Dans le cas où la convention ne serait pas approuvée (dans la plupart des cas, à la majorité des 50% + 1 voix), l'acte conclu ne sera pas nul mais le bénéficiaire de la convention (associé ou gérant) sera responsable vis-à-vis de la société de ses éventuelles conséquences dommageables.
Certaines conventions seront même interdites et ne pourront jamais être conclues entre la société et le gérant ou associé. Il en va ainsi de l'impossibilité d'utiliser la solvabilité de la SARL pour garantir des engagements personnels.
Système d’autorisation a posteriori
Sauf hypothèse présentée ci-dessus, il n’existe pas d’autorisation préalable.
Les conventions réglementées doivent être approuvées a posteriori par les associés de la société. Le processus est quasiment identique à celui présenté ci-dessus, à la différence près que le rapport peut être rédigé par :
- Le gérant ; ou
- Le commissaire aux comptes de la société (si celui-ci existe).
Par ailleurs, si la société bénéficie des services d’un commissaire aux comptes, le gérant doit aviser le commissaire aux comptes de la conclusion de conventions réglementées :
- Dans un délai d’un mois à compter de la date de leur conclusion ;
- Dans un délai d’un moins à compter de la clôture de l’exercice, lorsque des conventions ont été conclues au cours d’exercices antérieurs et poursuivies au cours du dernier exercice.
Dès lors que votre convention est réglementée, vous devez respecter ce processus de contrôle. Celui-ci n’est pas de mise pour les conventions dites « courantes », qui ne nécessitent pas l’approbation des associés, et peuvent donc être conclues librement par les gérants. N'héistez plus à sauter le pas, et créez votre SARL !
Date de mise à jour : 24/04/2016
Rédacteur : Margaux Dalon, diplômée de l’EDHEC Business School et de la faculté libre de droit de Lille. Margaux est spécialisée dans les problématiques liées au droit des affaires et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
