Registre d’assemblée générale : comment le tenir et le conserver ?

Le registre des assemblées générales a pour but de suivre la vie d’une entreprise dans le temps, en gardant la trace des procès-verbaux des délibérations. Toutes les sociétés doivent tenir un tel registre pour y lister les décisions relatives aux modifications statutaires ou à l’approbation des comptes, par exemple. Vous vous demandez comment constituer et conserver ce registre ? Legalstart répond à vos interrogations.

Qu’est-ce qu’un registre d’assemblée générale ?

Le registre d’assemblée générale est un dossier qui conserve l’ensemble des procès-verbaux (PV) des assemblées générales. Ce document est dressé au terme de chaque assemblée afin de constater et retracer les différentes décisions acceptées durant la réunion. 

Il possède une utilité probatoire, mais sert également de classification administrative en facilitant la transparence et la traçabilité. En effet, le registre permet de conserver la chronologie de toutes les décisions et les informations statutaires prises par la société ou l’association au cours de sa vie.

Le registre d’assemblée générale est-il obligatoire ?

Le registre d’assemblée générale est obligatoire. Le registre d’assemblée générale doit être tenu par toutes les sociétés, qu’elles soient civiles ou commerciales. Cette obligation s’applique indistinctement à une SARL, SNC, SA, SCI, SAS, EURL, SASU, etc.

En revanche, les associations n’ont pas l’obligation de tenir un registre d’assemblée générale. Toutefois, il demeure recommandé de l’utiliser afin de consigner les PV des AG.

Qui doit tenir un registre d’assemblée générale ?

Le registre d’assemblée générale est conservé au siège de l’entreprise. Il est tenu par un dirigeant.

Qui peut consulter le registre d’assemblée générale ?

Le registre d’assemblée générale est consultable par :

• les associés ;
• les actionnaires ;
• le tribunal de commerce ;
• l’administration fiscale ;
• les organismes sociaux.

Quel format pour un registre d’assemblée générale ?

Un registre d’assemblée générale prend au choix la forme :

• D’un support physique, que ce soit un classeur ou un cahier spécial. Ces éléments sont disponibles en ligne ou dans des papeteries spécialisées. Les procès-verbaux sont alors établis sur des feuilles, numérotés, paraphés, et ils contiennent le sceau de l’autorité qui les a signés (comme le maire, le juge du tribunal judiciaire ou le greffe du Tribunal de commerce).
• D’un support dématérialisé. Toutefois, pour que le registre d’assemblée générale en ligne soit conforme, il faut que les procès-verbaux soient signés par une signature électronique respectant les exigences en la matière, et datés de façon électronique par le biais d’un horodatage.

Comment remplir le registre d’assemblée générale ?

Avant d’être complété, le registre doit être à la fois numéroté, paraphé et coté. Il est ensuite complété après chaque assemblée. Tout nouveau PV doit être signé par l’autorité compétente.

Il convient d’éviter de :

• laisser des feuilles blanches entre chaque PV, pour s’assurer du bon classement des documents ;
• de jeter des pages (il vaut mieux placer une feuille comportant une erreur à la fin du registre) ;
• de rédiger un PV sur une feuille blanche et de le coller dans le registre, car il y a un risque de décollement et de substitution.

Côte et paragraphe du registre d’assemblée générale : de quoi s’agit-il ?

La côte et le paraphe sont deux éléments essentiels du registre. Ils garantissent la bonne conformité du document et limitent tout risque de falsification. En effet :

• la côte permet de numéroter les pages du registre, afin de s’assurer que les documents sont classés dans l’ordre et d’éviter toute substitution ;

• le paraphe désigne la signature abrégée d’une autorité compétente.

Quelles sont les règles de conservation du registre d’assemblée générale ?

Pour être fiable, le registre de l’AG doit :

• être conservé durant une période donnée ;
• être paraphé et coté par une autorité administrative (maire, greffe du tribunal de commerce ou juge du tribunal judiciaire). 

Le registre doit être conservé au siège social de la société pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal, conformément aux règles relatives au droit à la communication de l’administration fiscale. Le dossier peut être requis en cas de contrôle.

Quelle sanction en cas de non-tenue du registre d’assemblée générale ?

Bien que la tenue d’un registre des Assemblées générales soit obligatoire, aucune sanction n’est spécifiquement mentionnée, à l’exception des sociétés anonymes qui risquent des amendes. Toutefois, sa non-tenue peut être considérée comme une faute de gestion.

FAQ

Où puis-je trouver un registre d’assemblée générale ?

Le registre d’assemblée générale est conservé au siège de l’entreprise. Il est consultable par les associés, les actionnaires, l’administration fiscale, le tribunal de commerce et les organismes sociaux.

Comment faire coter un registre des assemblées générales ?

Avant d’utiliser le registre, il faut le faire coter auprès d’une autorité administrative. Il peut s’agir d’un maire ou d’un adjoint au maire, du greffier du tribunal de commerce ou du juge du tribunal judiciaire. Cette procédure est gratuite en mairie, et coûte 3 euros (plus les frais d’envoi) pour le tribunal de commerce et le tribunal judiciaire.

Quelle est l'obligation de tenir un registre des assemblées générales dans une SCI ?

Toutes les sociétés doivent tenir un registre des assemblées générales, dont les SCI. Chaque PV doit donc être consigné dans un dossier pour garantir la bonne traçabilité de ces documents. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants
• article R223-24 - Code de commerce