Comment faire une demande de Kbis en ligne ?

Le Kbis, ou « extrait Kbis », est en quelque sorte, la "carte d’identité" de votre entreprise (SARL, SAS, SASU, SCI, auto-entrepreneur, etc.). Comment avoir son Kbis ? Quelles démarches effectuer pour obtenir un extrait Kbis en ligne ? En combien de temps peut-on obtenir un Kbis en ligne ? Quel coût prévoir ?

Pour recevoir votre Kbis rapidement, il vous suffit de procéder, sans plus attendre, aux formalités de création d'entreprise.

Qu’est-ce qu’un Kbis ?

Le Kbis est un document très important pour votre entreprise. Il décrit les principales informations de votre société, donne des renseignements précieux sur cette dernière. Il vous sera souvent demandé dans vos démarches en tant qu'entrepreneur.

Kbis : définition

Le Kbis est le document officiel qui permet de prouver l’existence juridique d’une entreprise, et donc son immatriculation. L’extrait Kbis est souvent comparé à la carte d’identité de l’entreprise, car il permet d’avoir accès à l’ensemble des informations que l’entreprise doit déclarer. 

Il mentionne obligatoirement les informations suivantes :

• le numéro d'identification RCS de votre société (numéro SIREN) ;
• le montant du capital social ;
• le nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
• la dénomination sociale (nom de la société), le sigle, l'enseigne ;
• la choix de votre forme juridique (s'il s'agit d'un extrait Kbis de SAS par exemple, indiquer SAS) ;
• l'adresse du siège social de votre société : il est important de bien réfléchir à la domiciliation de votre entreprise. ;
• la durée de la société ;
• la date de constitution ;
• le code NAF ;
• l’activité détaillée (texte) ;
• l'adresse du principal établissement ;
• le nom du greffier qui a signé l’immatriculation ;
• les autorisations obligatoires pour les professions réglementées, le cas échéant.

Si l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective (sauvegarde judiciaire, redressement judiciaire ou liquidation judiciaire), une mention est également apposée sur l’extrait Kbis.

Extrait Kbis ou extrait K ?

L’extrait Kbis concerne uniquement les personnes morales. Il est donc établi pour les sociétés et plus précisément les sociétés commerciales. L’extrait K concerne les personnes physiques exerçant une activité professionnelle indépendante. Il s’agit donc des entrepreneurs individuels (EI), y compris les micro-entrepreneurs. L'extrait K est donc le Kbis de l'auto-entrepreneur par exemple.

À quoi sert un Kbis ? 

Avant de savoir comment avoir un extrait Kbis, il est important d’en comprendre l’utilité. En effet, le Kbis permet de prouver l’existence légale de son entreprise. Par conséquent, il peut être demandé au chef d’entreprise pour réaliser différentes démarches comme : 

• débloquer les fonds déposés auprès de la banque et ouvrir un compte professionnel ;
• émettre des factures professionnelles grâce au numéro RCS (numéro SIREN) ;
• en cas de litige, votre Kbis de moins de 3 mois fait foi pour toute information liée à votre société ;
• réaliser de nombreuses formalités auprès de l’administration : enregistrer votre société à la poste, obtenir une subvention, etc.

Qui peut obtenir un Kbis en ligne ?

Le Kbis est un document public. Toute personne a la possibilité d’en obtenir une copie. Ainsi, le chef d’entreprise peut demander un extrait Kbis pour réaliser certaines démarches. De même, un créancier de l’entreprise ou un tiers souhaitant engager une procédure judiciaire contre une société peut faire une demande de Kbis de l’entreprise.

Comment obtenir un Kbis en ligne ? 

Comment avoir mon Kbis ? Sachez que vous pouvez réaliser la démarche par courrier si vous le souhaitez. Mais nous allons nous concentrer ici, sur la demande de Kbis en ligne.

Comment trouver un Kbis en ligne ? 

Une fois que votre société a été immatriculée (créée), vous recevez une copie de votre extrait Kbis à l’adresse de votre siège social.

Comment trouver son Kbis si on ne peut pas attendre de le recevoir suite à la création de l’entreprise ? Une fois que votre société a été immatriculée (créée), vous pouvez faire une demande de Kbis en ligne. Plusieurs sites internet proposent ce service comme : 

• Infogreffe ;
• MonIdenum ;
• Legalstart.

Comment récupérer un Kbis sur Infogreffe ?

Sur le site internet Infogreffe, un kbis en ligne peut être demandé en suivant les étapes suivantes :

1. Rendez-vous sur le site infogreffe.fr.
2. Entrez le nom de votre société dans la barre de recherche d’Infogreffe.
3. Dans la liste des sociétés, trouvez la vôtre. Cliquez sur « Kbis. - Achat Express ». Puis passez directement à l’étape 6.
4. Si vous ne trouvez pas la page de l’étape 3 et que vous êtes renvoyé vers la page de votre entreprise : cliquez sur « voir les documents officiels ».
5. Cliquez sur « visualisation et téléchargement », « mail » et indiquez le nombre d’exemplaires que vous désirez. Puis cliquez sur « terminer ma commande ».
6. Commandez votre Kbis.
7. Renseignez vos coordonnées. N’oubliez pas votre adresse e-mail.
8. Choisissez votre mode de paiement et procédez au règlement.
9. Cliquez sur "Télécharger".

Sur Infogreffe, le Kbis gratuit n'est pas possible.

Comment récupérer un Kbis sur INPI ?

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique géré par l’INPI est la plateforme en ligne dédiée aux formalités des entreprises. Toutefois, il n’est pas possible de récupérer un extrait Kbis en ligne sur le site de l’INPI pour le moment. En effet, cette démarche relève de la compétence du tribunal. Récupérer un Kbis à l'INPI est donc impossible. Mais un autre service a été mis en place par le gouvernement pour ce type de demande. Il s’agit de MonIdenum. 

Comment récupérer un Kbis sur MonIdenum ?

MonIdenum est le site internet géré par les greffes des tribunaux de commerce. Donc si vous vous demandez où télécharger un Kbis en ligne gratuit, sachez que c’est possible de le faire sur ce site. Cependant, sur MonIdenum, il n’est possible d’avoir l’extrait Kbis en ligne gratuit que de sa propre entreprise. La demande doit être faite par le chef d’entreprise ou la personne qu’il a expressément mandaté pour le faire. 

Pour avoir son, extrait Kbis gratuit, le chef d’entreprise (dirigeant de société ou entrepreneur individuel) doit créer un compte personnel pour accéder à ses documents officiels. Par conséquent, un tiers, et notamment un créancier, ne peut pas utiliser ce service pour obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise.

Comment récupérer votre Kbis sur Legalstart ?

Vous pouvez également récupérer votre Kbis sur Legalstart. Une fois reçu, votre Kbis sera directement téléchargeable sur votre compte. Concernant les abonnés Zen, vous aurez accès à votre Kbis immédiatement après le paiement de l'immatriculation.

Quel est le délai pour obtenir un Kbis en ligne ?

Lorsque vous faites une demande de Kbis en ligne, vous obtenez un Kbis à télécharger immédiatement. Par conséquent, l’obtention de l’extrait Kbis en ligne se fait sans délai.

Quelle est la durée de validité d’un Kbis en ligne ?

Votre Kbis n’est valable que 3 mois. Si une personne, une société ou une institution vous le réclame, il vous faudra obtenir un Kbis de moins de 3 mois. Vous pouvez choisir d’en recevoir un exemplaire chez vous régulièrement ou en commander un nouveau.

Comment modifier mon Kbis en ligne ?

Sur votre extrait Kbis se trouvent deux adresses différentes : celle de votre entreprise (qui fait référence au siège social), et celle du dirigeant. 

En cours de vie sociale, les adresses peuvent être amenées à changer. Il faut procéder au changement d'adresse du Kbis.  

• Si l’entreprise change de siège social, vous devez procéder à une modification des statuts. Un nouvel extrait Kbis vous est automatiquement adressé par le greffe du tribunal.
• Si seule l’adresse du dirigeant change, et qu’il ne s’agit pas de l’adresse du siège social de l’entreprise, alors une simple demande de modification de Kbis suffit. Pour cela, il convient de faire une déclaration relative aux gérants ou dirigeants et autres personnes liées à la société à l’aide du formulaire M3 à adresser au greffe du tribunal. Il est également possible de réaliser cette démarche sur le Guichet Unique.

Quel est le coût pour obtenir un Kbis en ligne ?

Si vous êtes le chef de l’entreprise pour laquelle vous faites la demande, l’obtention du Kbis en ligne est gratuite sur le site MonIdenum. Mais, si vous faites la demande sur Infogreffe, il faut acheter le Kbis Le tarif est alors de :

• 2,56 € sur place, au greffe ;
• 3,20 € avec transmission par voie électronique ;
• 3,97 € avec envoi par courrier.

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles R123-31 à R123-171-1 - Code de commerce
• Articles D123-235 à D123-236 - Code de commerce