Numérotation des factures : comment ça marche ?

La numérotation des factures est essentielle pour la comptabilité de l'entreprise. Les entreprises qui délivrent des factures doivent respecter un certain nombre de règles concernant la numérotation des factures. Chaque facture doit comprendre un numéro unique basé sur une suite chronologique et ininterrompue. 

Legalstart vous dit tout sur comment fonctionne la numérotation des factures et vous explique comment numéroter ses factures en auto-entreprise. 

En quoi consiste la numérotation des factures ?

La numérotation des factures de vente consiste à faire apparaître sur chaque facture un numéro unique d’identification. Il permet ainsi d’identifier facilement la facture en question, notamment pour le suivi du paiement et les relances, le cas échéant. C’est également un moyen de contrôle pour l’administration fiscale qui s’assure ainsi que les numéros de facture se suivent bien. Cela prouve que l’entreprise n’a pas supprimer de factures, et donc potentiellement n’a pas déclaré une partie de son chiffre d’affaires.

Est-ce obligatoire de numéroter les factures ?

Oui, la numérotation des factures est obligatoire. Autrement dit, un numéro unique doit impérativement être apposé sur chaque facture. En effet, la numérotation des factures de vente fait partie des mentions obligatoires d'une facture.

Pour répondre aux exigences légales, les règles importantes à retenir pour la numérotation des factures sont les suivantes :

• La numérotation des factures doit suivre une suite ininterrompue. Par conséquent, la numérotation des factures doit se suivre, il ne doit pas y avoir de trou ni d’oubli. Exemple : il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°115.
• La numérotation doit être chronologique, elle doit se suivre dans le temps (série chronologique). C’est ce qui permet d’éviter les doublons ou les risques d’ajout de fausses factures.

Exemple : il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°102.

La numérotation d’une facture doit être unique, il est impossible d’avoir deux factures comportant le même numéro. 

L’obligation de numéro des factures vaut aussi bien pour les factures de vente que pour les factures d’avoir et les factures d’acompte. Il est possible de prévoir l’ajout d’une mention spécifique dans la numérotation de ces factures pour les distinguer des factures de vente. Par exemple, il est possible d’ajouter un A devant le numéro. Au contraire, il n’est pas obligatoire de numéroter les factures profarma. Cependant, en pratique, les entreprises les numérotent souvent, car cela est plus pratique d’un point de vue administratif.

Si l’entreprise ne se conforme pas à son obligation de numéroter les factures, elle s’expose à une peine d’amende de 75.000 euros s’il s’agit d’une personne physique (entreprise individuelle ou micro-entreprise) ou de 375.000 € s’il s’agit d’une personne morale (article L441-9 du Code de commerce). À cela peut s’ajouter une amende fiscale de 15 € par mention obligatoire manquante sur la facture, à l’instar de l’absence de numérotation.

Comment appliquer la numérotation des factures ?

Pour faciliter la numérotation et la conservation des factures, il est possible d’adopter différentes numérotations :

• Une suite séquentielle de base (001, 002, 003, etc).
• Un préfixe temporel, par exemple l’année “2020-numéro”. Cela permet d’avoir une nouvelle numérotation des factures pour chaque nouvelle année.
• Un préfixe qui identifie une catégorie de client (NomduClient-001, NomduClient-002, etc).
• Un préfixe qui identifie un site de facturation (ETAB01-001 ; ETAB01-002, etc). 

Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de commencer sa première facture par le nombre 1. En effet, si vous ne souhaitez pas montrer à votre client que vous émettez votre première facture, vous pouvez adopter un autre chiffre pour gagner en crédibilité. Par exemple, la première facture peut être la facture n°100 ou n°200. 

Par conséquent, la numérotation des factures peut prendre n’importe quelle forme souhaitée à condition de respecter une suite chronologique et ininterrompue.

En outre, la numérotation des factures de vente peut se faire grâce à un logiciel de gestion de factures. Il est également possible d’utiliser Excel pour la numérotation automatique des factures. 

Comment corriger une erreur de numérotation sur une facture ?

En cas d’erreur dans la numérotation d’une facture, il est nécessaire d'établir une facture d’avoir qui va annuler la facture comptablement. L’avoir va permettre de corriger ou d’annuler la facture erronée. 

Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique pour télécharger gratuitement notre modèle de facture.