Congés N-1 : le guide pour tout comprendre

Lors du paiement du salaire, l’employeur doit éditer un bulletin de paie qui fait office de preuve juridique du travail accompli, et qui mentionne notamment les congés N-1. Le bulletin de salaire comprend un certain nombre de mentions obligatoires, dont les congés payés.

Mais entre les congés N, les congés N-1 et le solde de congés payés, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. Voici ce qu’il faut savoir pour bien comprendre à quoi correspond chaque ligne et comment s’y repérer.

Qu’est-ce que les congés N-1 ?

Par principe, un salarié a droit à 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif à temps complet. Ces jours de congés payés s’accumulent chaque mois, pour atteindre les 5 semaines de congés payés légales.

Congés N-1 : définition

En l’absence de convention contraire, la période de référence pour le calcul des congés payés court du 1er juin jusqu’au 31 mai de l’année suivante. Le salarié peut prendre ses congés une fois cette période écoulée.

Les congés N-1 sont inscrits sur le bulletin de salaire avec la mention "congés N-1" et correspondent donc aux congés :

• acquis sur la dernière période de congés écoulée ;
• et qui peuvent être pris entre le 1er juin de l’année en cours (N), et soldés au plus tard au 31 mai de l’année suivante (N+1).

Les congés N-1 sont précisés sur la fiche de paie tout comme les congés N en cours d’acquisition.

Quelles différences entre congés acquis, congés en cours d’acquisition et solde de congés payés ?

Quand on parle de congés payés et de congés N-1, d’autres termes sont également cités comme :

• congés acquis ;
• congés en cours d’acquisition ;
• ou encore solde de congés payés.

Les congés acquis

Techniquement, les congés acquis sont l'ensemble des congés payés que le salarié a acquis en contrepartie de son travail, toutes périodes confondues. Ainsi :

• Les congés acquis en N-1 sont ceux que le salarié a obtenus au cours de la période de référence de l’année précédente, c’est-à-dire les congés N-1.
• Et les congés acquis en N sont les jours de congés acquis par le salarié sur l’année en cours, et qui seront pris sur la prochaine période de référence.

Dans les usages, le terme "congés acquis" désigne généralement les congés acquis pouvant être pris durant l’année en cours, c’est-à-dire uniquement les congés N-1.

Les congés en cours d’acquisition

Les congés en cours d’acquisition sont ceux que le salarié obtient au cours de l’année pour la période de référence suivante. Ils sont indiqués de la manière suivante sur la fiche de paie "CP-N" ou "Congés N".

Le solde de congés payés

Lire sa fiche de paie permet de comprendre le nombre de congés payés restant. Cette information est indiquée par le solde des congés payés, qui correspond à la soustraction entre les congés payés acquis, et ceux qui ont été pris par le salarié depuis le début de la période de référence (1er juin de l’année en cours).

Pour le solde des congés payés en N-1, cela correspond à la soustraction entre les congés payés acquis et les congés payés pris depuis le 1er juin de la période de référence précédente.

Le solde des congés N correspond généralement aux nombres de congés payés acquis sur la période de référence en cours. En cas de prise de congés payés par anticipation, le solde des congés N est calculé de la même façon que pour les congés N-1.

Comment lire les congés payés N-1 sur une fiche de paie ?

Sur la fiche de paie, les congés N-1 et N sont indiqués tout en bas de la page dans le compteur de congés. Ce tableau indique pour chaque période de référence :

• les congés acquis ;
• les congés pris ;
• et le solde de congés.

Ainsi, sur sa fiche de paie, les congés payés se matérialisent par le biais du tableau suivant, généralement situé en bas à gauche du document :

Dans cet exemple, pour lire les congés N-1 il faut comprendre que le salarié a acquis 30 congés payés, qu’il en a pris 20 et qu’il lui en reste 10 à prendre.

Comment calculer les N-1 ?

Pour savoir combien de congés payés vous pouvez prendre cette année, il faut calculer le solde de congés payés. Mais encore faut-il savoir si on compte en jours ouvrables ou en jours ouvrés. On vous explique tout sur le calcul des congés payés.

Le calcul du solde de congés payés

Le solde de congés payés indique le nombre total de congés payés restant à prendre par le salarié. Il comprend à la fois les congés de l’année N-1 et ceux de l’année N. On obtient ce solde par la soustraction entre les congés payés acquis, et ceux pris sur la période de référence.

La méthode des jours ouvrés ou la méthode des jours ouvrables ?

Par principe, le calcul des congés payés est fait selon la méthode des jours ouvrables : le salarié acquiert 2,5 jours de congés payés par mois.

Pour le décompte en cas de prise de congés payés, on compte tous les jours de la semaine, à l'exception :

• du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) ;
• et des jours fériés non travaillés.

Cependant, une convention collective peut prévoir d’utiliser la méthode des jours ouvrés, soit une acquisition de 2,08 jours de congés payés par mois pour un total de 25 jours sur l’année.

Dans cette situation, on compte alors uniquement les jours effectivement travaillés dans l’entreprise, à l'exception des jours fériés habituellement non travaillés. Par conséquent, on comptabilise 5 jours ouvrés par semaine, hors jour férié.

Quand prendre les congés N-1 ?

Comme vu précédemment, selon le droit commun, les congés payés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Cette acquisition se fait sur une période de référence allant du 1er juin de l’année précédente, au 31 mai de l’année en cours.

Les congés N-1 doivent être pris pendant l’année N, et soldés avant le 31 mai de l’année suivant la période d’acquisition. Concrètement, cela signifie que les congés payés acquis l’année précédente doivent être pris durant la période en cours.

Donc pour les congés N-1, quand les prendre revient à dire que les congés N-1 doivent donc être pris du 1er juin de l’année N jusqu’au 31 mai de l’année civile suivante (N+1). En effet, la prise de congés payés N-1 connaît une date limite.

Concernant le départ en congé, le salarié doit obtenir l’accord de l’employeur. Il ne peut pas décider unilatéralement de ses dates de départ en congé.

Que se passe-t-il en cas de congé N-1 non pris ?

Les congés payés non pris peuvent être, selon les situations :

• perdus ;
• reportés ;
• indemnisés.

Les congés N-1 non pris sont-ils perdus ?

Vous perdez vos congés N-1 si vous ne les prenez pas sur la période convenue, donc le plus souvent entre le 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année suivante.

Dans certaines situations, les congés N-1 non pris peuvent ne pas être perdus. C’est le cas notamment lorsque :

• l’employeur est responsable de la perte des congés N-1, car il n’a pas permis aux salariés de les prendre ;
• ou l’employeur accepte de reporter les congés N-1 non pris sur l’année N+1.

Quelle indemnisation en cas de congé N-1 non pris ?

Les congés N-1 peuvent être indemnisés selon les circonstances.

Le principe de non-indemnisation des congés N-1

En principe, l’employeur n’est pas tenu légalement de rémunérer les congés N-1 non pris si leur perte n’est pas de sa responsabilité.

En effet, la loi impose que les congés soient pris pour garantir une période de repos réelle au salarié. Ils ne peuvent donc pas être remplacés par une compensation financière.

Les exceptions

Il existe des exceptions à ce principe. Si un salarié n’a pas pu prendre ses congés payés à cause de l’employeur, il peut réclamer le paiement de ces congés payés sous forme d’indemnités de congés payés.

L’employeur est tenu pour responsable de la perte des congés payés:

• lorsqu’il refuse systématiquement les demandes de congés ;
• ou qu’il empêche le salarié de les prendre en lui imposant une charge de travail excessive.

Autre exception, le salarié peut prétendre à une indemnisation de ses congés en cas de rupture de son contrat de travail. En effet, si le contrat est rompu avant que le salarié ait pu prendre l’ensemble de ses congés payés, l’employeur est tenu de verser une indemnité compensatrice de congés payés pour les jours non pris.

Peut-on reporter les congés N-1 non pris ?

Les congés payés N-1 ne sont pas automatiquement reportés. Cela dépend des circonstances pour lesquelles le salarié n’a pas pris l’intégralité de ses jours de congés payés.

Le principe de non-report des congés n-1

En principe, les congés N-1 non pris avant la date limite de la période de référence suivante sont perdus, et donc non reportés, sauf accord exprès de l’employeur.

Pour demander un report à l’employeur, le salarié doit suivre la procédure suivante :

1. Envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception à l’employeur pour exposer les motifs de sa demande, à savoir une demande de report de congés payés.
2. Attendre la réponse de l’employeur. Le salarié ne peut pas partir en congés payés sans l’accord de l’employeur. Il est à noter qu’une absence de réponse ne vaut pas acceptation.
3. Formaliser un accord par écrit si un terrain d’entente est trouvé entre le salarié et l’employeur. Cette étape permet de conserver une preuve en cas de litige futur lié au report des congés N-1.

Les exceptions

Aucun accord n’est nécessaire si le report est dû à :

• un accident du travail ;
• une maladie professionnelle ;
• ou un congé parental ou d’adoption.

D’autres situations permettent également de reporter les congés N-1 non pris, les voici :

• un accord prévoit le report des jours de congés payés ;
• un congé maladie ;
• un congé maternité ou d’adoption ;
• un CET ;
• ou les forfaits jour.s 

Un accord prévoit le report des jours de congés payés

Il est possible de reporter les congés N-1 non pris si la convention collective, un accord d’entreprise ou d’établissement, ou un usage le prévoit expressément. L’employeur est alors tenu d’autoriser la demande de report formulée par le salarié.

Si aucun accord collectif ou usage n’existe, un accord entre le salarié et l’employeur peut permettre le report des congés N-1 non pris. Dans cette situation en revanche, l’employeur peut refuser la demande du salarié.

Congés N-1 non pris en raison d’un congé maladie

Le congé maladie, l’accident du travail ou la maladie professionnelle peuvent reporter la prise des congés N-1. Il convient toutefois de distinguer deux situations :

• le salarié tombe malade avant ses congés payés ;
• ou le salarié tombe malade pendant ses congés payés.

Lorsque l’arrêt maladie survient avant le départ en congés du salarié, la loi prévoit le droit de reporter la prise des congés payés. L’employeur est alors tenu d’accorder au salarié une nouvelle période de vacances, même si cette période de congés va au-delà de la période de référence.

En revanche, si le salarié tombe malade pendant ses congés payés, la loi ne prévoit pas le report des jours de congés restants. Seules des dispositions conventionnelles peuvent être plus favorables sur ce point.

Congés N-1 non pris en raison d’un congé maternité ou d’adoption

La loi prévoit que les salariés revenant d’un congé maternité ou d’un congé d’adoption ont droit à leurs congés payés annuels, peu importe la période prévue pour poser ces congés. Cela signifie qu’ils peuvent reporter les congés payés qu’ils n’ont pas pu prendre pendant leur absence, même si la période de référence normalement prévue pour la prise de congés est dépassée.

Les salariés qui bénéficient d’un CET

Les salariés qui disposent d’un compte épargne-temps (CET) peuvent y déposer les jours de congés ou de repos (RTT) qu’ils n’ont pas utilisés avant le 31 mai. Cependant, seuls certains jours peuvent être transférés :

• la cinquième semaine de congés payés ;
• les jours de congés conventionnels (prévus par la convention collective) ;
• ou les jours supplémentaires pour fractionnement.

Les salariés en forfait jours

Dans le cadre d’un aménagement de la durée du travail sur l’année, un accord de branche ou un accord d’entreprise peut permettre le report des jours de congés N-1. Ces congés peuvent alors être pris jusqu'au 31 décembre de l'année suivant le début de la période de prise.

FAQ

Quelle est la date limite pour prendre ses congés payés N-1 ?

La date limite pour prendre ses congés N-1 est le 31 mai de l’année qui suit la période d'acquisition de référence. Cela signifie que les congés acquis entre le 1er juin de l'année précédente (N-1) et le 31 mai de l'année en cours (N) doivent être pris avant le 31 mai de l’année prochaine (N+1). Après le 31 mai N+1, ces congés non pris peuvent être perdus, sauf exception.

Quelle est la différence entre N et N-1 ?

Les congés N et N-1 correspondent à des périodes différentes. Les congés N désignent les jours de congés acquis sur la période de référence en cours. Les congés N-1 sont ceux qui ont été acquis sur la période précédente.

Peut-on prendre des congés payés la première année de son contrat de travail ?

Les congés payés acquis peuvent être pris dès l'embauche, sans attendre le début de la prochaine période de référence. Cela s'appelle des congés par anticipation. En effet, une fois qu'un salarié a accumulé des congés payés, il peut demander à son employeur de les poser. Ce dernier a le droit d'accepter ou de refuser la demande. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L3141-3 - Code du travail
• Article L3141-28 - Code du travail
• Article L3141-2 - Code du travail