Comment faire une fiche de poste ?

Lorsque l’entreprise cherche à attirer de nouveaux talents, il est nécessaire pour elle de connaître exactement le contour du poste à pourvoir. Pour recruter de manière efficace, mais aussi permettre à ses salariés de réaliser leur mission dans les meilleures conditions, la fiche de poste se révèle être un outil idéal. Reprenant des informations concrètes sur toutes les tâches et savoir-faire utiles à un emploi donné, la fiche de poste facilite la gestion des ressources humaines. Essentielle, en est-elle pour autant obligatoire ? Que contient-elle et comment la rédiger facilement ? À travers un exemple et un modèle de fiche de poste, Legalstart vous guide pour un recrutement facilité.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

On pourrait comparer la fiche de poste à la photographie à l’instant T d’un emploi, au sein d’une entreprise. C’est un outil qui sert à préciser, pour chaque salarié, quelles sont les fonctions et tâches spécifiques qu’il devra accomplir pour son employeur. Elle contient à la fois l’intitulé du poste, le rôle du salarié, ainsi que toutes les activités qui composent son emploi. Personnalisable, elle peut d’ailleurs être différente pour 2 employés occupant un poste identique, en fonction des rôles précis de chacun. 

La fiche de poste pose le cadre des missions d’un salarié, lui donnant ainsi la vue sur les objectifs à réaliser. Elle a également une utilité pour le service RH, car elle aide à mieux cibler et répartir les responsabilités au sein de l'entreprise. Elle sert aussi à recruter les meilleurs profils.

Est-ce obligatoire de fournir une fiche de poste ?

Légalement, la fiche de poste n’est pas obligatoire. L’employeur n’est pas tenu de la fournir à chacun de ses salariés. Toutefois, elle présente des avantages à tout point de vue. C’est pourquoi il est courant d’en établir dans les entreprises. 

En outre, elle peut également être étudiée lors d’un litige, même si elle n’a pas la valeur juridique d’un contrat de travail.

Pourquoi rédiger une fiche de poste ?

Rédiger une fiche de poste présente avantages et inconvénients pour l’entreprise et le salarié.

Au titre des inconvénients, on peut simplement relever que la fiche de poste doit être rédigée de manière précise et rigoureuse. Elle doit donc être modifiée dès lors que la mission ou les activités d’un salarié changent. Sa personnalisation impose également que soit rédigée une fiche de poste par employé. C’est donc une tâche importante pour le service chargé de leur rédaction (généralement le service RH). 

Néanmoins, la fiche de poste présente de nombreux avantages, en premier lieu pour le salarié :

• comprendre le sens de sa mission et le motiver à atteindre ses objectifs ;
• gagner en autonomie et en responsabilité ;
• encadrer son travail ;
• servir de base de négociation lors des entretiens annuels. 

Concernant l’entreprise, elle est utile aux Ressources Humaines à de nombreux titres. La fiche de poste, par exemple, permet notamment :

• de cibler le candidat idéal lors d’un processus de recrutement, en définissant précisément les tâches, les attendus et les compétences nécessaires. C’est un outil nécessaire dans la recherche de salariés ;
• de servir de support lors de la rédaction d’une offre d’emploi et de référentiel lors d’un entretien d’embauche ;
• d’évaluer et de comparer les salaires ;
• de mettre en place un plan de formation, selon les compétences ciblées par les différentes fiches de poste au sein de l’entreprise ;
• de réorganiser l’entreprise, en cas de besoin, car chaque poste est clairement connu et défini ;
• faire évoluer le parcours professionnel des collaborateurs en leur proposant des postes adaptés à leurs compétences ;
• évaluer les salariés lors des entretiens professionnels.

Que contient une fiche de poste ?

Non obligatoire, la fiche de poste ne comporte aucune mention impérative. Toutefois, pour jouer son rôle auprès de l’entreprise et du salarié, elle doit contenir toutes les informations nécessaires quant au poste et aux qualités attendues. 

Un modèle de fiche de poste idéal devrait donc décrire :

• l’intitulé du poste ;
• son positionnement dans l’organigramme ;
• ses liens avec d’autres services ;
• les objectifs du poste ;
• les compétences nécessaires attendues sur le poste (soft skills et hard skills) ;
• les missions à accomplir dans le cadre du poste ;
• les différentes activités et tâches pour y parvenir ainsi que le temps à consacrer à chacune ;
• les moyens mis à disposition pour les réaliser (budget, effectifs, technique) ;
• les spécificités du poste (contraintes techniques, géographiques et/ou horaires, déplacements, risques potentiels) ;
• le lieu d’exercice.

Quelles sont les étapes à suivre pour faire une fiche de poste ?

Connaître le poste concerné

Avant de rédiger une fiche de poste, il convient de bien connaître la mission du salarié concerné ou du futur emploi, s’il s’agit d’une création de poste. La première étape consiste donc à collecter toutes les informations liées à l’emploi concerné. Pour cela, un dialogue est nécessaire entre le rédacteur (la RH généralement) et le responsable direct, pour définir les missions et tâches exactes qui devront y figurer.

Lister toutes les activités

Un inventaire des différentes activités est réalisé, pour chaque poste dont la fiche va être dressée. Pour le réaliser, le responsable hiérarchique est interrogé, mais également les collaborateurs occupant la fonction concernée. On peut ainsi lister les différentes tâches, le temps consacré à chacune, les détails qui les composent, ainsi que la fréquence à laquelle elles sont réalisées. Il peut être judicieux de s'aider pour cette étape d'un organigramme d'entreprise.

Évaluer les compétences nécessaires

Pour chaque mission listée, il faut ensuite définir les compétences nécessaires pour les effectuer. Ces compétences relèvent aussi bien du savoir-faire (hard skills) que du savoir-être (soft skills). On peut également évaluer le niveau de compétence requis, de débutant à expert. Cette évaluation sera utile à la fois lors du recrutement et des entretiens professionnels.

Faire valider la fiche de poste

Une fois la fiche de poste rédigée par le service des ressources humaines, celle-ci doit être validée par le responsable hiérarchique. Ce dernier pourra vérifier les tâches et compétences requises, et ajuster si nécessaire. Validées, les fiches peuvent être diffusées auprès des collaborateurs concernés.

Effectuer des mises à jour régulières

Dès lors que le poste d’un salarié évolue, que ses activités changent, lors d’un recrutement ou d’une nouvelle prise de poste, il est nécessaire de vérifier le contenu de la fiche de poste et de la faire évoluer si nécessaire. Celle-ci doit correspondre au plus près à la réalité du terrain.

Exemple de fiche de poste

Voici, présenté en tableau, un exemple de fiche de poste pour vous aider à rédiger celles de votre entreprise : 

FAQ

Qui doit rédiger la fiche de poste ?

En principe, c’est le service des ressources humaines qui est chargé de la rédaction des fiches de poste. Toutefois, les RH se mettent en relation avec le responsable hiérarchique du collaborateur concerné afin de recueillir un maximum de détails et d’informations sur les missions accomplies et les compétences recherchées. La fiche est rédigée en collaboration, et la validation finale revient au responsable hiérarchique.

Quelle est la valeur d’une fiche de poste ?

Seul le contrat de travail, les documents légaux et les accords d’entreprise ont une valeur juridique, notamment en cas de litige entre salarié et employeur. Toutefois, la fiche de poste peut valoir élément de preuve, à apporter au dossier pour connaître l’étendue de la mission du salarié et de ses attendus.

Un salarié peut-il refuser de faire une tâche qui n’est pas dans sa fiche de poste ?

Un salarié peut refuser une tâche qui ne figure pas dans sa fiche de poste ou plus généralement qui n’entre pas dans ses attributions. La fiche de poste n’ayant pas valeur juridique, c’est surtout du côté du contrat de travail qu’il faudra regarder. Si la tâche refusée par le salarié entre dans son contrat et sa mission, cette faute peut être considérée comme motif de licenciement. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L1221-6 à L1221-9 - Code du travail