Solde de tout compte : Comment faire le calcul ?

Nouveaux projets, baisse d’activité, volonté de changer d’emploi, mésententes avec les collaborateurs, difficultés économiques, agissements graves du salarié… de nombreuses raisons peuvent pousser l’employeur et le salarié à rompre le contrat de travail. Qu’il s’agisse de la rupture d’un CDD ou d’un CDI, l’employeur doit impérativement remettre un reçu pour solde de tout compte au salarié partant. 

Qu’est-ce que le reçu pour solde de tout compte ? Comment est calculé le solde de tout compte ? Quand doit être remis le solde de tout compte ? Définition, calcul, délai et modèle, Legalstart fait le point avec vous sur le solde de tout compte.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Solde de tout compte : définition

Le solde de tout compte est un document qui doit obligatoirement être remis au salarié au moment de la rupture de son contrat de travail, et ce, quel qu’en soit la nature de son contrat de travail ou le motif. En effet, un solde de tout compte en CDD doit être établi comme un solde de tout compte pour un CDI. Cela vaut pour un licenciement ou une rupture conventionnelle. De même, en cas de démission, un solde de tout compte doit être remis au salarié.

Ce document a pour but de récapituler l’ensemble des sommes qui sont versées au salarié partant. Il s’agit de dresser un inventaire exhaustif qui précise la nature et le montant de chacune de ces sommes qui seront versées au salarié. 

Le reçu pour solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires : 

• l’un des exemplaires est conservé par l’employeur ;
• l’autre est remis en main propre au salarié, contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Que comprend le solde de tout compte ?

L’inventaire des sommes dues par l’employeur se matérialise sous la forme du reçu de solde de tout compte. Il comprend absolument toutes les sommes qui entrent dans le calcul du solde de tout compte et mentionne le total.

Comment calculer le solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte reprend l’ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Il est important que le document ne fasse pas état d’une simple somme globale : il doit détailler précisément le montant qui se rapporte à chaque poste.

Parmi les sommes entrant dans le calcul du solde de tout compte, nous pouvons citer :

• le paiement des salaires ;
• la prime d’ancienneté ;
• le 13e mois ;
• l’indemnité compensatrice de congés payés ;
• l’indemnité compensatrice de jours RTT non pris
• l’indemnité de préavis s’il n’est pas effectué ;
• l'indemnité de fin de mission d’un CDD ;
• l’indemnité de licenciement, le cas échéant ;
• l’indemnité de rupture conventionnelle, le cas échéant.

Le calcul de la rémunération des heures de travail

Pour le calcul du dernier salaire versé au salarié dans le cadre du calcul de son solde de tout compte, il faut tenir compte du nombre d’heures travaillées pendant le mois en cours.

Le solde des primes annuelles

Le calcul des primes annuelles dépend des conventions collectives et des accords de branche.

L’indemnité compensatrice des congés payés

Pour le calcul de l’indemnité compensatrice des congés payés qui entrent dans le décompte du solde de tout compte, deux options sont possibles.

Elle peut correspondre à 10 % de la rémunération brute au cours de la période de référence ou à la rémunération qui aurait été perçue normalement. L’option la plus avantageuse pour le salarié doit être retenue.

Des simulateurs de solde de tout compte sont disponibles sur Internet pour avoir un estimation de la somme versée au salarié. Toutefois, au regard des nombreux éléments à prendre en compte, il est rare que le résultat soit parfaitement exact. Toutefois, cela peut être un outil intéressant pour avoir un ordre d’idée de la somme à percevoir.

Quand doit être versé le solde de tout compte ?

En tant que salarié sur le départ, il est tout à fait normal de se demander combien de temps il faut pour toucher son solde de tout compte. De son côté, l’employeur doit respecter un délai pour le solde de tout compte. En cas de remise tardive du solde de tout compte, il s’expose à des sanctions si cela a causé un préjudice à l’ancien salarié.

Ainsi, si l'employeur ne s’exécute pas, le salarié peut se tourner vers le conseil de prud’hommes (CPH). Le conseil de prud’hommes pourra contraindre l’employeur à s’exécuter en le condamnant au paiement d’une amende par jour de retard. 

Par principe, le solde de tout compte doit être remis au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. À ce titre, il est généralement remis au salarié le dernier jour de son contrat. Toutefois, deux situations sont à distinguer en fonction de si le salarié effectue ou non son préavis.

Solde de tout compte : délai de remise en cas de réalisation du préavis

Lorsque le salarié effectue le délai de préavis prévu dans son contrat de travail, l’employeur lui remet le reçu de solde de tout compte à la fin de son contrat de travail. Dès que le document est prêt, l’employeur en informe le salarié pour qu’il puisse aller le consulter et le signer le cas échéant.

Délai de remise du solde de tout compte en cas de dispense de préavis

Si le salarié est dispensé d’effectuer son préavis, ce document peut lui être remis le jour de son départ physique de l’entreprise sans attendre la fin du préavis. 

En cas de délai dans le paiement du solde de tout compte, le salarié peut demander par courrier à son ancien employeur, de lui délivrer son reçu. 

Comment le solde de tout compte doit-il être remis ?

Le solde de tout compte est versé par chèque ou par virement.

Comment procéder pour contester un solde de tout compte ?

La contestation du solde de tout compte est une possibilité offerte au salarié qui constate une erreur dans le calcul du solde de tout compte. Peu importe que cette erreur commise par l’employeur soit intentionnelle ou non.

La procédure à suivre diffère selon que le salarié a signé ou non le reçu de solde de tout compte.

Le salarié a signé le reçu de solde de tout compte

Si le salarié a signé le reçu de solde de tout compte, il dispose d’un délai de 6 mois pour contester les sommes perçues. Si la contestation porte sur des sommes absentes du décompte, dans ce cas le délai est porté à 3 ans.

Dans les deux cas, le salarié doit adresser un courrier par lettre recommandée à l’employeur précisant les motifs de sa contestation.

Le salarié n’a pas signé le reçu de solde de tout compte

Dans le cas de figure où le salarié a refusé de signer le solde de tout compte, il peut engager des poursuites devant le conseil des prud’hommes dans les délais suivants :

• 1 an si le montant concerne la rupture du contrat ;
• 2 ans si cela concerne un litige entre le salarié et l'employeur intervenu pendant l'exécution du contrat de travail ;
• 3 ans pour tout ce qui relève des salaires.

L’ex-salarié doit adresser une lettre par courrier recommandé à l’employeur en indiquant le motif de sa contestation et les sommes concernées.

Exemple de modèle d’un reçu pour solde de tout compte 

N’hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de solde de tout compte. Il convient évidemment de l’adapter à votre situation !

Sachez qu’au moment de rompre un contrat de travail, l’employeur doit remettre d’autres documents à son salarié, à savoir l’attestation employeur Pôle emploi et le certificat de travail ! Pour vous aider à rédiger ce dernier document, n'hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de certificat de travail.

Principales sources réglementaires et législatives : 

• article L1234-20 - Code du travail 
• articles D1234-7 et D1234-8 - Code du travail
• article L1471-1 - Code du travail