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Fiches pratiques Gérer ses salariés Rupture contrat de travail Comment faire une attestation employeur Pôle Emploi ?

Comment faire une attestation employeur Pôle Emploi ?

Rupture contrat de travail
M C

Marion Cluptil

Diplômée d’un Master 2 en droit privé général. 

Au moment de la rupture du contrat de travail, l’employeur est tenu de remettre un certain nombre de documents à son salarié. L’attestation employeur Pôle emploi en fait partie, tout comme le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte.

Pourquoi rédiger une attestation employeur Pôle emploi ? Quand la remettre au salarié ? Comment la rédiger ? Legalstart fait le tour de la question.

Qu’est-ce que l’attestation employeur ?

L’attestation Pôle Emploi employeur fait partie des documents remis par l’employeur à la fin du contrat de travail d’un salarié. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Qu’est-ce qui la différencie des autres justificatifs fournis ? 

À quoi sert l’attestation employeur ?

L’attestation employeur Pôle emploi est un document qui doit obligatoirement être remis par l’employeur au salarié lors de la fin ou de la rupture de son contrat de travail.  

L’objectif de cette attestation est de permettre au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage (ARE). En effet, le montant de l’ARE susceptible d’être perçue par le salarié est calculé en fonction des informations qui figurent sur cette attestation employeur pôle emploi : durée de l’emploi, rémunération perçue ou encore motif de la rupture.

🗓️ À noter : l’attestation employeur ne doit pas être confondue avec le certificat de travail. En effet, une attestation de travail fournie par l’employeur permet de justifier vis-à-vis des tiers que le salarié a effectivement travaillé pour l’entreprise sur une période donnée. De son côté, le certificat de travail établit la véracité de l’existence d’une relation contractuelle entre le salarié et l’employeur. Ce document mentionne notamment le poste occupé et la durée. Ainsi, il permet de prouver que le salarié est désormais libre de s’engager auprès d’un nouvel employeur. Il est également utile pour le calcul des pensions de retraite.

Suite à la rupture du contrat de travail de votre salarié, vous souhaitez lui remettre son certificat de travail ? Pour vous aider à rédiger ce document, n'hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de certificat de travail.

👍Bon à savoir : il faut également distinguer l'attestation employeur de l’attestation de salaire faite par l’employeur. Cette dernière est transmise par l’employeur à la Sécurité sociale en cas d’arrêt-maladie du salarié. Elle ne concerne donc pas le cas d’une rupture du contrat de travail.

Quelles sont les obligations de l’employeur concernant l’attestation employeur ?

L’employeur a l’obligation de fournir une attestation employeur à chaque fin de contrat. 

L’attestation employeur de fin de contrat doit être faite que le salarié soit en CDI ou en CDD, et peu importe le mode de la rupture du contrat de travail, c’est-à-dire :

  • licenciement ;
  • démission ;
  • rupture conventionnelle.

Et ce, quelle que soit la durée de la présence du salarié au sein de l’entreprise.

Il s’agit d’une obligation légale dont les sanctions sont détaillées un peu plus loin dans cette fiche.

🗓️ À noter : cette obligation ne s’applique pas aux entreprises de travail temporaire.

À qui remettre l’attestation employeur ?

L’attestation employeur doit être remise au salarié et transmise dans le même temps à Pôle Emploi.

Comment faire une attestation employeur ?

Que doit contenir l’attestation employeur ?

Pour être acceptée par Pôle Emploi, l’attestation employeur Pôle emploi doit contenir plusieurs types d’informations parmi lesquelles nous pouvons citer :

Désignation de l’employeur

  • Raison sociale,
  • N° SIRET,
  • Code APE/NAF,
  • Numéro URSSAF.

Identité du salarié

  • Nom, prénom,
  • Adresse,
  • Date de naissance,
  • Numéro de sécurité sociale (NIR),
  • Caisse de retraite complémentaire du salarié.

Emploi

  • Durée de l’emploi (date de 1er jour de travail et dernier jour du préavis),
  • Horaire hebdomadaire de travail,
  • Préavis (date de 1er jour et de dernier jour du préavis),
  • Nature du contrat,
  • Numéro de sécurité sociale (NIR),
  • Caisse de retraite complémentaire du salarié.

Motif de la rupture du contrat de travail

Il convient de cocher le motif de la rupture du contrat de travail.

Ex : licenciement pour motif économique, mise à la retraite par l’employeur, fin de période d’essai à l’initiative du salarié, rupture conventionnelle, etc.

Salaire des 12 mois complets précédant le dernier jour travaillé et payé

  • Dernier jour travaillé payé,
  • Période et date de paie,
  • Nombre d’heures travaillées,
  • Salaire mensuel brut,
  • Montant du précompte assurance chômage.

Primes et indemnités de périodicité différente des salaires

  • Date de paiement,
  • Nature de la prime ou indemnité,
  • Montant soumis aux contributions d’assurance chômage.

Solde de tout compte

  • Salaire,
  • Indemnité compensatrice de préavis,
  • Indemnité compensatrice de congés payés,
  • Indemnités légales, conventionnelles ou transactionnelles inhérentes à la rupture.

Authentification par l’employeur

  • Nom, prénom,
  • Qualité (chef d’entreprise, gérant, chef du personnel, etc.),
  • Lieu, date et signature.

☝️ Bon à savoir : en cas d’erreur sur les informations présentes sur l’attestation employeur, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes, afin de faire reconnaître le préjudice subi et de percevoir des dommages-intérêts.

Modèle d’attestation employeur

Le contrat de travail de l’un de vos salariés prend fin et vous avez besoin d’une attestation employeur, notre modèle est disponible en téléchargement : 

Fast-1

Découvrez prochainement notre modèle gratuit d'attestation employeur. 

La transmission de l’attestation employeur à Pôle emploi

L’employeur doit-il transmettre l’attestation employeur à Pôle emploi ?

Oui, l’employeur doit systématiquement transmettre l’attestation employeur à Pôle Emploi à chaque fin de contrat de l’un de ses salariés. C’est une obligation.

Comment transmettre l’attestation employeur à Pôle emploi ?

Attestation employeur

Les modalités de la transmission de l'attestation employeur à Pôle Emploi dépendent de la taille de l’entreprise. Ainsi, elles diffèrent selon que l’entreprise compte plus ou moins de 11 salariés.

Transmission de l’attestation emploi à Pôle emploi pour les entreprises de moins de 11 salariés

Si l’entreprise compte moins de 11 salariés, l’employeur peut transmettre l’attestation à Pôle Emploi par voie dématérialisée ou par courrier postal.

S’il opte pour la version papier, l’employeur doit s’assurer d’utiliser le dernier modèle d'attestation employeur en vigueur. En effet, depuis le 1er juin 2021, si l’attestation ne répond pas aux exigences du dernier modèle en cours de validité, elle sera refusée par Pôle Emploi.

Transmission de l’attestation emploi à Pôle emploi pour les entreprises de plus de 11 salariés

Dès lors que l’entreprise compte 11 salariés ou plus, l’employeur doit obligatoirement transmettre l’attestation employeur à Pôle emploi par voie dématérialisée. 

Cette transmission dématérialisée peut être réalisée, au choix de l’employeur :

  • Par le biais du service de dépôt en ligne de Pôle emploi : il s’agit d’un formulaire d’attestation employeur Pôle emploi remplissable en ligne. L’employeur n’a qu’à compléter les champs d’informations. Une fois le formulaire rempli, la transmission de l’attestation à Pôle emploi est automatique. L’employeur n’a plus qu’à télécharger et imprimer l’attestation employeur pour la remettre au salarié.

  • Par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN) : l’employeur doit signaler la fin du contrat de travail par voie de DSN dans les 5 jours ouvrés. Ce signalement entraîne la transmission dématérialisée de l’attestation à Pôle emploi et engendre une attestation employeur rematérialisée (AER) que l’employeur doit imprimer et remettre au salarié.

Quand remettre l’attestation employeur au salarié ?

Le moment de la remise de l’attestation employeur au salarié dépend du cadre dans lequel il quitte l’entreprise. Ainsi, les règles applicables à la fin d’un CDI ou d’un CDD diffèrent selon que le salarié effectue ou non son préavis. En ce qui concerne les salariés en intérim, un régime particulier a vocation à s’appliquer.

Transmission de l’attestation employeur à un salarié en CDD ou CDI qui effectue son préavis

Par principe, l’employeur remet au salarié l’attestation employeur le jour de la fin de son contrat de travail. Donc au dernier jour de son préavis.

Transmission de l’attestation employeur à un salarié en CDD ou CDI dispensé de préavis

Que le salarié effectue ou non son préavis, l’employeur doit lui remettre son attestation employeur au dernier jour de son contrat de travail.

Par conséquent, en cas de dispense de préavis, l’attestation de travail est remise à la date de rupture effective du contrat de travail même si elle est ultérieure à la date à laquelle le salarié cesse de travailler au sein de l’entreprise.

Exemple : lorsque le contrat de travail se termine le 14 mars et que le salarié est dispensé d’effectuer sa période de préavis à compter du 15 février, l’attestation n’est remise que le 14 mars.

Transmission de l’attestation employeur à un salarié en intérim

Pour les salariés en intérim, l’employeur n’a pas l’obligation de remettre une attestation de fin de contrat au salarié, sauf si les deux conditions suivantes sont réunies : 

  • le contrat de travail prévoit le droit pour le salarié d'obtenir sans délai ces documents dès le jour de la fin du contrat ; et
  • le salarié demande à l'employeur de lui remettre l'attestation.

Quels sont les risques en cas de non remise de l’attestation employeur ?

En l’absence de remise de ce document au salarié et à Pôle emploi, l’employeur risque une amende de 1 500 € s’il s’agit d’une personne physique ou de 7 500 € pour une personne morale. Ces peines d’amende peuvent être doublées en cas de récidive.

De plus, le salarié peut prétendre à des dommages-intérêts en dédommagement du préjudice subi.

FAQ

Quel document peut remplacer l'attestation employeur ?

Aucun document ne peut remplacer cette attestation. Toutefois, l’attestation employeur est obligatoirement transmise à Pôle Emploi par l’entreprise. Donc si vous perdez votre exemplaire de l’attestation employeur, vous pouvez en demander une copie à Pôle emploi soit directement au guichet ou en appelant le 3949. Vous pouvez aussi en demander une copie à votre ancien employeur.

Comment obtenir une attestation employeur vierge ?

Vous pouvez télécharger une attestation employeur vierge à compléter et à imprimer sur notre site internet. Toutefois, cette possibilité est réservée aux entreprises de moins de 11 salariés. Pour les entreprises de 11 salariés ou plus, l’attestation doit obligatoirement être faite par voie dématérialisée via un logiciel de paie ou via la section “employeur” sur le site internet de Pôle Emploi.

Combien de temps à l’employeur pour envoyer l’attestation employeur ?

L’employeur doit envoyer l’ à la date de fin du contrat de travail, peu importe que le salarié effectue ou non son préavis. S’il ne respecte pas cette obligation, l’employeur s’expose à une peine d’amende et au paiement de dommages-intérêts.

Les entreprises de travail temporaire ne sont pas concernées par cette obligation.

Comment faire si je n'ai pas d'attestation d'employeur ?

Si vous n’avez pas votre attestation employeur, plusieurs cas sont à distinguer : 

  • l’employeur ne vous a pas remis votre attestation à la date de fin de contrat de travail : vous pouvez lui demander par courrier recommandé avec accusé de réception. S’il ne s’exécute pas, vous pouvez porter l’affaire devant le Conseil des prud’hommes ;
  • l’employeur vous a remis l’attestation à la fin de votre contrat de travail mais vous l’avez perdu : vous pouvez lui demander une copie mais il n’est pas obligé de vous répondre favorablement. Vous pouvez alors vous rapprocher de Pôle Emploi qui en a également un exemplaire.

    Principales sources législatives et réglementaires : 



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Marion Cluptil

Diplômée d’un Master 2 en droit privé général. 

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